12 Clevere Wege, Um Deine Produktivität Mit AI Zu Steigern

Ein Unternehmen zu besitzen, kann sich anfühlen, als würde man einen Zirkus leiten. Du hast vielleicht keine Elefanten, die auf riesigen Strandbällen balancieren, aber du jonglierst definitiv mit mehreren Aufgaben, während du auf dem Seil der Rentabilität balancierst.

Wäre es nicht schön, etwas weniger zu tun zu haben?

Nun, das ist es, was kluge Unternehmer gerade tun. Ihr Geheimnis ist AI.

Wir würden nicht behaupten, dass künstliche Intelligenz deinen gesamten Arbeitstag automatisieren oder Mitarbeiter ersetzen kann, aber es besteht kein Zweifel, dass die Technologie deine Produktivität bei der Arbeit steigern kann.

Um Dir diese Vorteile zu erschließen, haben wir einen umsetzbaren Leitfaden zur produktivitätssteigernden KI erstellt.

Bereit, einzusteigen? Los geht’s!

Wie KI Deine Produktivität Steigern Kann

AI erlebt gerade einen Moment. Du hast wahrscheinlich schon gehört, dass die Technologie „jede Branche stören“ und „jeden durch Roboter ersetzen“ wird.

Das bleibt abzuwarten. Wir sind noch nicht an diesem Punkt.

KI ist eher wie ein wirklich intelligenter Praktikant. Du solltest es wahrscheinlich nicht unbeaufsichtigt lassen. Aber mit den richtigen Anweisungen kann es eine Reihe von Aufgaben bewältigen und deine eigene Arbeit unterstützen.

Mindestens genauso wichtig ist, dass die meisten AI-Tools viel einfacher zu bedienen sind als traditionelle Software. Du tippst einfach ein, was Du brauchst und wartest auf die Antwort. Wenn die erste Antwort nicht ganz richtig ist, fragst Du einfach nach Überarbeitungen.

Was KI für dein Geschäft tun kann (und was nicht)

Lass uns einen Moment nehmen, um durch den Hype zu schneiden. Hier sind einige Beispiele dafür, wie KI die Geschäftsproduktivität unterstützen kann:

• Automatisierung einfacher Verwaltungsaufgaben
• Durchführung von Datenanalysen
• Verbesserung des Kundensupports
• Eintauchen in die Forschung
• Unterstützung bei kreativen Aufgaben

Auf der anderen Seite solltest Du sehr vorsichtig sein, wenn Du KI einsetzt, um Aufgaben wie die folgenden zu erledigen:

• Vollständige Entwürfe schreiben
• Aktuelle und genaue Informationen finden
• An HR- und Rechtsangelegenheiten arbeiten
• Finanzielle Entscheidungen treffen
• Kreativität automatisieren

Aktuelle KI-Tools sind unzuverlässig, daher ist es am besten, KI zu vermeiden, wenn Fehler wichtig sind.

Es ist auch wichtig zu bedenken, dass große Sprachmodelle keine neuen Ideen haben — sie remixen nur Konzepte, denen sie zuvor begegnet sind. Aus diesem Grund empfehlen wir, die Kontrolle über deinen kreativen Workflow zu behalten und KI als Assistenten oder Partner zu verwenden.

12 Effektive Wege, Um Die Produktivität Mit KI Zu Steigern

Schluss mit den vagen Faustregeln; wenn Du ernsthaft daran interessiert bist, KI zu nutzen, um die Produktivität zu steigern, haben wir eine ganze Menge Ideen parat!

1. Automatisiere Deine To-Do-Liste und Priorisiere Aufgaben

Als kleiner Unternehmer hast du wahrscheinlich keinen privaten Sekretär. Die Aufgabenverwaltung ist dein eigener Bereich.

Und Junge, Du hast viele Aufgaben. Allein die Liste zu aktualisieren, ist ein Halbtagsjob.

Wenn Du mehr Zeit damit verbringen möchtest, Dinge zu erledigen, könntest Du versuchen, die in Plattformen wie Notion, ClickUp, und Todoist integrierten AI-Tools zu verwenden. Diese Werkzeuge helfen dabei, Deine Arbeitslast zu organisieren, indem sie automatisch Aufgaben priorisieren, Erinnerungen setzen und sogar Arbeitsabläufe vorschlagen, die auf Deinen Zielen basieren.

Stell Dir vor, Du hast eine chaotische Liste von Aufgaben für die Woche. KI kann sie automatisch kategorisieren (z.B. „dringend“, „niedrige Priorität“ usw.) und dann einen täglichen Zeitplan erstellen, der Deine Arbeitsbelastung ausgleicht, sodass Du Dich auf das Wesentliche konzentrieren kannst.

Profi-Tipp: Integriere dein Projektmanagement-Tool mit deiner Kalender-App, um deine Aufgaben in deinem Zeitplan zu sehen.

2. E-Mails Schneller Beantworten

Wenn man im Geschäftsbereich von einem notwendigen Übel sprechen könnte, käme die E-Mail dem wohl am nächsten.

Der durchschnittliche amerikanische Arbeitnehmer verbringt fast 11 Stunden pro Woche damit, E-Mails zu tippen. Du kannst wetten, dass diese Zahl für Gründer höher ist.

Die gute Nachricht ist, dass es möglich ist, diese Zeit durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz drastisch zu verkürzen.

Superhuman, superReply und Gmails eigenes Smart Compose nutzen alle KI, um E-Mail-Entwürfe in Sekunden zu erstellen. Sie können sogar vorherige Nachrichten in der Konversation „lesen“ und eine Antwort schreiben, die zum Kontext passt. Einige erlauben es Dir auch, den Ton, den Du möchtest, zu wählen.

Profi-Tipp: Verwende ChatGPT zum Verfassen von E-Mails! Stelle nur sicher, dass Du ein Beispiel Deines Schreibstils hochlädst, damit die KI den richtigen Ton trifft.

3. Verbessere Dein Zeitmanagement

Wenn Du Dich auf etwas konzentrierst, vergisst Du leicht, dass die Zeit vergeht. Das ist bei Aufgaben mit hoher Priorität in Ordnung, aber Du kannst eine ganze Woche damit verbringen, tiefsinnige Gedanken für LinkedIn zu entwickeln. Nicht sehr produktiv.

Um sicherzustellen, dass Du Deine wertvolle Zeit weise nutzt, ist es eine gute Idee, Deine Arbeit zu verfolgen. Tools wie RescueTime TimeSheets und Timely verwenden AI, um genau zu überwachen, wie Du Deine Zeit verbringst, Ineffizienzen zu identifizieren und Wege zur Optimierung Deines Zeitplans vorzuschlagen. Sie können Dir auch helfen, realistische Ziele zu setzen und Deinen Fortschritt zu verfolgen.

Profi-Tipp: Überprüfe die wöchentlichen Berichte von intelligenten Zeitverfolgungswerkzeugen, um Muster in deiner Produktivität zu erkennen und passe deine Arbeitsgewohnheiten entsprechend an.

4. Ablenkungen Blockieren

Zeit mit der falschen Aufgabe zu verbringen, ist nicht der einzige Produktivitätskiller.

Eine Unterbrechung während einer wichtigen Aufgabe kann leicht Deine Konzentration zerstören. Es braucht nur eine Benachrichtigung, um Dich auf den Weg zur Prokrastination zu schicken. Und wenn Du von zu Hause arbeitest, gibt es noch viele weitere potenzielle Ablenkungen zu vermeiden!

Zum Glück gibt es Hilfe. Eine neue Generation von KI-gestützten Apps kommt auf den Markt, die intelligente Filter bieten, die unproduktive Websites und Apps blockieren — soziale Medien, Nachrichtenseiten, YouTube und so weiter. Zwei Vorreiter sind FocusTug und Hedge.

Während traditionelle Ablenkungsblocker auf einfachen Filtern basieren, überprüfen diese Browser-Erweiterungen jede Seite, um sicherzustellen, dass Du nicht von der Arbeit abkommst. Mit Hedge kannst Du der App tatsächlich sagen, woran Du arbeiten möchtest, und sie wird Dir helfen, bei der Sache zu bleiben.

Profi-Tipp: Hedge beinhaltet auch einen Timer für die Pomodoro-Technik, was bedeutet, dass Du Dich für eine festgelegte Zeit konzentrieren kannst.

5. Klüger Planen Mit KI-Gesteuerten Kalendern

Wie das Aufgabenmanagement kann auch die Planung einen ziemlich großen Einfluss auf deine gesamte Produktivität haben.

Nimm Besprechungen als Beispiel. Nach einem Vormittag voller Videokonferenzen wird Dein erschöpftes Gehirn am Nachmittag nicht mehr viel erledigen können.

Ebenso benötigen bestimmte Aufgaben eine spezifische Zeitdauer. Diese Puzzleteile in deinem Kalender zusammenzusetzen, kann ein zeitaufwändiges Rätsel sein.

KI kann diesen Prozess abkürzen. Tools wie Motion und Clockwise können innerhalb von Minuten einen Entwurf für einen Zeitplan erstellen und helfen Dir dabei, passende Lücken für neue Meetings und Aufgaben zu finden. Motion kann sogar eingreifen, wenn Du dabei bist, Dich zu sehr zu übernehmen.

Wenn es doch nur etwas Ähnliches für Dessertkarten gäbe.

Profi-Tipp: Die meisten KI-Kalenderwerkzeuge ermöglichen es dir, deinen Kalender mit deinem Team zu teilen, damit sie eine passende Zeit zum Planen finden können. Wenn du später etwas verschieben musst, kann die App Kontakt aufnehmen und das Ereignis für dich neu arrangieren.

6. Inhalteerstellung Beschleunigen

Natürlich ist Social Media nicht immer eine Ablenkung. Als Geschäftsinhaber könntest Du für das Posten auf den Unternehmenskonten verantwortlich sein. Du könntest auch die Person sein, die E-Mail-Newsletter und Blogbeiträge erstellt.

Obwohl KI diese Aufgaben vollständig automatisieren kann, können die Ergebnisse enttäuschend sein. Stattdessen lohnt es sich, KI als deinen kreativen Partner zu verwenden.

Du kannst beliebte Plattformen wie ChatGPT, Claude und Perplexity nutzen, um Themen zu recherchieren, spannende Perspektiven zu entwickeln und sogar Inhalte für SEO zu optimieren. ChatGPT und Bildgeneratoren, wie Pika, können visuelle Inhalte aus schriftlichen Anweisungen erstellen, und spezialisierte KI-Modelle können sogar kurze Videos kreieren. Es ist alles viel schneller und einfacher als von Grund auf neu zu beginnen.

Um ein besseres Verständnis des Workflows zu bekommen, stelle Dir vor, Du besitzt ein Geschäft, das Solarmodule verkauft. Du könntest ChatGPT öffnen und nach Inhaltsideen fragen, die zu Deinem Zielmarkt passen. Du könntest dann Deine Favoriten auswählen und die KI bitten, eine Aufzählung oder ein Prompt zu erstellen, um visuellen Inhalt zu generieren.

Sobald Du den Entwurf erstellt hast, kannst Du ihn wieder in die KI einstecken und um Feedback bitten.

Profi-Tipp: Spezialisierte Inhalts-Tools erzielen in der Regel beeindruckendere Ergebnisse. Für schriftliche Inhalte solltest Du Write oder Jasper in Betracht ziehen. Für visuelle Inhalte versuche es mit Pika, Descript oder Canva.

7. Arbeite Mit Einem Brainstorming-Partner

Inhalt ist nicht der einzige Bereich, in dem KI als dein Partner agieren kann.

Angenommen, Du denkst darüber nach, ein neues Produkt auf den Markt zu bringen. Wie solltest Du es nennen? Welcher Preis wäre angemessen? Wie sieht die Konkurrenz aus?

Dies sind alles Fragen, bei denen Dir Werkzeuge wie ChatGPT und der AI-Geschäftsberater von DreamHost helfen können. Die Antworten sind möglicherweise nicht perfekt genau, aber sie sollten Dir einen Ausgangspunkt für weitere Recherchen und Ideensammlungen bieten.

Du kannst auch AI bitten, Dir bei spezifischen Problemen in Deinem Unternehmen zu helfen. Je detaillierter Dein Prompt ist, desto personalisierter wird die Antwort sein.

Profi-Tipp: Denk daran, AI ist dein Assistent. Nutze die Antworten als Ausgangspunkt, wähle die Optionen, die am meisten Sinn machen, und baue sie mit deinem eigenen Wissen und deiner Erfahrung aus.

8. Perfekte Notizen Von Jedem Treffen Erhalten

Notizen zu machen ist eine wesentliche Verwaltungsaufgabe, aber es gibt keine Möglichkeit, sich auf ein Meeting zu konzentrieren, während man gleichzeitig eine umfassende Aufzeichnung der Kernpunkte führt. Es sei denn, Du verwendest KI.

Tools wie Fireflies.ai und Otter.ai verwandeln eine Aufnahme Deines Meetings in ein vollständiges Transkript. Du kannst dann die Namen der sprechenden Personen hinzufügen und eine zusammengefasste Version der Diskussion erstellen. Diese Tools können sogar Aktionspunkte aus dem Gespräch extrahieren und den emotionalen Ton der Unterhaltung analysieren, sodass kein Kontext verloren geht.

Als beschäftigter Unternehmer ist es super nützlich, sich an die wichtigsten Gesprächspunkte aus einem Kundentreffen vor drei Monaten erinnern zu können.

Profi-Tipp: Nimm dir immer ein paar Minuten Zeit, um die von AI generierten Notizen zu überprüfen, damit die Details genau erfasst wurden, besonders bei wichtigen Treffen.

9. Präsentationen Und Slide-Decks Schneller Erstellen

Eine großartige Präsentation zu liefern und sie mit einem Folien-Deck zu unterstützen, ist ein bewährter Weg, um große Kunden zu gewinnen. Das Problem ist, dass die Vorbereitung all dieser Folien unglaublich viel Zeit in Anspruch nimmt.

AI-Präsentationstools verändern hier das Spiel. Mit Angeboten wie Tome und Beautiful.ai ist es jetzt möglich, in Minuten polierte, professionelle Diashows zu erstellen.

Diese intelligenten Plattformen übernehmen die visuelle Seite, indem sie Layouts auswählen, die zu deinem Inhalt passen, und relevante Grafiken einfügen. Einige können sogar ein Skript generieren oder Stichpunkte aus einer vorhandenen Präsentation extrahieren.

Von allen Anwendungsfällen für KI muss dies einer der größten Zeitersparnisse sein.

Profi-Tipp: KI kann einen großartigen Ausgangspunkt für deine Diashow bieten. Dennoch solltest du den Inhalt immer an deine Markenstimme und die Anforderungen deines Publikums anpassen.

10. Fortgeschrittene Datenanalyse in Sekunden durchführen

Datenanalyse ist ein wichtiger erster Schritt zur Verbesserung der Prozesse in Deinem Unternehmen. Das Problem ist, dass wenige Kleinunternehmer die Zeit oder die Ressourcen haben, sich einer tiefgehenden Analyse zu widmen. Vielleicht einmal im Jahr, aber definitiv nicht jeden Monat.

Vielleicht würde sich das ändern, wenn Du einen Vollzeit-Datenprofi zur Hand hättest? Es klingt teuer, bis wir Dir sagen, dass dieser Experte den Namen ChatGPT trägt.

Der weltweit beliebteste KI ist tatsächlich ein erfahrener Datenanalyst — fähig, wichtige Erkenntnisse aus großen Datensätzen zu gewinnen und beeindruckende Visualisierungen zu erstellen. Du musst nur die Rohdaten hochladen (eine CSV-Datei reicht aus) und nach allem fragen, was Du wissen möchtest.

Du könntest sogar noch einen Schritt weiter gehen und ein Jahr voller Verkaufsdaten, Kundeninteraktionen und Markttrends hochladen. Die KI sollte einen umfassenden Bericht erstellen, der die Zusammenhänge zwischen Produktleistung, Kundendemografie, saisonalen Schwankungen und potenziellen zukünftigen Möglichkeiten aufzeigt.

Wenn das kein lohnender Produktivitätsschub ist, wissen wir es auch nicht!

Profi-Tipp: Denke daran, dass die KI-Datenanalyse darum geht, Informationen zu sammeln. Obwohl dieser Prozess mächtige Einblicke offenbaren kann, sollte dein professionelles Urteilsvermögen den Entscheidungsprozess leiten.

11. Erhalte Eine Zusammenfassung Von Jedem Dokument

Oh Junge. Ein 80-seitiges Dokument ist gerade auf deinem Schreibtisch gelandet, und du musst bis Ende der Woche alle wichtigen Erkenntnisse kennen.

Du könntest die nächsten drei Arbeitstage damit verbringen, jedes Wort zu lesen… oder Du könntest einfach die KI die wichtigsten Punkte herausfiltern lassen und dann mit Deiner Aufgabenliste fortfahren.

Wir denken, dass die zweite Option wahrscheinlich effizienter ist.

Wieder sind ChatGPT und Claude deine Freunde hier. Lade das Dokument hoch, das du prüfen möchtest, und bitte dann das KI-System, den Text zusammenzufassen. Alternativ kannst du spezifische Fragen stellen und die KI antworten lassen, indem sie wörtliche Zitate herauspickt.

Obwohl wir diese Technik nicht für wirklich wichtige Dinge (wie rechtliche Dokumente) empfehlen würden, kann sie dir definitiv Zeit sparen, um bei internen Berichten und ähnlichem auf dem neuesten Stand zu bleiben.

Profi-Tipp: Anstatt nur die Zusammenfassung zu lesen, kannst Du die KI bitten, relevante Bereiche des Textes hervorzuheben, und dann diese Abschnitte selbst vollständig durchgehen.

12. Nimm Den Basis-Kundensupport Von Deinem Teller

Wenn dein Geschäft nicht groß genug ist, um einen Vollzeit-Supportmitarbeiter zu beschäftigen, bearbeitest du wahrscheinlich immer noch viele eingehende Anfragen. Und um ganz ehrlich zu sein, einige davon sind wirklich sinnlos – wie Fragen, die bereits in deinen Häufig gestellten Fragen beantwortet wurden.

Die gute Nachricht ist, dass Du nicht die Hälfte Deiner Arbeitswoche damit verbringen musst, diese Anfragen zu bearbeiten. Du kannst stattdessen einen AI-Support-Bot dafür einsetzen.

Lösungen wie Zendesk und Help Scout ermöglichen es Dir, KI-gestützte Chatbots einzurichten, die über Deine Website rund um die Uhr Unterstützung für Kunden bieten können. Diese Bots können eingehende Anfragen interpretieren, Benutzer zu relevanten Ressourcen leiten und Informationen über komplexere Support-Tickets sammeln.

Profi-Tipp: Halte Dein AI-Kundensupportsystem immer auf dem neuesten Stand mit Informationen zu neuen Produkten, häufigen Kundenfragen und Markenrichtlinien, um sicherzustellen, dass die Antworten immer den Anforderungen entsprechen.

Steigere Die Produktivität In Deinem Unternehmen

Wie dieser Leitfaden zeigt, hat es das Potenzial, viele Bereiche deines Arbeitsablaufs als Unternehmer zu verbessern — von der Beschleunigung alltäglicher Aufgaben bis hin zur Steigerung deiner Kreativität. Es kann dir sogar helfen, effektiver zu multitasken.

Der Schlüssel liegt darin, sich nicht zu sehr auf KI zu verlassen. Die aktuelle Generation von Tools ist leistungsfähig, aber du solltest immer noch fest am Steuer sitzen.

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