12 Розумних Способів Підвищити Продуктивність за Допомогою ШІ

Володіння бізнесом може здаватися керуванням цирком. Можливо, у тебе немає слонів, які балансують на великих пляжних м’ячах, але ти точно жонглюєш кількома завданнями, одночасно ходячи по канату прибутковості.

Чи не було б чудово зняти з себе якусь відповідальність?

Ну, ось що зараз роблять розумні підприємці. Їхній секрет — це ШІ.

Ми не стверджуємо, що штучний інтелект може автоматизувати весь твій робочий день або замінити персонал, але без сумніву, ця технологія може підвищити твою продуктивність на роботі.

Щоб допомогти тобі розблокувати ці переваги, ми створили практичний путівник до продуктивності, яка працює на ШІ.

Готовий розпочати? Тоді вперед!

Як ШІ Може Підвищити Твою Продуктивність

ШІ зараз переживає свій момент. Ти, мабуть, чув, як люди кажуть, що технологія “змінить кожну індустрію” та “замінить усіх роботами”.

Це ще належить побачити. Ми ще не дійшли до цього моменту.

ШІ більше схоже на дійсно розумного стажера. Напевно, не варто дозволяти йому щось робити без нагляду. Але з правильними інструкціями воно може виконувати ряд завдань та підтримувати твою власну роботу.

Так само важливо, що більшість інструментів ШІ значно легші у використанні, ніж традиційне програмне забезпечення. Ти просто вводиш, що потрібно, і чекаєш на відповідь. Якщо перша відповідь не зовсім те, що треба, ти просто просиш про правки.

Що ШІ може (та не може) зробити для твого бізнесу

Давайте приділимо хвилину, щоб розібратися у хайпі. Ось деякі приклади того, як штучний інтелект може допомогти з продуктивністю у бізнесі:

• Автоматизація простих адміністративних завдань
• Виконання аналізу даних
• Покращення підтримки клієнтів
• Занурення в дослідження
• Допомога з креативною підтримкою

З іншого боку, тобі слід бути дуже обережним, коли використовуєш ШІ для виконання таких завдань як:

• Написання повних чернеток
• Пошук точної та актуальної інформації
• Робота з питань кадрів та правових справ
• Прийняття фінансових рішень
• Автоматизація креативності

Поточні інструменти ШІ є ненадійними, тому краще уникати використання ШІ, коли помилки мають значення.

Також варто пам’ятати, що великі мовні моделі не мають нових ідей — вони просто реміксують концепції, з якими вже стикались раніше. З цієї причини ми рекомендуємо зберігати контроль над твоїм творчим процесом і використовувати ШІ як помічника або партнера.

12 Ефективних Способів Підвищити Продуктивність За Допомогою ШІ

Досить вагомих правил; якщо ти серйозно налаштований використовувати ШІ для збільшення продуктивності, у нас є ціла купа готових ідей!

1. Автоматизуй Свій Список Завдань та Визнач Пріоритети

Як невеликий підприємець, ти, ймовірно, не маєш особистого секретаря. Управління завданнями — це твоя власна область.

І вір мені, у тебе дійсно багато завдань. Просто підтримувати список оновленим — це вже півроботи.

Якщо ти вважаєш за краще витрачати більше часу на виконання завдань, можеш спробувати використовувати інструменти ШІ, які вбудовані в платформи, такі як Notion, ClickUp та Todoist. Ці інструменти допомагають організувати твоє навантаження, автоматично визначаючи пріоритетні завдання, встановлюючи нагадування та навіть пропонуючи робочі процеси на основі твоїх цілей.

Уяви, що в тебе є хаотичний список завдань на тиждень. ШІ може автоматично категоризувати їх (наприклад, “термінові”, “низький пріоритет” тощо) та потім створити щоденний графік, який збалансує твоє навантаження, забезпечуючи концентрацію на найважливішому.

Професійна Порада: Інтегруй свій інструмент управління проєктами з додатком календаря, щоб бачити свої завдання у своєму розкладі.

2. Відповідай На Електронні Листи Швидше

Якщо можна описати щось у бізнесі як необхідне зло, то електронна пошта, мабуть, найближче підходить.

Середній американський працівник витрачає майже 11 годин на тиждень на написання електронних листів. Можна ставити об заклад, що для засновників ця цифра вища.

Гарна новина полягає в тому, що можливо значно скоротити цей час, використовуючи штучний інтелект.

Superhuman, superReply, та власний Gmail Smart Compose всі використовують ШІ для створення чернеток електронних листів за секунди. Вони навіть можуть “читати” попередні повідомлення в розмові та писати відповідь, яка відповідає контексту. Деякі також дозволяють тобі вибрати бажаний тон.

Профі Тип: Використовуй ChatGPT для складання електронних листів! Просто не забудь завантажити приклад свого стилю письма, щоб ШІ влучила в потрібний тон.

3. Покращ Своє Управління Часом

Коли ти зосереджуєшся на чомусь, легко забути, що час йде. Це нормально для завдань високого пріоритету, але можна витратити цілий тиждень, роздумуючи над глибокими думками для публікації на LinkedIn. Не дуже продуктивно.

Щоб переконатися, що ти розумно використовуєш свій час, гарною ідеєю буде відстежувати свою роботу. Інструменти, як-от RescueTime TimeSheets та Timely, використовують ШІ, щоб точно моніторити, як ти витрачаєш свій час, виявляти неефективність та пропонувати способи оптимізації розкладу. Вони також можуть допомогти тобі встановити реалістичні цілі та відслідковувати твій прогрес.

Професійна Порада: Перевіряй щотижневі звіти, надані інструментами розумного відстеження часу, щоб виявляти закономірності у твоїй продуктивності та відповідно коригувати свої робочі звички.

4. Блокуй Відволікання

Витрачання часу на неправильне завдання — це не єдина причина вбивства продуктивності.

Будь-яке переривання під час важливого завдання легко може зруйнувати твою концентрацію. Лише одне сповіщення може спонукати тебе до відкладання справ. А якщо ти працюєш з дому, є багато інших потенційних відволікаючих факторів, яким слід уникати!

На щастя, допомога поруч. З’являється нове покоління додатків на базі ШІ, які пропонують розумні фільтри, що блокують веб-сайти та додатки, які виглядають непродуктивно — соціальні мережі, новинні сайти, YouTube тощо. Два лідери — FocusTug та Hedge.

На відміну від традиційних блокувальників відволікань, які спираються на прості фільтри, ці розширення для браузера перевіряють кожну сторінку, щоб переконатися, що ти не відволікаєшся від роботи. З Hedge ти можеш насправді сказати додатку, над чим хочеш працювати, і він допоможе тобі зосередитися на завданні.

Професійна Порада: Hedge також включає таймер для техніки Pomodoro, що означає, що ти можеш сконцентруватися на виконанні завдання протягом встановленого часу.

5. Плануй Розумніше З Календарями на Базі ШІ

Як і управління завданнями, планування може мати значний вплив на загальну продуктивність.

Візьмемо до уваги зустрічі. Після ранку, насиченого відеодзвінками, твій виснажений мозок не зможе багато зробити вдень.

Так само, певні завдання вимагають конкретної кількості часу. Підгонка цих елементів пазла у твоєму календарі може бути витратним по часу завданням.

ШІ може спростити цей процес. Інструменти, як Motion та Clockwise, можуть скласти проект розкладу за кілька хвилин та допомогти визначити підходящі проміжки для нових зустрічей та завдань. Motion навіть може втрутитися, коли ти на межі своїх можливостей.

Якби тільки щось подібне було для меню десертів.

Професійна Порада: Більшість інструментів календаря ШІ дозволяють тобі ділитися календарем зі своїм персоналом, щоб вони могли запланувати час, який їм підходить. Якщо тобі потрібно щось змінити пізніше, додаток може зв’язатися та перенести подію за тебе.

6. Прискорення Творення Контенту

Звичайно, соціальні мережі не завжди відволікають. Як власник бізнесу, ти можеш бути відповідальним за публікації на фірмових акаунтах. Також ти можеш створювати розсилки електронної пошти та дописи в блозі.

Хоча ШІ може повністю автоматизувати ці завдання, результати можуть бути незадовільними. Натомість, варто використовувати ШІ як творчого партнера.

Ти можеш використовувати популярні платформи, такі як ChatGPT, Claude, та Perplexity для дослідження тем, розробки захоплюючих підходів, а також оптимізації контенту для SEO. ChatGPT та генератори зображень, такі як Pika, можуть створювати візуальний контент з письмових інструкцій, а спеціалізовані моделі ШІ навіть можуть створювати короткі відео. Це все набагато швидше та легше, ніж робота з нуля.

Щоб краще зрозуміти робочий процес, уяви, що ти володієш бізнесом з продажу сонячних панелей. Ти можеш відкрити ChatGPT і попросити ідеї контенту, які підійдуть твоїй цільовій аудиторії. Потім ти можеш вибрати свої улюблені і попросити ШІ створити стислий план або запит для генерації візуального контенту.

Як тільки ти створиш чернетку, можеш підключити її назад до ШІ та попросити відгук.

Профі Профі: Спеціалізовані інструменти для контенту зазвичай дають більш вражаючі результати. Для письмового контенту розглянь можливість використання Write або Jasper. Для візуалізацій спробуй Pika, Descript або Canva.

7. Працюй з Партнером по Мозковому Штурму

Контент — це не єдина сфера, де ШІ може стати твоїм співробітником.

Скажімо, ти замислюєшся над запуском нового продукту. Як його назвати? Яка буде підходяща ціна? Як виглядає конкуренція?

Це всі запитання, з якими можуть допомогти інструменти на кшталт ChatGPT та Бізнес-консультант з ШІ від DreamHost. Відповіді можуть бути не ідеально точними, але це має стати відправною точкою для додаткових досліджень та мозкових штурмів.

Ти також можеш попросити ШІ допомогти тобі вирішити конкретні проблеми у твоєму бізнесі. Чим детальніше твоя підказка, тим більш персоналізованою буде відповідь.

Професійна порада: Пам’ятай, ШІ – це твій помічник. Використовуй відповіді як вихідний пункт, вибирай опції, які мають найбільший сенс, і розвивай їх, використовуючи власні знання та досвід.

8. Отримуй Ідеальні Нотатки З Кожної Зустрічі

Ведення нотаток є важливим адміністративним завданням, але неможливо зосередитися на зустрічі, одночасно ретельно фіксуючи основні моменти. Якщо тільки ти не використовуєш ШІ.

Інструменти, такі як Fireflies.ai та Otter.ai, перетворюють запис вашої зустрічі на повний текст. Потім ти можеш додати імена людей, що говорили, і створити узагальнену версію обговорення. Ці інструменти навіть можуть виділити пункти дій з розмови та аналізувати емоційний тон бесіди, що означає, що жоден контекст не залишиться поза увагою.

Як зайнятому підприємцю, можливість нагадати собі ключові моменти зустрічі з клієнтом три місяці тому є надзвичайно корисною.

Професійна порада: Завжди витрачай кілька хвилин на перегляд заміток, створених ШІ, щоб переконатися, що всі деталі були зафіксовані точно, особливо для зустрічей з високими ставками.

9. Створюй Презентації Та Набори Слайдів Швидше

Створення чудової презентації та її підтримка слайдами є перевіреним способом завоювання великих клієнтів. Проблема в тому, що підготовка всіх цих слайдів займає безглузду кількість часу.

Інструменти для презентацій на базі ШІ змінюють правила гри. З такими, як Tome та Beautiful.ai, тепер можна створювати відполіровані, професійні слайд-шоу за лічені хвилини.

Ці розумні платформи обробляють візуальну сторону, вибирають макети, які відповідають вашому контенту та вставляють відповідні графічні зображення. Деякі навіть можуть створити сценарій або виділити основні пункти з існуючої презентації.

З усіх випадків використання ШІ, це, мабуть, один з найбільших економій часу.

Професійна Порада: ШІ може стати чудовою відправною точкою для твого слайдшоу. Проте, ти завжди повинен адаптувати контент до голосу твого бренду та вимог аудиторії.

10. Виконуйте Розширений Аналіз Даних За Секунди

Аналіз даних — це важливий перший крок для вдосконалення процесів у твоєму бізнесі. Проблема в тому, що мало власників малого бізнесу мають час або ресурси, щоб присвятити себе глибокому зануренню. Можливо, раз на рік, але точно не щомісяця.

Можливо, це змінилося б, якби у тебе був постійний фахівець з даних? Це звучить дорого, поки ми не скажемо тобі, що цей експерт має ім’я ChatGPT.

Улюблений ШІ у світі насправді є досвідченим аналітиком даних — здатний видобувати ключові висновки з великих наборів даних і створювати вражаючі візуалізації. Все, що тобі потрібно зробити, це завантажити сиру інформацію (підійде файл CSV) і попросити про все, що хочеш дізнатися.

Ти навіть можеш піти далі та завантажити дані продажів за рік, взаємодії з клієнтами та тенденції ринку. ШІ має створити детальний звіт, який покаже кореляції між ефективністю продуктів, демографією клієнтів, сезонними варіаціями та потенційними майбутніми можливостями.

Якщо це не заслуговує на увагу підвищення продуктивності, то ми не знаємо, що ще може!

Професійна Порада: Пам’ятай, що аналіз даних ШІ полягає у зборі інформації. Хоча цей процес може відкрити потужні інсайти, твій професійний суд має керувати процесом прийняття рішень.

11. Отримай Підсумок Будь-Якого Документа

Охо. На твоєму столі опинився документ на 80 сторінок, і тобі потрібно знати всі ключові моменти до кінця тижня.

Ти міг би провести наступні три робочі дні, читаючи кожне слово… або ти міг би дозволити ШІ вибрати найважливіші моменти, а потім продовжити виконання свого списку завдань.

Ми вважаємо, що другий варіант, ймовірно, ефективніший.

Знову ж таки, ChatGPT та Claude тут твої друзі. Завантаж документ, який тобі потрібно проаналізувати, а потім попроси ШІ підсумувати текст. Або ж ти можеш задати конкретні питання та отримати відповіді від ШІ, використовуючи цитати дослівно.

Хоча ми б не рекомендували цей метод для дійсно важливих речей (наприклад, юридичних документів), він точно може заощадити тобі час для ознайомлення з внутрішніми звітами та подібними речами.

Професійна Порада: Замість того, щоб читати лише резюме, ти можеш попросити ШІ виділити важливі ділянки тексту, а потім самостійно вивчити ці розділи повністю.

12. Зніміть Звичайну Підтримку Клієнтів Зі Своїх Плечей

Якщо твій бізнес не настільки великий, щоб мати агента підтримки на повний робочий день, ти, мабуть, все ще вирішуєш багато вхідних запитів. І, будучи абсолютно чесним, деякі з них справді марні — як-от питання, які вже відповіли у твоїх Частих Запитаннях.

Хороша новина в тому, що тобі не потрібно витрачати половину свого робочого тижня на обробку цих запитів. Ти можеш отримати бота підтримки з ШІ, щоб він зробив це замість тебе.

Рішення, як Zendesk та Help Scout, дозволяють налаштувати чат-ботів на базі ШІ, які можуть надавати підтримку клієнтам 24/7 через ваш сайт. Ці боти можуть інтерпретувати вхідні запити, направляти користувачів до відповідних ресурсів і збирати інформацію про більш складні тікети підтримки.

Професійна порада: Регулярно оновлюй свою систему підтримки клієнтів з ШІ новою інформацією про продукти, типові запитання клієнтів та корпоративні стандарти, щоб відповіді завжди були на висоті.

Покращення Продуктивності У Всьому Твоєму Бізнесі

Як показує цей посібник, ШІ має потенціал покращити декілька аспектів твого робочого процесу як підприємця — від прискорення повсякденних завдань до підвищення твоєї креативності. Він навіть може допомогти тобі ефективніше займатися мультизадачністю.

Ключове — не покладатися на ШІ занадто сильно. Поточне покоління інструментів потужне, але ти все ще маєш міцно тримати руки на кермі.

Якщо хочеш експериментувати, спробуй наш Бізнес-консультант з ШІ. Він розроблений, щоб допомогти тобі впоратись зі звичайними бізнес-завданнями, і він абсолютно безкоштовний для клієнтів DreamHost!

А якщо ти хочеш оновити свою онлайн-присутність, загляни до нашого Конструктора сайтів з ШІ Liftoff. Просто введи, що тобі потрібно, і він створить новий, готовий до публікації дизайн всього за 60 секунд.

Зареєструйся за одним з наших тарифних планів сьогодні, щоб отримати доступ до цих чудових інструментів!