14 Apps para Pequeños Negocios que Sí Hacen el Trabajo [Edición 2025]

Es lunes por la mañana. Y, una vez más, tu lista de pendientes parece el Everest. Incluso hay nubes cubriendo la cima.

¿Te suena familiar? No estás solo.

En promedio, un emprendedor dedica el 68.1% de su tiempo a tareas del día a día, dejando apenas un 31.9% para pensar a largo plazo.

Puede parecer una realidad ineludible, pero sí es posible darle la vuelta a esos números. Solo necesitas el flujo de trabajo adecuado.

Para ayudarte a comenzar con buen pie, seleccionamos las mejores apps para pequeños negocios que te ayudarán a simplificar tus tareas diarias, desde la gestión de proyectos hasta el marketing en redes sociales.

¿Empezamos?

¿Qué Apps Son las Más Adecuadas para tu Pequeño Negocio?

Un buen software empresarial puede mejorar tu trabajo y automatizar ciertas tareas.

Pero no tiene sentido incorporar nuevas apps si no están resolviendo un problema real en tu negocio.

Así que, antes de lanzarte a buscar herramientas, tómate un momento para pensar en lo que tu negocio realmente necesita:

• ¿Qué tareas te están quitando tiempo valioso cada semana? 
• ¿Qué áreas necesitas reforzar o mejorar?
• ¿Y cómo podrías optimizar lo que ya estás haciendo?

Una vez que tengas claros los problemas que quieres resolver, ya puedes empezar a buscar las soluciones perfectas.

Apps que Resuelven Problemas Comunes en Pequeños Negocios

Aunque cada negocio enfrenta desafíos únicos, hay ciertos problemas que son casi universales.

¿Te ha tocado lidiar con la contabilidad y terminar con dolor de cabeza? ¿O andar a mil tratando de responderle a todos tus clientes? Sí, te entendemos perfecto.

Para echarte una mano con esos enredos, preparamos una lista con nuestras apps favoritas.

Solo baja hasta que encuentres un tema que te suene… ¡Y dale un vistazo a nuestras recomendaciones!

(¿Con poco tiempo? Salta al final y prueba nuestro selector de herramientas.)

Las Mejores Apps para Quitarte Dolores de Cabeza con la Contabilidad

Como la mayoría de dueños de pequeños negocios, probablemente tú mismo llevas tus cuentas.

Y, seamos honestos… probablemente lo odias con el alma.

Estas apps te pueden hacer el proceso mucho más llevadero y, de paso, darte una visión clara de la salud financiera de tu negocio:

1. QuickBooks: La App de Contabilidad Más Completa para Pequeños Negocios

QuickBooks lleva más de 40 años en el mercado, pero no se ha quedado atrás. Ha sabido evolucionar para seguir siendo competitivo en un entorno moderno. Hoy en día está disponible exclusivamente como QuickBooks Online (QBO), una versión en la nube que puedes usar tanto desde el computador como desde el celular.

Con varios planes disponibles y la opción de agregar gestión de nómina, QBO se adapta fácilmente a casi cualquier pequeño negocio. El plan básico cubre facturación, gastos y pagos, mientras que los planes superiores incluyen inventario, reportes y herramientas de automatización.

Es una solución versátil, confiable y con todo lo que necesitas para mantener tus finanzas en orden.

Características:

• Facturación: ¿Vas atrasado con las facturas? Con QuickBooks puedes crear facturas personalizadas, con tu marca y apariencia profesional, en solo unos clics.
• Acceso para tu contador: Comparte tus cuentas fácilmente dándole a tu contador un acceso seguro propio. Sin archivos adjuntos ni correos complicados.
• Seguimiento de gastos: QuickBooks te ayuda a organizar tus gastos aplicando reglas y aprendiendo de tus transacciones anteriores.

Precios de QuickBooks:

Los planes de QuickBooks comienzan desde $35 USD al mes. Cada uno incluye una prueba gratuita de 30 días.

2. FreshBooks: Opción Más Simple con Control de Horas Trabajadas

FreshBooks está pensado para freelancers, consultores, emprendedores independientes y pequeños negocios en sus primeras etapas de crecimiento. Está diseñado para ser simple de usar, y además incluye funciones ideales para negocios basados en servicios (como creativos, agencias, consultores o coaches)

Más allá de la contabilidad básica, FreshBooks te ayuda a enviar facturas más rápido, gestionar proyectos con tus clientes y mantenerte dentro del presupuesto.

Características:

• Seguimiento de kilometraje desde el teléfono: Con la app de FreshBooks puedes registrar automáticamente los kilómetros que recorres por trabajo. Guarda tus trayectos y lleva un control preciso para la declaración de impuestos.
• Portal para clientes: Tus clientes pueden acceder fácilmente a sus facturas, cotizaciones y actualizaciones de proyectos. También pueden dejar comentarios y realizar pagos desde ahí.
• Seguimiento de tiempo: Registra tus horas facturables directamente en la app y añádelas fácilmente a una factura.

Precios de FreshBooks:

Los precios empiezan desde $21 USD al mes, o puedes probarlo gratis durante 30 días.

Las Mejores Apps para Gestionar Varios Proyectos a la Vez

La gestión de proyectos, o sea, saber qué hay que hacer, quién es responsable y para cuándo, se vuelve especialmente complicada cuando tienes varios proyectos encima y los plazos se acercan rápido.

Tratar de tenerlo todo bajo control es como hacer malabares con diez pelotas mientras estás subido a un trapecio. ¡Auxilio, los payasos!

Aquí te dejamos algunas opciones accesibles para reducir el estrés.

3. Asana: Mejor Gestor de Proyectos Todo en Uno

Asana es una app de gestión de proyectos muy popular, diseñada para ayudarte a planear, organizar y dar seguimiento a esa gran lista de pendientes.

Es útil tanto si estás gestionando un equipo, manejando varios proyectos a la vez o simplemente intentando tener tu propia lista bajo control.

Puedes dividir proyectos en múltiples tareas, asignarlas a otros y mantener a todo el equipo alineado con una comunicación fácil y abierta.

Características:

• Gestión de Tareas: Crea pendientes, asigna tareas, establece fechas límite y haz seguimiento del progreso.
• Vistas en Lista, Tablero y Calendario: Visualiza tu proyecto de distintas formas y ten una idea clara de cuánto tiempo y trabajo tomará completarlo.
• Espacio de trabajo compartido: Comenta en tareas, adjunta archivos y mantente en contacto con el buzón integrado y los mensajes directos. 

⁣ ⁣Precios de Asana:

El plan básico es gratuito. Los planes de pago comienzan desde $13.49 USD al mes.

4. Trello:Gestión de Proyectos Flexible y Visual

Si eres de los que piensan de forma visual, Trello puede ser justo lo que necesitas. 

Esta app usa un sistema simple de tarjetas organizadas en tableros (incluyendo estilo Kanban) para ayudarte a visualizar tu trabajo de un solo vistazo. Es muy intuitiva: solo tienes que arrastrar, soltar y reorganizar tareas a medida que cambian tus prioridades.

Características:

• Automatización: Una vez que configuras algunas reglas, la herramienta de automatización integrada de Trello, Butler (sí, así se llama), puede mover tarjetas, establecer fechas límite y activar otras acciones.
• Captura rápida: Guarda fácilmente tareas, notas o mensajes desde el correo, Slack o Microsoft Teams para que nada se te pase por alto.
• Tableros Kanban: Organiza tus tareas en tarjetas y tableros, y distribúyelas en columnas según su estado o el paso en el que se encuentran dentro del flujo de trabajo.

Precios de Trello:

Trello tiene un plan gratuito ideal para uso individual, o puedes subir al plan Estándar para pequeños equipos por $6 USD por usuario al mes.

5. Toggl: Seguimiento de Tiempo para Pequeños Equipos

¿Quieres saber en qué tareas está invirtiendo su tiempo tu equipo? Toggl puede ayudarte.

Esta app especializada en seguimiento de tiempo es superfácil de usar y se sincroniza con más de 100 aplicaciones. 

Es ideal para freelancers y pequeñas consultoras que necesitan registrar sus horas facturables y enviar facturas a sus clientes.

Características:

• Seguimiento de tiempo en segundo plano: Toggl detecta automáticamente el uso de tus apps de trabajo o, si prefieres, puedes activarlo con un solo clic.
• Registro de horas facturables: Puedes sincronizar Toggl con tu app de contabilidad o facturación favorita para importar los datos de tiempo con total precisión.
• Reportes de equipo: Crea paneles personalizados para hacer seguimiento al rendimiento de tu equipo.

Precios de Toggle:

Puedes empezar a usar Toggl gratis. Los planes de pago comienzan desde $10 USD al mes.

Las Mejores Apps para Gestionar Pagos de Clientes

Cuando vendes productos o servicios, aceptar pagos no tiene por qué sentirse como un enigma del universo.

Una buena app para procesar pagos puede hacer que todo fluya, tanto para ti como para tus clientes. Aquí te dejamos nuestras favoritas:

6. Square: Procesamiento de Pagos Multiplataforma 

Square hace un gran trabajo simplificando el procesamiento de pagos en todos los frentes.

Cuenta con un sistema de punto de venta elegante para ventas presenciales, herramientas para vender en línea, funciones de facturación sencillas y analítica integrada para hacer seguimiento al rendimiento.

Además, sus comisiones son bastante accesibles para pequeños negocios.

Características:

• Mensajería: Comunícate con tus clientes por SMS y correo electrónico directamente desde la app.
• Punto de venta (POS): Acepta pagos en persona con un lector de tarjetas móvil, un dispositivo POS o desde tu sitio web.
• Facturación: Envía facturas digitales y acepta pagos en línea. Un verdadero salvavidas para negocios que ofrecen servicios.

⁣⁣Precios de Square:

Square tiene un plan gratuito, pero cobra comisiones bajas por procesamiento.

7. PayPal: Pagos Internacionales en Línea sin Complicaciones 

PayPal es la opción más popular para los negocios que reciben pagos en línea.

¿La razón? Esta app de pagos facilita muchísimo las transacciones internacionales en varias monedas.

Eso sí, las comisiones pueden acumularse. Y aunque no siempre es la alternativa más económica para los pequeños negocios, sigue siendo una opción sólida para quienes están empezando a vender por internet.

Características:

• Pagos en línea: Acepta pagos fácilmente en tu sitio web con tarjeta de crédito, transferencia bancaria o directamente a través de PayPal.
• PayPal Zettle: Zettle (antes conocido como PayPal Here) es una app móvil con lector de tarjetas. Permite que tus clientes paguen en persona usando sus cuentas de PayPal.
• Pagos internacionales: Recibe pagos en varias monedas y abre tu negocio a una audiencia global.

⁣⁣Precios de PayPal:

PayPal no tiene una suscripción mensual. En su lugar, cobra comisiones por procesamiento.

Apps para Redes Sociales Que Sí Ahorran Tiempo

Las redes sociales te permiten conectar directamente con tu audiencia, construir tu marca e incluso ofrecer atención al cliente en tiempo real… pero sí que pueden quitarte tiempo.

Si quieres pasar menos horas del día publicando historias y respondiendo comentarios, prueba estas apps. Te van a encantar.

8. Metricool: Mejor Herramienta Todo en Uno para Redes Sociales

Una excelente opción para pequeños negocios que gestionan sus propias redes sociales, Metricool te permite programar publicaciones, hacer seguimiento del rendimiento y analizar a tu competencia, todo desde una sola app.

También incluye herramientas de link en bio, reportes descargables e integraciones con plataformas como Canva, Adobe y Google Drive.

Características:

• Análisis de la competencia: Descubre cómo se compara tu contenido con el de otros en tu mismo sector.
• Asistente con IA: Genera ideas de contenido o redacta publicaciones más rápido con ayuda de herramientas de inteligencia artificial integradas.
• Editor de medios: Recorta, ajusta el tamaño y edita vídeos o imágenes directamente en Metricool antes de programarlos. No necesitas una app de edición por separado.

Precios de Metricool:

Hay un plan gratuito para siempre, o puedes desbloquear más plataformas, reportes y funciones desde $22 USD al mes.

9. Buffer: Programación en Redes Sociales Simplificada

A diferencia de Metricool, que está cargada de funciones, Buffer se enfoca en la simplicidad. Solo tienes que preparar tu contenido con anticipación y la app lo publica en tus redes en los mejores horarios.

La facilidad de uso y los precios de Buffer la hacen ideal para emprendedores independientes, freelancers y dueños de pequeños negocios que quieren “configurarlo y olvidarse”.

Características:

• Calendario de contenido: Visualiza tu calendario de publicaciones y ten claro qué se va a publicar y cuándo.
• Analítica de interacción: Mide tus likes, compartidos y comentarios, y descubre si tu contenido realmente conecta con tu audiencia.
• Gestión de Varias Cuentas: Administra y programa contenido para varias cuentas y canales de redes sociales desde un solo panel.

Precios de Buffer:

Las funciones básicas de Buffer son gratuitas, con un límite de dos canales. Puedes pasar al plan Essentials por $6 USD al mes para acceder a herramientas de publicación y analítica. Además, puedes probar cualquiera de los planes de pago gratis durante 14 días.

10. Canva: Crea Contenido Visual con Facilidad 

¿No tienes un diseñador gráfico en tu equipo? No hay problema.

Esta plataforma de diseño con función de arrastrar y soltar viene cargada de plantillas para todo: desde publicaciones para redes sociales hasta tarjetas de presentación. Así puedes crear materiales con tu marca sin empezar desde cero.

Características:

• Kit de marca: Sube tu logo y los colores de tu marca una sola vez, y aplícalos fácilmente a todos tus diseños para mantener una imagen coherente.
• Fotos y gráficos de stock: Accede a millones de imágenes, íconos e ilustraciones de alta calidad sin tener que pagar suscripciones adicionales de bancos de imágenes.
• Biblioteca de plantillas: Elige entre miles de plantillas prediseñadas para publicaciones en redes sociales, volantes, presentaciones, logotipos y más. Todas vienen con el tamaño perfecto para su uso. 

Precios de Canva:

Canva ofrece una versión gratuita bastante completa que cubre la mayoría de las necesidades de los pequeños negocios. Canva Pro cuesta $15 USD al mes e incluye funciones avanzadas como la eliminación de fondos y el almacenamiento de tu kit de marca.

Las Mejores Apps para Automatizar Tareas Clave de Marketing

Todos sabemos que enviar newsletters y lanzar campañas publicitarias puede generar ingresos.

Pero eso no significa que sea fácil encontrarles espacio en tu agenda.

Estas apps pueden ayudarte a aligerar la carga y quitarte algunas tareas de encima.

11. Mailchimp: Herramienta Avanzada para Email Marketing

Esta potente plataforma te permite crear todo tipo de campañas, desde newsletters semanales hasta secuencias completas de bienvenida. Incluso incluye herramientas de IA para ayudarte a diseñar campañas adaptadas a tu audiencia.

Características:

• Email marketing: Crea y envía correos dirigidos a tus clientes más comprometidos para contarles sobre próximas promociones o nuevas publicaciones en tu blog.
• Páginas de destino: Crea páginas específicas para atraer nuevos prospectos. Puedes integrarlas a tu sitio web o compartirlas en redes sociales.
• Segmentación de clientes: Conoce mejor a tu audiencia y divídela según su comportamiento, sus preferencias de consumo y su historial de compra.

Precios de Mailchimp:

Mailchimp ofrece un plan gratuito con funciones limitadas. También puedes probar gratis durante 14 días los planes Essentials (desde $13 USD al mes) o Standard (desde $20 USD al mes).

12. HubSpot: Solución Integral de Marketing

HubSpot es un conjunto de herramientas diseñadas para simplificar los flujos de trabajo clave del marketing, lo que la convierte en una opción destacada para dueños de pequeños negocios que quieren ampliar su alcance.

El Marketing Hub de HubSpot facilita interacciones personalizadas y oportunas con tu audiencia gracias a su combinación de funciones de automatización.

Características:

• Segmentación avanzada y personalización: Implementa una segmentación más sofisticada para incluir a los contactos correctos en tus flujos de trabajo y personaliza los correos usando datos integrados desde tu CRM.
• Gestión de cookies: Crea y administra banners de cookies para recopilar el consentimiento de seguimiento de los visitantes de tu sitio web y cumplir con las regulaciones de privacidad.
• Flujos de trabajo automatizados: Usa un editor visual para crear flujos de trabajo enfocados, desde campañas de seguimiento simples hasta recorridos de cliente complejos en tiempo real.

Precios de HubSpot:

HubSpot tiene un plan gratuito para que lo pruebes sin compromiso. El plan Starter cuesta $15 USD al mes e incluye más funciones y mayores límites.

Las Mejores Apps para Mantener a tu Equipo Conectado

La mala comunicación es un problema común en muchos equipos, incluso en los más pequeños. A veces, ni siquiera logran ponerse de acuerdo con los pedidos del café en la mañana.

Si quieres que tu equipo se comunique más (y mejor), te recomendamos probar estas apps. ¡Te van a hacer la vida más fácil!

13. Slack: Chat Versátil en Tiempo Real

Slack es, básicamente, una sala de chat con superpoderes. Una vez que creas un espacio de trabajo, puedes configurar varios “canales” para proyectos, clientes, temas específicos y más.

También puedes enviar mensajes directos a miembros del equipo (de forma individual o en grupo), crear etiquetas personalizadas para notificar a ciertos departamentos y usar herramientas de colaboración dentro de la misma plataforma, como listas de tareas o videollamadas.

Características:

• Mensajería en tiempo real: Slack permite una comunicación rápida entre los miembros del equipo en un espacio compartido, con historial completo de mensajes.
• Integración: Se integra fácilmente con herramientas en la nube como Google Drive, Dropbox y Asana.
• Compartir archivos: Comparte documentos, archivos e imágenes directamente en el chat.

Precios de Slack:

Puedes probar la app de forma gratuita. Los planes de pago comienzan desde $8.75 USD por usuario al mes.

14. Microsoft Teams: Ideal para Videollamadas

Si ya usas Microsoft Office para tareas administrativas, probablemente prefieras usar Microsoft Teams como tu herramienta principal de colaboración.

Además de integrarse perfectamente con Office, ofrece funciones sólidas para videollamadas y reuniones virtuales, muy útiles si realizas muchas reuniones a distancia.

Características:

• Colaboración en tiempo real: Teams se sincroniza automáticamente con otras apps de Office 365, lo que te permite editar archivos de Word o Excel en tiempo real junto a otros miembros del proyecto.
• Comandos rápidos: Usa atajos de comando para trabajar más rápido y con mayor eficiencia. 
• Videoconferencias: Microsoft Teams ofrece videollamadas de alta calidad, ideales para reuniones frecuentes con tu equipo.

Precios de Microsoft Teams:

Microsoft Teams empieza desde $4.80 USD al mes con el plan Business, pero también puedes probar el plan Home gratuito.

Apps que Vienen con Fuerza

No todas las grandes apps para negocios son superconocidas… al menos no todavía. Estas promesas emergentes (o joyitas silenciosas, pero potentes) han ido ganando terreno por buenas razones. Si estás armando tu caja de herramientas, échales un ojo.

• Zoho Books: Una herramienta de contabilidad asequible y fácil de usar para pequeños negocios. Incluye facturación, seguimiento de gastos, conciliación bancaria e informes básicos, con funciones integradas de automatización y cumplimiento fiscal.
• Stripe: Una plataforma de pagos flexible, ideal para ventas online, suscripciones y negocios basados en servicios. Soporta múltiples monedas, cobros recurrentes y protección antifraude integrada.
• Zapier: Software de automatización que conecta tus apps favoritas. Crea flujos de trabajo (“Zaps”) para automatizar tareas repetitivas como copiar respuestas de formularios a tu CRM o enviar alertas a Slack.

Cómo Armar tu Kit de Herramientas para Pequeños Negocios

Wow, hay un montón de opciones.

De hecho, hasta parecen demasiadas. Probablemente, no tengas tiempo para probarlas todas, y mucho menos presupuesto para 14 nuevas suscripciones.

No te preocupes, ya lo tenemos cubierto. Te dejamos algunas recomendaciones ya filtradas según el tamaño de tu equipo.

Necesidad del negocio	Emprendedor Independiente	Equipo Pequeño (2–5)	Equipo en Crecimiento (5+)
Contabilidad	FreshBooks	QuickBooks	QuickBooks
Gestión de Proyectos	Trello	Asana	Asana
Comunicación en Equipo	(Email a menudo es suficiente)	Slack	Slack o Microsoft Teams
Recibir Pagos	Square / PayPal	Square / PayPal	Square / PayPal
Redes Sociales	Buffer / Canva	Buffer / Metricool	Metricool / HubSpot
Automatización de Marketing	Mailchimp	Mailchimp	HubSpot

Por supuesto, tu elección dependerá en parte de las necesidades específicas de tu equipo.

¿Ya tienes la comunicación bajo control? Entonces no necesitas usar Slack o Teams.

De la misma forma, si ya tienes a alguien que se encarga de la contabilidad, no hace falta adoptar una nueva plataforma.

El precio también influye. En la tabla de arriba, las opciones reflejan que los equipos más pequeños suelen tener presupuestos más ajustados. 

Si apenas estás comenzando, las apps gratuitas pueden llevarte bastante lejos.

Pero si tu negocio está creciendo rápido, vale la pena invertir en herramientas que puedan crecer contigo.