Cómo crear un calendario editorial para tu blog

La mayoría de publicistas usan mercadeo de contenido. Aproximadamente 70% para ser más precisos. Pero, ¿está funcionando?

No precisamente.

El más reciente reporte de marketing de B2B del Content Marketing Institute encontró que solo el 5% de los publicistas califican sus esfuerzos como “extremadamente exitosos”. Un no insignificante, 15% dijo que eran “mínimamente exitosos” y la mayoría — 58% — dijo que eran simplemente “moderadamente exitosos”.

Estos números han cambiado muy poco en los últimos años.

Entonces, ¿qué estamos haciendo mal? ¿Qué podemos hacer para obtener mejores resultados de nuestro mercadeo de contenido?

Una forma de comenzar es crear (y usar) un calendario editorial.

¿Por qué? Porque el estudio del CMI también demostró que entre más estratégicos somos con nuestro mercadeo de contenido, es más probable que alcancemos nuestros objetivos.

En este artículo, cubriremos todo lo que necesitas saber sobre cómo crear un calendario para guiar tu plan de contenido. Si estás buscando consejos sobre un tema específico, siéntete libre de saltar a otras secciones más adelante:

• ¿Qué es mercadeo de contenido?
• ¿Qué es un calendario editorial?
• ¿Por qué necesitas un calendario editorial?
• Los tipos de calendarios de editorial
• Estrategia de calendarios de editorial
• Construir flujos de trabajo basados en un calendario
• Administrar tu calendario de editorial

¿Listo para aprender cómo construir el mejor calendario de blog? ¡Comencemos!

¿Qué es contenido de mercadeo?

Contenido, es cualquier cosa que creas y haces pública a través de cualquier canal que sirve para educar o entretener, en vez de vender un producto directamente.

Esto podría ser (pero no está limitado a):

• Publicaciones de Blog
• Video
• Tweets
• Publicaciones de Facebook
• Contenido Web
• Publicaciones de Instagram e historias
• Webinars
• Podcasts
• Libros blancos
• Casos de estudio

La lista es casi infinita.

El mercadeo de contenido, es cuando el contenido que tú creas es usado para propósitos publicitarios. Mercadeo indirecto para ser más precisos. Es usado para atraer visitas de sitios web, ponerse al frente de nuevas audiencias y en general incrementar posicionamiento de marca y lealtad.

No debe ser confundido con mercadeo de producto, el cual es usado para promover productos específicamente.

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¿Qué es un calendario editorial?

Cuando tienes numerosos canales para crear, organizar y publicar contenido, puede volverse complicado rápidamente.

Aquí es donde un calendario editorial puede ayudar.

En pocas palabras, un calendario editorial es un documento que te ayuda a rastrear y administrar el contenido que estás creando y publicando. Tradicionalmente puede consistir en lo siguiente:

• Ideas de contenido
• Contenido en el cual estás trabajando
• Fechas de publicación
• El canal para el cual es el contenido
• El (o los) nombres de las personas trabajando en ese contenido

Los calendarios editoriales más avanzados también te ayudarán a entender el impacto de tu contenido y su valor en tu negocio.

Así que también querrás incluir:

• El éxito de cada pieza de contenido
• Reportes que desglosen el éxito dependiendo del tipo de contenido
• Visualización de datos para ayudarte a realizar decisiones informadas basadas en éxitos anteriores (y fracasos).

No hay una sola solución. Cada negocio requerirá una combinación diferente, dependiendo de su estrategia y objetivos de negocio.

¿Por qué necesitas un calendario editorial?

Ahora que sabes qué es un calendario editorial, veamos algunos de sus beneficios.

Un calendario editorial te ayuda a mantener todo bajo control

La consistencia es clave en el mercadeo de contenido. Y es algo con lo que la mayoría de compañías luchan — especialmente cuando muchas personas trabajan en el mismo proyecto.

En cualquier momento, tu equipo de contenido puede ser comprendido por un estratega, escritor, editor, practicante de redes sociales, diseñador y potencialmente un desarrollador.

Esos son muchos platos para girar al mismo tiempo.

Te ayuda a mantener tu frecuencia de publicaciones bajo control

¿Cómo se ve tu calendario de publicaciones? ¿Una publicación a la semana? ¿Dos publicaciones a la semana? Muchas compañías publican múltiples veces a la semana. Muchas de ellas se están publicando a través de múltiples plataformas.

No es difícil ver cómo las cosas se pueden llegar a complicar rápidamente.

Un calendario editorial te ayuda a crear una agenda de publicaciones. También te ayuda — y a tu equipo — a seguir el calendario de publicación.

Te ayuda a mantenerte al tanto del tipo de contenido que estás publicando

Cuando has invertido en mercadeo de contenido, puede ser tentador simplemente seguir presionando publicar a través de plataformas diferentes. Desafortunadamente, esta estrategia está lejos de ser útil cuando se trata de lo que funciona y lo que no.

No solo hagas clic en publicar y listo.

Usa un calendario editorial para que puedas ver atrás y analizar el contenido antiguo. Al alinear esta información con tus KPIs y los objetivos de tu negocio, puedes mejorar el contenido futuro para una mejor oportunidad de lograr tus objetivos de negocio e impulsar tu resultado final.

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Ayuda a múltiples miembros del equipo a trabajar hacia el mismo objetivo

Como mencionamos anteriormente, el mercadeo de contenido es raramente realizado por solo una persona — es usualmente un esfuerzo combinado a través de un equipo de especialistas.

Por supuesto, mientras que un enfoque de equipo tiende a dar mejores resultados de mejor calidad de contenido, si no está bien dirigido, ese equipo puede terminar trabajando en silos. Toda la colaboración sale volando por la ventana.

Un calendario editorial ayuda a que todo el equipo se interese en todas las etapas de producción de contenido. También lo hace fácil revisar y rastrear resultados.

Tipos de calendarios de editorial

Hay dos tipos de calendarios de editorial:

1. Calendarios basados en Software. Estos tienen la salvedad de una tarifa de suscripción.
2. Un calendario editorial que creas tú mismo, usualmente en una hoja de cálculos. Que puede ser en Excel o Google Sheets.

Veamos algunos ejemplos.

Herramientas de Software de calendarios de editorial

CoSchedule

CoSchedule es uno de los nombres más grandes en los calendarios de editorial y con toda razón. Están constantemente mejorando su producto y lo han hecho por muchos años.

Aquí hay algunas funcionalidades que te pueden interesar:

CoSchedule te permite ver todo en un solo lugar para que tengas una vista general de todas las actividades de mercadeo de contenido. También tiene una interfaz increíble. Es simple, se ve fantástico y mantiene todo organizado, lo que es importante si tienes un horario ocupado y muchas tareas que se mueven constantemente.

CoSchedule también te permite compartir tus planes con los involucrados, ya sea un cliente, gerente de línea o CEO. Simplemente toma la URL para compartir y ellos podrán ver ambos el contenido planeado y publicado.

Te permite ser flexible. Sin importar que tan bien planees, siempre habrá momentos donde será necesario intercambiar tareas. Tal vez algo significativo toma lugar en tu industria que voltea tu plan original de cabeza (todos hemos tenido que pivotar nuestros negocios gracias al COVID-19). ¿Cómo puedes poner a funcionar los cambios necesarios sin tener que hablar con todos los involucrados?

Es super simple con CoSchedule. Tienen una función ingeniosa de arrastrar y soltar, lo cual significa que puedes cambiar los planes en cualquier momento — y notificar a todos los miembros relevantes del equipo igual de fácil.

Trello

Es probable que estés un poco familiarizado con Trello. Basado en un flujo de administración de trabajo Kanban, ha estado en la escena por algunos años. Con las tarjetas, puedes crear un flujo de trabajo que tiene transparencia completa y elimina la comunicación innecesaria.

Sin embargo, Trello no es solo un calendario de contenido — el software es tan flexible que puede ser usado para casi cualquier cosa. Así que, ¿por qué usarlo como un calendario editorial?

Bueno, primero que todo, ¡es gratuito!

Mientras que Trello tiene planes pagos, no hay costo alguno para comenzar y solo necesitas cambiar el plan para acceder funcionalidades específicas. La versión gratuita debería ser suficiente para equipos pequeños, mientras que el primer nivel de la versión paga es bastante asequible si necesitas funcionalidades extra.

También puedes personalizarlo a tu gusto.

Muchos software similares te fuerzan a usarlos como vienen — ej. Como los diseñadores lo configuraron. Con Trello, eres libre de crear un calendario editorial que se ajusta a tus procesos y a tu negocio.

¿Quieres ahorrar tiempo? Trello puede ayudarte con eso también.

No solo tiene su propia galería de plantillas, sino que otros usuarios pueden (y lo hacen) compartir sus plantillas. Entonces puedes tomar una de estas plantillas y usarlas como una base para tu propio calendario.

Trello también presume sus integraciones con Google Docs y Dropbox. Esto quiere decir que puedes ver el borrador del contenido y cuando está completo directamente en la herramienta — no tienes que cavar buscando el documento que uno de los miembros del equipo puso accidentalmente en la carpeta equivocada.

Contently

Si tu equipo necesita más de lo que una herramienta como Trello puede ofrecer, Contently puede ser la respuesta. Aunque como puedes estar sospechando, viene con un precio.

Contently tiene las funcionalidades estándar de calendario que esperarías ver. Funciona similar a CoSchedule y tiene una interfaz igual de simple.

Entonces, ¿por qué la etiqueta de precio elevado?

Tienen funcionalidades que simplemente no ves en otros software.

• La habilidad de documentar objetivos de contenido y personas de audiencia
• Rastrear palabras clave importantes de SEO
• Búsquedas y escucha de redes sociales — permitiéndote mantenerte por delante de la competencia en temas que son tendencia
• Permite taxonomía y etiquetas — crucial cuando tienes un montón de contenido que está siendo publicado
• Incluye analíticas de rendimiento — puedes ver lo que está dando buenos resultados y ajustar tu estrategia de acuerdo con ello.

Para aquellos con un equipo grande, Contently es una gran opción.

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Pros de los calendarios de editorial basados en Software

Puedes conectarlos a otros software

Publicar a través de múltiples plataformas puede volverse complicado rápidamente. Las cosas se vuelven más fáciles cuando usas un calendario editorial que puedes conectar con otro software. Esto puede incluir (pero no es limitado a):

• Facebook
• Twitter
• Instagram
• WordPress
• Mailchimp

La habilidad de publicar directamente desde el software al canal elegido es un increíble ahorrador de tiempo.

No toman mucho en ser configurados

La mayoría de los calendarios de editorial son muy fáciles de configurar — a diferencia de crear tu propio documento de hoja de cálculo.

Usualmente, solo necesitas hacer clic un par de veces y estás listo. La mayoría de calendarios en línea también tienen guías para ayudarte a comenzar — ambos para ti y para tu equipo.

Contras de los calendarios basados en Software

Pueden ser costosos

Como con cualquier cosa que te hace la vida más fácil, raramente vienen gratis. Dicho eso, cuando estés decidiendo entre software y hojas de cálculo, debes tener en cuenta el tiempo ahorrado y cuanto vale ese tiempo para ti.

Menos tiempo gastado en administrar =  más tiempo para crear contenido.

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Hojas de cálculo

Una solución alterna es usar una hoja de cálculo.

Puedes usar Excel para esto, pero puede ser mejor optar por Google Sheets, ya que la colaboración en tiempo real hace que administrar tu calendario sea mucho más eficiente.

¿Hay plantillas de hojas de cálculo que puedas usar para comenzar? ¡Claro que sí!

• Plantillas de calendarios de editorial para mercadeo de contenido: La guía definitiva
• Plantillas de calendarios de editorial
• Calendario de contenido — Planeación editorial para mercadeo de contenido
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Pros de los calendarios de editorial basados en hojas de cálculo

Son flexibles

Sin importar cómo opera tu equipo, puedes crear un calendario editorial para que se ajuste a tus necesidades. Puedes escoger que hay en tu calendario y cómo funciona.

Son gratuitos

Un gran porcentaje de negocios en el mundo usan Microsoft, así que obtener sus servicios es super fácil. Y los Google Sheets son gratuitos para cualquiera con una cuenta de Google, así que no tienes excusas allí.

Contras de los calendarios basados en hojas de cálculo

Comunicación y colaboración

La colaboración es difícil, especialmente en Excel. Solo recomendamos usar Excel si tienes un equipo bastante pequeño o si no te quedan más opciones.

Con Google Sheets, la colaboración es de cierta forma más fácil, pero aún es limitada comparado con lo que es ofrecido por la mayoría de los software de solución de planeación de contenido.

La automatización puede ser difícil

Una de las ventajas clave de las soluciones de software es que muchas tareas administrativas son automatizadas — desde notificar miembros del equipo hasta coleccionar datos.

Es mucho más complejo introducir un proceso automatizado en hojas de cálculo.

Plantillas de calendario de editorial

Si necesitas algo de inspiración antes de crear tu calendario editorial, entonces no busques más. Estos ejemplos deberían darte toda la visión e inspiración que necesitas:

• Cómo crear un calendario de contenido de redes sociales: consejos y plantillas
• 10 consejos de expertos para crear un calendario de contenido efectivo

Estrategias de calendario editorial

Antes de que comiences a estancarte en la creación de tu calendario editorial, aquí hay algunas otras cosas para considerar.

• Entiende la capacidad. Debes asegurarte de que tu equipo no esté trabajando demasiado o muy poco. Esto significa saber qué tanto toman tareas específicas y cuantas horas tienen disponibles los miembros de tu equipo. Esto ayuda a optimizar los procesos y hace a los empleados más felices.
• Trabaja hacia los objetivos. Necesitas poner tus objetivos de negocio antes de ingresar la primera pieza de contenido en tu calendario. Estos objetivos deben ser comunicados al resto del equipo y sus tareas pertinentes.
• Conoce tu mezcla de contenido. Antes de que puedas comenzar, establece qué canales vas a usar. Saber qué canales resuenan mejor con tu audiencia te ayudará a enfocar los esfuerzos en los lugares correctos.
• Sé detallado. Las tareas en tu calendario de contenido DEBEN tener resúmenes detallados. Esto ayuda con el trabajo autónomo y a mantenerse en curso.
• Entiende la consistencia y el tono. Esta es otra cosa que debes hacer desde el principio en una guía de estilo de marca. Puedes encontrar que necesitas cambiar el tono para cada canal que usas. Luego, puedes referirte a esta cuando añades una tarea a tu calendario.

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Creando flujos de trabajo basados en calendarios

A continuación, tendrás que ver el tipo de flujo de trabajo que quieres construir para tu equipo. Aquí hay algunas cosas en las que debes pensar.

• Ideas. Necesitas un lugar en tu calendario para almacenar tus ideas de publicación de blog. Las ideas se pueden olvidar fácilmente o pueden perderse, así que asegúrate de documentar cada idea sobre un tema para futuras referencias.
• Fechas límite. Un calendario editorial depende en las fechas límite para mantener funcionando. Desde el comienzo, tu equipo debe entender cómo funciona la planeación y las fechas límite y sobre todo el hecho de  que deben apegarse a ellas.
• Investigación de palabras clave. No importa si estás trabajando en una publicación de blog o escribiendo tweets; la investigación de palabras clave es esencial.
• Revisa y aprueba. ¿Cómo ves que se está desenvolviendo esta parte del proceso? Si todo toma lugar en el calendario editorial mejorará el flujo de trabajo significativamente. Planealo desde el principio.
• Supervisa que se lleve a cabo. Esto puede sonar obvio, pero necesitas señalar las fechas límite que no se cumplieron. Y necesitas saber por qué para que puedas ajustar la estrategia desde ese punto en adelante.
• Revisa y comienza de nuevo. Así como señalas el contenido con fechas límite vencidas, necesitas proponer una manera de etiquetar el contenido exitoso y el que fracasa también justo dentro de tu calendario. Esto te ayuda a aprender de tus éxitos e identificar los errores.

Cómo administrar tu calendario editorial

Ahora debes estar en la etapa donde has escogido como cumplir tu plan (software u hoja de cálculo). Deberías saber cómo vas a construir tu flujo de trabajo y cómo documentar todo.

¿Hay algo más?

Sí. Cómo hacer que tu equipo se involucre. Aquí hay algunas cosas para pensar:

• ¿Cuál es el plan? ¿Vas a darle la inducción al equipo completo o lo harás uno por uno? ¿Cómo vas a hacer que se involucren los otros departamentos? Debes hacer un plan y documentarlo para que puedas comunicar con confianza el plan a tu equipo.
• ¿Todos están enterados? Esto se olvida fácilmente. Tu equipo va a estar enterado, pero aquellos que no están involucrados directamente necesitan estar enterados también. Por ejemplo, el CEO puede ver el proceso en el calendario una sola vez — pero si sabe como funciona, puede ayudar cuando se trata de reportar resultados.
• Comunícate. Esto es clave. La comunicación debe pasar dentro del calendario para un flujo de trabajo más óptimo. Necesitas resaltar esto al equipo.
• Apégate al plan. Lo creaste. Lo añadiste al calendario. Ahora es tu trabajo asegurarte que todo el mundo se apegue a él y use el calendario en la forma en la que lo planeaste.

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Crea tu calendario de contenido de blog

Cuando se trata de calendarios de editorial, no hay una solución perfecta. No hay una forma de trabajar que se ajuste a todas las organizaciones o equipos. Lo que funciona mejor para ti dependerá de factores como el tamaño de tu equipo, que tanto contenido estás produciendo, los canales que usas y tu presupuesto.

Puedes invertir en software poco costoso o gratuito de editorial o de administración de proyectos. Puedes actualizar tu plan a soluciones de empresas. O puedes ahorrar dinero y crear tu propio sistema hecho a la medida usando Google Sheets o Excel.

Lo que aplica a través de todo este tema, es que necesitas un calendario de contenido si estás creando contenido. Estarás impulsando una mejor colaboración, mejorando la eficiencia y ayudándote a ti y a tu equipo a rastrear resultados para tomar decisiones más inteligentes en el futuro.