12 Modi Intelligenti Per Aumentare La Tua Produttività Con L’IA

Avere un’azienda può sembrare come gestire un circo. Potresti non avere elefanti che si bilanciano su enormi palloni da spiaggia, ma sicuramente stai facendo malabarismi con più compiti mentre cammini sulla fune tesa della redditività.

Non sarebbe bello alleggerire il tuo carico?

Ecco cosa stanno facendo proprio ora gli imprenditori intelligenti. Il loro segreto è l’IA.

Non suggeriremo che l’intelligenza artificiale possa automatizzare il tuo intero giorno lavorativo o sostituire il personale, ma non c’è dubbio che la tecnologia possa aumentare la tua produttività sul lavoro.

Per aiutarti a sbloccare questi vantaggi, abbiamo creato una guida pratica alla produttività potenziata dall’IA.

Pronto a tuffarti? Cominciamo!

Come L’IA Può Migliorare La Tua Produttività

L’IA sta vivendo un momento importante ora. Probabilmente hai sentito dire che la tecnologia “disrupterà ogni industria” e “sostituirà tutti con robot”.

Questo rimane da vedere. Non siamo ancora arrivati a quel punto.

L’IA è più simile a uno stagista davvero intelligente. Probabilmente non dovresti lasciarla fare nulla senza supervisione. Ma con le istruzioni giuste, può gestire una serie di compiti e supportare il tuo lavoro.

Altrettanto importante, la maggior parte degli strumenti IA sono molto più facili da usare rispetto ai software tradizionali. Devi semplicemente digitare ciò di cui hai bisogno e attendere la risposta. Se la prima risposta non è del tutto corretta, basta chiedere delle revisioni.

Cosa può (e non può) fare l’IA per la tua azienda

Dedichiamo un minuto a tagliare il superfluo. Ecco alcuni esempi di come l’IA può aiutare con la produttività aziendale:

• Automazione di semplici attività amministrative
• Esecuzione di analisi dei dati
• Miglioramento del supporto ai clienti
• Approfondimento della ricerca
• Supporto alla creatività

D’altra parte, dovresti essere molto cauto riguardo l’uso dell’IA per completare compiti come:

• Scrivere bozze complete
• Trovare informazioni accurate e aggiornate
• Lavorare su questioni di risorse umane e legali
• Prendere decisioni finanziarie
• Automatizzare la creatività

Gli attuali strumenti di IA non sono affidabili, quindi è meglio evitare di usare l’IA quando gli errori hanno importanza.

È anche importante ricordare che i grandi modelli linguistici non hanno nuove idee — si limitano a remixare concetti che hanno già incontrato in precedenza. Per questo motivo, ti consigliamo di mantenere il controllo sul tuo flusso di lavoro creativo e di usare l’IA come un assistente o un partner.

12 Modi Efficaci Per Aumentare La Produttività Con L’IA

Basta con le regole approssimative; se sei seriamente intenzionato a usare l’IA per aumentare la produttività, abbiamo un mucchio di idee pronte all’uso!

1. Automatizza la Tua Lista di Cose da Fare e Prioritizza le Attività

Come piccolo imprenditore, probabilmente non hai un segretario privato. La gestione delle attività è di tua competenza.

E ragazzo, hai davvero un sacco di cose da fare. Solo tenere aggiornata la lista è un lavoro part-time.

Se preferisci dedicare più tempo a portare a termine le cose, potresti provare ad utilizzare gli strumenti IA integrati in piattaforme come Notion, ClickUp e Todoist. Questi strumenti aiutano ad organizzare il tuo carico di lavoro automatizzando la priorità delle attività, impostando promemoria e suggerendo persino flussi di lavoro basati sui tuoi obiettivi.

Immagina di avere un elenco caotico di compiti per la settimana. L’IA può categorizzarli (ad esempio, “urgente”, “bassa priorità”, ecc.) automaticamente e poi creare un programma giornaliero che bilancia il tuo carico di lavoro, assicurandoti di concentrarti su ciò che conta di più.

Suggerimento Professionale: Integra il tuo strumento di gestione progetti con l’app del calendario per vedere i tuoi compiti all’interno del tuo programma.

2. Rispondi Alle Email Più Velocemente

Se potessi descrivere qualcosa nel mondo degli affari come un male necessario, probabilmente l’email è quella che si avvicina di più.

L’impiegato americano medio trascorre quasi 11 ore alla settimana a scrivere email. Puoi scommettere che per i fondatori quella cifra è più alta.

La buona notizia è che è possibile ridurre drasticamente questo tempo utilizzando l’intelligenza artificiale.

Superhuman, superReply e la stessa funzione di Gmail Smart Compose usano l’IA per creare bozze di email in pochi secondi. Possono persino “leggere” i messaggi precedenti nella conversazione e scrivere una risposta che si adatta al contesto. Alcuni permettono anche di scegliere il tono che desideri.

Suggerimento Professionale: Usa ChatGPT per comporre email! Assicurati solo di caricare un esempio del tuo stile di scrittura affinché l’IA adotti il tono giusto.

3. Migliora La Tua Gestione Del Tempo

Quando ti concentri su qualcosa, è facile dimenticare che il tempo passa. Questo va bene per le attività ad alta priorità, ma puoi passare un’intera settimana a pensare a pensieri profondi da pubblicare su LinkedIn. Non molto produttivo.

Per assicurarti di utilizzare il tuo prezioso tempo in modo saggio, è una buona idea monitorare il tuo lavoro. Strumenti come RescueTime TimeSheets e Timely utilizzano l’IA per monitorare esattamente come trascorri il tuo tempo, identificare inefficienze e suggerire modi per ottimizzare il tuo programma. Possono anche aiutarti a stabilire obiettivi realistici e monitorare i tuoi progressi.

Suggerimento: Controlla i rapporti settimanali forniti dagli strumenti intelligenti di tracciamento del tempo per identificare schemi nella tua produttività e regola di conseguenza le tue abitudini lavorative.

4. Elimina Le Distrazioni

Perdere tempo nel compito sbagliato non è l’unico ostacolo alla produttività.

Qualsiasi interruzione durante un compito importante può facilmente distruggere la tua concentrazione. Basta una notifica per indirizzarti verso la strada della procrastinazione. E se lavori da casa, ci sono molte altre possibili distrazioni da evitare!

Per fortuna, c’è aiuto disponibile. Sta emergendo una nuova generazione di app potenziate da IA, che offrono filtri intelligenti capaci di bloccare siti web e app che sembrano improduttive — social media, siti di notizie, YouTube, ecc. Due pionieri in questo campo sono FocusTug e Hedge.

Mentre i tradizionali blocca-distrazioni si affidano a semplici filtri, queste estensioni per browser esaminano ogni pagina per assicurarsi che tu non ti distragga dal lavoro. Con Hedge, puoi effettivamente dire all’applicazione su cosa vuoi lavorare e questa ti aiuterà a mantenere la concentrazione.

Consiglio Pro: Hedge include anche un timer per la tecnica del Pomodoro, il che significa che puoi concentrarti per un periodo di tempo prestabilito.

5. Programma in Modo Più Intelligente con Calendari Potenziati dall’IA

Come la gestione dei compiti, anche la pianificazione può avere un impatto piuttosto significativo sulla tua produttività complessiva.

Prendi ad esempio le riunioni. Dopo una mattinata piena di videochiamate, il tuo cervello esausto non riuscirà a fare molto nel pomeriggio.

Allo stesso modo, determinati compiti richiedono una quantità specifica di tempo. Incastrare questi pezzi del puzzle nel tuo calendario può essere un rompicapo che richiede tempo.

L’IA può abbreviare questo processo. Strumenti come Motion e Clockwise possono creare una bozza di programma in pochi minuti e aiutarti a identificare gli intervalli adatti per nuovi incontri e compiti. Motion può anche intervenire quando stai per esagerare.

Se solo ci fosse qualcosa di simile per i menu dei dessert.

Suggerimento Professionale: La maggior parte degli strumenti di calendario IA ti permette di condividere il tuo calendario con il tuo staff, così possono pianificare un orario che funziona per loro. Se necessiti di spostare gli appuntamenti in seguito, l’app può contattarti e riorganizzare l’evento per te.

6. Velocizza La Creazione Di Contenuti

Certo, i social media non sono sempre una distrazione. Come proprietario di un’azienda, potresti essere incaricato di pubblicare sui conti aziendali. Potresti anche essere la persona che crea le newsletter via email e i post del blog.

Anche se l’IA può automatizzare completamente questi compiti, i risultati possono essere deludenti. Invece, vale la pena usare l’IA come tuo partner creativo.

Puoi utilizzare piattaforme popolari come ChatGPT, Claude, e Perplexity per ricercare argomenti, sviluppare angolazioni interessanti e persino ottimizzare i contenuti per il SEO. ChatGPT e generatori di immagini, come Pika, possono produrre contenuti visivi a partire da istruzioni scritte, e modelli AI dedicati possono addirittura creare brevi video. È tutto molto più rapido e semplice che partire da zero.

Per comprendere meglio il flusso di lavoro, immagina di possedere un’azienda che vende pannelli solari. Potresti aprire ChatGPT e chiedere idee di contenuto che si adattino al tuo mercato di riferimento. Potresti poi scegliere i tuoi preferiti e chiedere all’IA di creare un elenco puntato o un prompt per generare contenuti visivi.

Una volta creato il bozzetto, puoi inserirlo di nuovo nell’IA e chiedere un feedback.

Consiglio Pro: Strumenti specializzati per i contenuti di solito producono risultati più impressionanti. Per contenuti scritti, considera l’uso di Write o Jasper. Per elementi visivi, prova Pika, Descript, o Canva.

7. Lavora Con un Compagno di Brainstorming

Il contenuto non è l’unico ambito in cui l’IA può agire come tuo collaboratore.

Immagina di voler lanciare un nuovo prodotto. Come dovresti chiamarlo? Qual è il prezzo adatto? Com’è la concorrenza?

Queste sono tutte domande a cui strumenti come ChatGPT e il nostro Consulente Aziendale IA di DreamHost possono aiutarti a rispondere. Le risposte potrebbero non essere perfettamente accurate, ma questo dovrebbe fornirti un punto di partenza per ulteriori ricerche e brainstorming.

Puoi anche chiedere all’IA di aiutarti a risolvere problemi specifici all’interno della tua azienda. Più dettagliato è il tuo prompt, più personalizzata sarà la risposta.

Consiglio Professionale: Ricorda, l’IA è il tuo assistente. Usa le risposte come punto di partenza, scegli le opzioni che hanno più senso e costruisci su di esse usando la tua conoscenza ed esperienza.

8. Ottieni Appunti Perfetti Da Ogni Riunione

Prendere appunti è un compito amministrativo essenziale, ma non c’è modo di concentrarsi su una riunione mantenendo un resoconto dettagliato dei punti chiave. A meno che non si utilizzi l’IA, ovviamente.

Strumenti come Fireflies.ai e Otter.ai trasformano la registrazione della tua riunione in una trascrizione completa. Puoi poi aggiungere i nomi delle persone che parlano e generare una versione riassunta della discussione. Questi strumenti possono persino estrarre le azioni da intraprendere dalla conversazione e analizzare il tono emotivo del dialogo, assicurando che nessun contesto venga omesso.

Come imprenditore impegnato, poter ricordarti i punti chiave di una riunione con un cliente di tre mesi fa è estremamente utile.

Consiglio Pro: Dedica sempre qualche minuto a rivedere le note generate dall’IA per assicurarti che i dettagli siano stati catturati accuratamente, soprattutto per riunioni importanti.

9. Crea Presentazioni E Slide Decks Più Velocemente

Presentare un’ottima esposizione e supportarla con una presentazione di slide è un metodo collaudato per conquistare grandi clienti. Il problema è che preparare tutte quelle slide richiede una quantità ridicola di tempo.

Gli strumenti di presentazione IA stanno cambiando le regole del gioco qui. Con servizi come Tome e Beautiful.ai, è ora possibile creare presentazioni lucidate e professionali in pochi minuti.

Queste piattaforme intelligenti gestiscono l’aspetto visivo, selezionando layout adatti al tuo contenuto e inserendo grafiche pertinenti. Alcune possono persino generare uno script o estrarre punti elenco da un pitch esistente.

Di tutte le applicazioni dell’IA, questa deve essere una delle maggiori risparmiatrici di tempo.

Consiglio Pro: L’IA può offrire un ottimo punto di partenza per la tua presentazione. Tuttavia, dovresti sempre adattare il contenuto alla voce del tuo marchio e alle esigenze del tuo pubblico.

10. Esegui Analisi Avanzate dei Dati in Pochi Secondi

L’analisi dei dati è un importante primo passo per migliorare i processi nella tua azienda. Il problema è che pochi piccoli imprenditori hanno tempo o risorse da dedicare a un’analisi approfondita. Forse una volta all’anno, ma sicuramente non ogni mese.

Forse cambierebbe se avessi un professionista dei dati a tempo pieno a disposizione? Sembra costoso fino a quando non ti diciamo che questo esperto si chiama ChatGPT.

L’AI preferita nel mondo è in realtà un’abile analista di dati — capace di estrarre intuizioni chiave da grandi insiemi di dati e di produrre visualizzazioni impressionanti. Devi solo caricare i dati grezzi (un file CSV va bene) e chiedere tutto ciò che vuoi sapere.

Potresti addirittura fare un passo in più e caricare un anno di dati di vendita, interazioni con i clienti e tendenze di mercato. L’IA dovrebbe generare un rapporto completo che mostra le correlazioni tra le prestazioni dei prodotti, le demografie dei clienti, le variazioni stagionali e le potenziali opportunità future.

Se questo non è un miglioramento produttivo degno di nota, non sappiamo cos’altro possa esserlo!

Suggerimento Professionale: Ricorda che l’analisi dei dati IA riguarda la raccolta di informazioni. Anche se questo processo può rivelare intuizioni potenti, il tuo giudizio professionale dovrebbe guidare il processo decisionale.

11. Ottieni un Riassunto di Qualsiasi Documento

Oh ragazzo. Un documento di 80 pagine è appena arrivato sulla tua scrivania, e devi conoscere tutti i punti chiave entro la fine della settimana.

Potresti passare i prossimi tre giorni lavorativi a leggere ogni parola… oppure potresti far selezionare all’IA i punti più importanti e poi continuare con la tua lista di compiti.

Riteniamo che la seconda opzione sia probabilmente più efficiente.

Anche in questo caso, ChatGPT e Claude sono i tuoi amici. Carica il documento che devi analizzare, e poi chiedi all’intelligenza artificiale di riassumere il testo. In alternativa, puoi fare domande specifiche e far rispondere l’IA estrapolando citazioni testuali.

Anche se non consiglieremmo questa tecnica per cose davvero importanti (come documenti legali), può sicuramente farti risparmiare tempo nel recuperare rapporti interni e simili.

Consiglio Pro: Invece di leggere solo il riassunto, puoi chiedere all’IA di evidenziare le aree rilevanti del testo, e poi studiare quelle sezioni personalmente in modo completo.

12. Togli Il Supporto Clienti Base Dalle Tue Responsabilità

Se la tua attività non è abbastanza grande da avere un agente di supporto a tempo pieno, probabilmente gestisci ancora molte richieste in arrivo. E per essere brutalmente onesti, alcune di esse sono davvero inutili — come le domande che sono già state risposte nelle tue Domande frequenti.

La buona notizia è che non devi passare metà della tua settimana lavorativa a gestire queste richieste. Puoi ottenere un Bot di supporto IA per farlo al posto tuo.

Soluzioni come Zendesk e Help Scout ti permettono di configurare chatbot alimentati da IA che possono fornire supporto 24/7 ai clienti tramite il tuo sito web. Questi bot possono interpretare le richieste in arrivo, indirizzare gli utenti verso risorse pertinenti e raccogliere informazioni su ticket di supporto più complessi.

Consiglio Pro: Mantieni aggiornato il tuo sistema di assistenza clienti AI con nuove informazioni sui prodotti, le domande frequenti dei clienti e le linee guida del marchio per assicurarti che le risposte siano sempre all’altezza.

Migliora La Produttività In Tutta La Tua Azienda

Come dimostra questa guida, l’IA ha il potenziale per migliorare molteplici aree del tuo flusso di lavoro come imprenditore — dall’accelerare le attività quotidiane al potenziare la tua creatività. Può anche aiutarti a gestire più compiti contemporaneamente.

La chiave è non fare troppo affidamento sull’IA. La generazione attuale di strumenti è potente, ma dovresti comunque tenere saldamente le mani sul volante.

Se vuoi sperimentare, prova il nostro Consulente Aziendale IA. È stato progettato per aiutarti ad affrontare le attività aziendali comuni, ed è completamente gratuito per i clienti DreamHost!

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