12 Façons Intelligentes D’Améliorer Ta Productivité Avec l’IA

Posséder une entreprise peut ressembler à diriger un cirque. Tu n’as peut-être pas d’éléphants se balançant sur d’énormes ballons de plage, mais tu jongles assurément avec plusieurs tâches tout en marchant sur la corde raide de la rentabilité.

Ne serait-il pas agréable de te décharger de quelque chose ?

Eh bien, c’est ce que font les entrepreneurs avisés en ce moment. Leur secret est l’IA.

Nous ne suggérerons pas que l’intelligence artificielle peut automatiser toute ta journée de travail ou remplacer le personnel, mais il ne fait aucun doute que la technologie peut améliorer ta productivité au travail.

Pour t’aider à débloquer ces avantages, nous avons créé un guide pratique sur la productivité alimentée par l’IA.

Prêt à te lancer ? C’est parti !

Comment L’IA Peut Améliorer Ta Productivité

L’IA vit un moment important en ce moment. Tu as probablement entendu les gens dire que la technologie va “bouleverser toutes les industries” et “remplacer tout le monde par des robots.”

Cela reste à voir. Nous n’en sommes pas encore à ce stade.

L’IA ressemble plus à un stagiaire très intelligent. Tu ne devrais probablement pas la laisser faire quoi que ce soit sans surveillance. Mais avec les bonnes instructions, elle peut gérer une gamme de tâches et soutenir ton travail.

Tout aussi important, la plupart des outils IA sont beaucoup plus faciles à utiliser que les logiciels traditionnels. Tu tapes simplement ce dont tu as besoin et attends la réponse. Si la première réponse n’est pas tout à fait juste, tu demandes simplement des révisions.

Ce que l’IA peut (et ne peut pas) faire pour ton entreprise

Prenons un moment pour éliminer le battage médiatique. Voici quelques exemples de la manière dont l’IA peut aider à la productivité des entreprises :

• Automatisation des tâches admin simples
• Réalisation d’analyses de données
• Amélioration du support client
• Plongée dans la recherche
• Aide au support créatif

En revanche, tu devrais être très prudent en ce qui concerne l’utilisation de l’IA pour accomplir des tâches telles que :

• Rédiger des brouillons complets
• Trouver des informations précises et à jour
• Travailler sur les affaires RH et juridiques
• Prise de décisions financières
• Automatiser la créativité

Les outils d’IA actuels sont peu fiables, donc il est préférable d’éviter d’utiliser l’IA lorsque les erreurs ont de l’importance.

Il vaut également la peine de garder à l’esprit que les grands modèles de langage n’ont pas de nouvelles idées — ils remixent simplement les concepts qu’ils ont déjà rencontrés auparavant. Pour cette raison, nous recommandons de garder le contrôle sur ton flux de travail créatif et d’utiliser l’IA comme un assistant ou un partenaire.

12 Méthodes Efficaces Pour Stimuler La Productivité Avec L’IA

Assez avec les règles de base vagues ; si tu es sérieux dans l’utilisation de l’IA pour augmenter la productivité, nous avons tout un tas d’idées prêtes à l’emploi !

1. Automatise Ta Liste De Tâches Et Priorise Les Activités

En tant qu’entrepreneur à petite échelle, tu n’as probablement pas de secrétaire privé. La gestion des tâches est ton propre domaine.

Et dis donc, tu as vraiment beaucoup de choses à faire. Rien que garder la liste à jour est un travail à temps partiel.

Si tu préfères passer plus de temps à accomplir tes tâches, tu pourrais essayer d’utiliser les outils IA intégrés dans des plateformes comme Notion, ClickUp, et Todoist. Ces outils aident à organiser ta charge de travail en priorisant automatiquement les tâches, en programmant des rappels, et même en suggérant des flux de travail basés sur tes objectifs.

Imagine que tu as une liste chaotique de tâches pour la semaine. L’IA peut les catégoriser (par exemple, “urgent”, “priorité faible”, etc.) automatiquement et ensuite créer un planning quotidien qui équilibre ta charge de travail, en s’assurant que tu te concentres sur ce qui compte le plus.

Conseil Pro : Intègre ton outil de gestion de projet avec ton application calendrier pour voir tes tâches dans ton emploi du temps.

2. Réponds Plus Rapidement Aux Emails

Si tu pouvais décrire quelque chose dans les affaires comme un mal nécessaire, l’email serait probablement ce qui s’en rapproche le plus.

L’employé américain moyen passe presque 11 heures par semaine à taper des emails. Tu peux parier que ce chiffre est plus élevé pour les fondateurs.

La bonne nouvelle, c’est qu’il est possible de réduire considérablement ce temps grâce à l’intelligence artificielle.

Superhuman, superReply, et la propre fonction Smart Compose de Gmail utilisent tous l’IA pour créer des brouillons d’email en quelques secondes. Ils peuvent même « lire » les messages précédents dans la conversation et rédiger une réponse qui correspond au contexte. Certains permettent également de choisir le ton que tu souhaites.

Conseil Pro : Utilise ChatGPT pour rédiger des emails ! Assure-toi simplement de télécharger un exemple de ton style d’écriture pour que l’IA adopte le bon ton.

3. Améliore Ta Gestion Du Temps

Quand tu te concentres sur quelque chose, il est facile d’oublier que le temps passe. Cela convient pour les tâches de haute priorité, mais tu peux passer toute une semaine à réfléchir à des pensées profondes à publier sur LinkedIn. Pas très productif.

Pour t’assurer que tu utilises ton précieux temps judicieusement, il est une bonne idée de suivre ton travail. Des outils comme RescueTime TimeSheets et Timely utilisent l’IA pour surveiller exactement comment tu passes ton temps, identifier les inefficacités et suggérer des manières d’optimiser ton emploi du temps. Ils peuvent également t’aider à fixer des objectifs réalistes et à suivre tes progrès.

Astuce Pro : Consulte les rapports hebdomadaires fournis par les outils intelligents de suivi du temps pour identifier les tendances dans ta productivité, et ajuste tes habitudes de travail en conséquence.

4. Bloquer Les Distractions

Passer du temps sur la mauvaise tâche n’est pas le seul tueur de productivité.

Toute interruption pendant une tâche importante peut facilement détruire ta concentration. Il suffit d’une notification pour t’envoyer sur le chemin de la procrastination. Et si tu travailles depuis chez toi, il y a encore plus de distractions potentielles à éviter !

Heureusement, de l’aide est disponible. Une nouvelle génération d’applications alimentées par l’IA émerge, offrant des filtres intelligents qui bloquent les sites web et applications qui semblent improductifs — réseaux sociaux, sites d’actualités, YouTube, etc. Deux pionniers sont FocusTug et Hedge.

Alors que les bloqueurs de distractions traditionnels se basent sur des filtres simples, ces extensions de navigateur examinent chaque page pour s’assurer que tu ne te déconcentres pas du travail. Avec Hedge, tu peux réellement indiquer à l’application sur quoi tu veux travailler, et elle t’aidera à rester concentré sur ta tâche.

Conseil Pro : Hedge inclut également un minuteur pour la technique Pomodoro, ce qui signifie que tu peux te concentrer pendant une durée déterminée.

5. Planifiez Plus Intelligemment Avec Des Calendriers Gérés Par IA

Comme la gestion des tâches, la planification peut avoir un impact assez important sur ta productivité globale.

Prends les réunions comme un exemple. Après une matinée chargée d’appels vidéo, ton cerveau épuisé ne va pas accomplir grand-chose l’après-midi.

De même, certaines tâches prennent un temps spécifique. Assembler ces pièces de puzzle dans ton calendrier peut être un casse-tête chronophage.

L’IA peut accélérer ce processus. Des outils comme Motion et Clockwise peuvent concocter un projet d’emploi du temps en quelques minutes, et t’aider à identifier des créneaux adaptés pour de nouvelles réunions et tâches. Motion peut même intervenir lorsque tu es sur le point de te surmener.

Si seulement il existait quelque chose de similaire pour les menus de desserts.

Conseil Pro : La plupart des outils de calendrier IA te permettent de partager ton calendrier avec ton personnel afin qu’ils puissent programmer un moment qui leur convient. Si tu as besoin de déplacer des choses plus tard, l’application peut intervenir et réorganiser l’événement pour toi.

6. Accélérez La Création De Contenu

Bien sûr, les réseaux sociaux ne sont pas toujours une distraction. En tant que propriétaire d’entreprise, tu pourrais être responsable de la publication sur les comptes de l’entreprise. Tu pourrais aussi être la personne qui crée les newsletters par email et les articles de blog.

Bien que l’IA puisse automatiser entièrement ces tâches, les résultats peuvent être décevants. Au lieu de cela, il vaut mieux utiliser l’IA comme ton partenaire créatif.

Tu peux utiliser des plateformes populaires comme ChatGPT, Claude, et Perplexity pour rechercher des sujets, développer des angles captivants, et même optimiser le contenu pour le SEO. ChatGPT et les générateurs d’images, comme Pika, peuvent produire du contenu visuel à partir d’instructions écrites, et des modèles IA dédiés peuvent même créer de courtes vidéos. Tout cela est bien plus rapide et facile que de partir de zéro.

Pour mieux comprendre le flux de travail, imagine que tu possèdes une entreprise qui vend des panneaux solaires. Tu pourrais ouvrir ChatGPT et demander des idées de contenu qui conviendraient à ton marché cible. Tu pourrais ensuite choisir tes favoris, et demander à l’IA de créer un plan par points ou une invite pour générer du contenu visuel.

Une fois que tu as fait le brouillon, tu peux le rebrancher dans l’IA et demander des retours.

Astuce Pro : Les outils de contenu spécialisés produisent généralement des résultats plus impressionnants. Pour le contenu écrit, pense à utiliser Write ou Jasper. Pour les visuels, essaie Pika, Descript, ou Canva.

7. Travaille Avec Un Partenaire De Réflexion

Le contenu n’est pas le seul domaine où l’IA peut agir comme ton collaborateur.

Disons que tu envisages de lancer un nouveau produit. Comment devrais-tu l’appeler ? Quel serait un prix approprié ? À quoi ressemble la concurrence ?

Voici toutes les questions que des outils comme ChatGPT et le propre Conseiller commercial IA de DreamHost peuvent t’aider à résoudre. Les réponses peuvent ne pas être parfaitement précises, mais cela devrait te donner un point de départ pour des recherches supplémentaires et des réflexions.

Tu peux aussi demander à l’IA de t’aider à résoudre des problèmes spécifiques au sein de ton entreprise. Plus ta demande est détaillée, plus la réponse sera personnalisée.

Conseil Pro : N’oublie pas, l’IA est ton assistant. Utilise les réponses comme point de départ, choisis les options qui semblent les plus pertinentes, et construis dessus en utilisant tes propres connaissances et expériences.

8. Obtenez des Notes Parfaites de Chaque Réunion

La prise de notes est une tâche administrative essentielle, mais il est impossible de se concentrer sur une réunion tout en conservant un enregistrement complet des points clés. Sauf si tu utilises l’IA, bien sûr.

Des outils comme Fireflies.ai et Otter.ai transforment un enregistrement de ta réunion en une transcription complète. Tu peux ensuite ajouter les noms des personnes parlant, et générer une version résumée de la discussion. Ces outils peuvent même extraire les éléments d’action de la conversation et analyser le ton émotionnel des échanges, ce qui signifie qu’aucun contexte n’est laissé de côté.

En tant qu’entrepreneur occupé, pouvoir te rappeler les points clés d’une réunion avec un client il y a trois mois est super utile.

Conseil pro : Prends toujours quelques minutes pour revoir les notes générées par IA afin de t’assurer que les détails ont été capturés avec précision, surtout pour les réunions à enjeux élevés.

9. Crée Des Présentations Et Des Jeux De Diapositives Plus Rapidement

Fournir une excellente présentation et la soutenir avec un jeu de diapositives est une méthode éprouvée pour convaincre de grands clients. Le problème, c’est que préparer toutes ces diapositives prend un temps ridicule.

Les outils de présentation IA transforment la donne ici. Avec des outils tels que Tome et Beautiful.ai, il est désormais possible de créer des diaporamas soignés et professionnels en quelques minutes.

Ces plateformes intelligentes gèrent le côté visuel, choisissant des mises en page adaptées à ton contenu et insérant des graphiques pertinents. Certaines peuvent même générer un script ou extraire des points principaux d’un pitch existant.

De tous les cas d’usage de l’IA, celui-ci doit être l’un des plus grands gain de temps.

Conseil Pro : L’IA peut offrir un excellent point de départ pour ton diaporama. Néanmoins, tu devrais toujours adapter le contenu à la voix de ta marque et aux exigences de ton public.

10. Effectue Une Analyse De Données Avancée En Quelques Secondes

L’analyse de données est une première étape importante pour améliorer les processus dans ton entreprise. Le problème est que peu de propriétaires de petites entreprises ont le temps ou les ressources à consacrer à une analyse approfondie. Peut-être une fois par an, mais certainement pas chaque mois.

Peut-être que cela changerait si tu avais un professionnel des données à temps plein à disposition ? Cela semble coûteux jusqu’à ce que nous te disions que cet expert s’appelle ChatGPT.

L’IA préférée du monde est en fait un analyste de données accompli — capable d’extraire des informations clés de grands ensembles de données et de produire des visualisations impressionnantes. Il te suffit de télécharger les données brutes (un fichier CSV fera l’affaire) et de demander tout ce que tu veux savoir.

Tu pourrais même aller plus loin et télécharger les données de ventes de l’année, les interactions des clients et les tendances du marché. L’IA devrait générer un rapport complet montrant les corrélations entre les performances des produits, les démographies des clients, les variations saisonnières et les opportunités futures potentielles.

Si cela n’est pas un accroissement de productivité valable, alors nous ne savons pas ce que c’est !

Conseil Pro : N’oublie pas que l’analyse de données avec l’IA consiste à collecter des informations. Bien que ce processus puisse révéler des perspectives puissantes, ton jugement professionnel devrait guider le processus de prise de décision.

11. Obtenir Un Résumé De Tout Document

Oh là là. Un document de 80 pages vient d’atterrir sur ton bureau, et tu dois en connaître tous les points clés d’ici la fin de la semaine.

Tu pourrais passer les trois prochains jours ouvrés à lire chaque mot… ou tu pourrais simplement faire appel à l’IA pour en extraire les points les plus importants et ensuite continuer avec ta liste de tâches.

Nous pensons que la deuxième option est probablement plus efficace.

Encore une fois, ChatGPT et Claude sont tes amis ici. Télécharge le document que tu as besoin d’examiner, puis demande à l’IA de résumer le texte. Alternativement, tu peux poser des questions spécifiques et demander à l’IA de répondre en sélectionnant des citations textuelles.

Bien que nous ne recommandions pas cette technique pour des choses vraiment importantes (comme les documents juridiques), elle peut certainement te faire gagner du temps pour rattraper les rapports internes et autres.

Conseil Pro : Au lieu de seulement lire le résumé, tu peux demander à l’IA de mettre en évidence les zones pertinentes du texte, puis étudier ces sections toi-même en entier.

12. Décharge-toi du Support Client Basique

À moins que ton entreprise soit assez grande pour avoir un agent de support à temps plein, tu gères probablement encore beaucoup de demandes entrantes. Et pour être tout à fait honnête, certaines d’entre elles sont vraiment inutiles — comme les questions qui ont déjà été répondues dans tes FAQ.

La bonne nouvelle, c’est que tu n’as pas besoin de passer la moitié de ta semaine de travail à gérer ces demandes. Tu peux obtenir un bot de support IA pour le faire à ta place.

Des solutions comme Zendesk et Help Scout te permettent de configurer des chatbots pilotés par IA qui peuvent fournir un support 24/7 pour les clients via ton site web. Ces bots peuvent interpréter les demandes entrantes, diriger les utilisateurs vers des ressources pertinentes et collecter des informations sur des tickets de support plus complexes.

Conseil Pro : Mets à jour ton système de support client IA avec les nouvelles informations sur les produits, les questions fréquentes des clients et les directives de la marque pour t’assurer que les réponses sont toujours à la hauteur.

Améliorez La Productivité Dans Toute Votre Entreprise

Comme le prouve ce guide, l’IA a le potentiel d’améliorer plusieurs domaines de ton flux de travail en tant qu’entrepreneur — depuis l’accélération des tâches quotidiennes jusqu’à l’amélioration de ta créativité. Elle peut même t’aider à effectuer plusieurs tâches simultanément de manière plus efficace.

La clé est de ne pas trop compter sur l’IA. La génération actuelle d’outils est puissante, mais tu devrais toujours garder fermement les mains sur le volant.

Si tu veux expérimenter, essaie notre Conseiller commercial IA. Il est conçu pour t’aider à gérer les tâches commerciales courantes, et c’est complètement gratuit pour les clients de DreamHost !

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