Wat zou mijn Zapier-werklast kosten op n8n of op mijn eigen server?

Tienduizend leads per maand via een Zap met vijf stappen komt neer op 50.000 Zapier-taken, oftewel $433,50 op Professional, maandelijks gefactureerd. Zapier telt een taak telkens wanneer een actiestap slaagt. Het helpartikel over hoe taakgebruik wordt gemeten zegt: Zap triggers never use tasks, dus de formulierinzending die elke run start is gratis en elk van de vijf acties daarna kost er één. Op n8n telt dezelfde lead als één uitvoering, hoeveel stappen de workflow ook heeft.

We hebben die ene workflow bij drie volumes op beide diensten doorgerekend, hem met zelfgehoste n8n op een testmachine gedraaid en er één server naast gezet waarvan de prijs niet verandert met het volume, inclusief de uren die je aan onderhoud kwijt bent.

Hoe Zapier en n8n dezelfde workflow tellen

Zapier factureert per taak, n8n per uitvoering.

De twee meters lopen op meer punten uiteen dan alleen actiestappen:

Om je eigen account om te rekenen, open je de gebruikspagina van Zapier en neem je het aantal taken van vorige maand. Deel dat door het aantal acties in een gemiddelde Zap, en je hebt ongeveer je maandelijkse aantal runs, en dat is wat n8n factureert. Stel dat de pagina 18.000 taken toont en je Zaps gemiddeld vier acties hebben. Dan kom je op ongeveer 4.500 runs. Die passen in n8n Cloud Pro voor $60, terwijl dezelfde maand bij Zapier op het niveau van 20.000 taken uitkomt voor $283,50, maandelijks gefactureerd.

Dezelfde workflow bij drie volumes

Elke rekening hier is een berekening op basis van de twee prijslijsten, gecontroleerd op 2 okt. 2026, en de workflow en de volumes zijn aannames die je kunt vervangen door je eigen cijfers:

• Een formulierinzending start elke run, gevolgd door vijf acties: de lead aan je CRM toevoegen, de verkoper waarschuwen, de lead inschrijven voor een opvolgreeks per e-mail, een opvolgtaak aanmaken en een rij in een spreadsheet vastleggen.
• De eerste vier stappen zijn het eigen voorbeeld van Zapier op de tarievenpagina. De spreadsheetrij hebben wij toegevoegd.
• Elke run slaagt en elke stap draait.
• Zapier is doorgerekend op Professional voor één gebruiker, maandelijks gefactureerd, in Amerikaanse dollars exclusief belasting. Elke rij gebruikt het goedkoopste niveau, of niveau plus extra gebruik, dat de maand dekt. Het Team-abonnement kost meer dan Professional bij hetzelfde taakniveau, dus dat hebben we hier niet doorgerekend.
• n8n Cloud is doorgerekend op het kleinste abonnement dat de maand dekt, maandelijks gefactureerd, tegen de dollarprijzen die de prijspagina aan een Amerikaanse bezoeker toont.
• De trigger gebruikt geen taak, zoals zowel het helpartikel als de prijs-FAQ van Zapier zeggen, al formuleert de tarievenpagina van Zapier het anders: daar staan Trigger and action steps samen vermeld voor 1 task per step. Als de trigger wel zou meetellen, zouden de drie Zapier-rekeningen $166,90, $542,50 en $1.599 bedragen.

De tabel stopt bij 50.000 runs omdat de gepubliceerde prijzen van n8n Cloud stoppen bij 50.000 uitvoeringen per maand.

De meeste van deze rijen vallen precies op een abonnementslimiet. De twee diensten gaan heel verschillend om met een drukkere maand. Neem de rij met 10.000 leads. Stel dat een maand 20% hoger uitvalt. Bij Zapier worden de extra 10.000 taken gefactureerd tegen het tarief per taak van het niveau van 50.000 taken, $0,0109, wat $109 toevoegt. De kleinste rij van Zapier werkt hetzelfde, tegen een hoger tarief: $0,0334 voor elke taak boven de 5.000. Bij n8n Cloud dekt Pro precies 10.000 uitvoeringen, dus de extra 2.000 runs mislukken, tenzij je overstapt naar het abonnement van $145. Het abonnement met 50.000 uitvoeringen bij n8n Cloud is net zo vol, en het is het laatste abonnement met een gepubliceerde prijs. Daarboven kun je uitvoeringen bijkopen of overstappen op Enterprise, tegen prijzen die n8n niet publiceert.

De vreemd ogende $1.509 is de goedkoopste route van Zapier naar 250.000 taken: het 200K-niveau voor $1.149 plus 50.000 taken tegen betalen per taak à $0,0072 per stuk. Die extra taken voegen $360 toe. Dat is nog steeds $90 minder dan overstappen naar het 300K-niveau voor $1.599.

De serverprijs verandert niet tussen de rijen. Runs, stappen en bandbreedte voegen er geen regel aan toe.

De prijspagina van Zapier opent met Starting from $19.99 /month, de jaarprijs van het kleinste niveau. Wij gaan overal uit van maandelijkse facturering voor beide diensten. Jaarlijkse facturering verlaagt elke rij. Betaal je liever een jaar vooruit, dan kosten dezelfde rijen dit per maand:

Waarom een Zapier-rekening sneller stijgt dan je aantal leads

Voeg één AI-stap met een geavanceerd model toe aan de workflow van 10.000 leads, en elke run gebruikt 8 taken, oftewel 80.000 per maand. Daarmee kom je op het 100K-niveau voor $733,50. Volgens de prijspagina van Zapier volgen AI-stappen, code en SDK nu allemaal dezelfde prijzen op basis van taken. Een AI-stap kost 1 taak op standaardmodellen, 3 op geavanceerde modellen en 5 op premium modellen. Bij n8n Cloud telt de run nog steeds één keer en blijft het abonnement $60. Gebruik je je eigen modelsleutel, dan factureert je AI-provider elke aanroep rechtstreeks, op beide diensten, buiten alle bedragen hier.

Zapier laat je Zaps ook doordraaien als je over de limiet gaat. Bij accounts die sinds januari 2024 zijn geopend, wordt betalen per taak standaard ingeschakeld zodra je de taaklimiet van je abonnement overschrijdt. Die extra taken kosten meer dan taken binnen je abonnement. De facturering stopt bij drie keer de limiet van je abonnement. Daarna worden je Zaps gepauzeerd tot de volgende cyclus, volgens het artikel van Zapier over hoe betalen per taak werkt.

Bij een leadformulier betekent een mislukte run dat die lead niet in je CRM komt tot iemand het handmatig opnieuw probeert. Schommelt je volume van maand tot maand, kies dan een abonnement dat past bij je drukste maand, of een opzet zonder limiet.

Wanneer n8n Cloud meer telt dan Zapier

Een Zap die elke paar minuten een spreadsheet controleert op nieuwe rijen, kost op Zapier niets tot er een gevonden wordt, omdat een pollingtrigger nooit een taak gebruikt. Op n8n Cloud telt een Schedule Trigger één uitvoering telkens wanneer hij afgaat, wat hij ook vindt. Volgens de prijs-FAQ van n8n komt een controle elke vijf minuten neer op ongeveer 8.600 tot 8.900 uitvoeringen per maand. Dat is het grootste deel van het Pro-abonnement van 10.000 uitvoeringen, nog voordat er één lead binnenkomt.

Bestaat je account vooral uit geplande controles, reken dan zelf na voordat je overstapt op n8n Cloud. Op je eigen server heeft de gratis Community-editie geen uitvoeringsquotum, omdat n8n alleen quota op de betaalde abonnementen zet.

Wat de serverprijs niet meerekent

Voor de abonnementsprijs krijg je een server waarop n8n al draait met PostgreSQL en automatische SSL. Je tijd zit er niet in. Er komen ook nog een paar andere kosten voor jouw rekening:

• Je Zaps herbouwen als n8n-workflows is de grote eenmalige kostenpost, en in de volgende sectie zetten we die af tegen je besparingen. Overstappen vanaf n8n Cloud is makkelijker, omdat je workflows als JSON exporteert en in de nieuwe editor importeert. Inloggegevens gaan alleen niet mee met de export, dus die voer je allemaal opnieuw in.
• Kosten voor AI-modellen zitten in geen enkele rekening hier. Houd rekening met de API-kosten van je AI-provider als een workflow een model aanroept.
• Back-ups moeten ergens buiten de server staan. De server wordt geleverd met een hulpscript n8n-backup dat snapshots maakt van je workflowdatabase, en die snapshots wil je ergens anders naartoe kopiëren.

Wat de grootte betreft vraagt de installatiegids voor Docker Compose van n8n om minimaal 4 GB RAM en 2 vCPU's. Stack 8 heeft 2 vCPU en 8 GB RAM, twee keer het geheugenminimum van n8n, en de productpagina omschrijft het als Voor apps in productie. Stack 4 voldoet ook aan het minimum van n8n, met als omschrijving Voor lichte apps en soloprojecten, dus dat is de stap lager voor een lichte werklast. We hebben n8n gedraaid op een test-VM ter grootte van Stack 4 (zie hieronder); de abonnementskeuze volgt nog steeds de richtlijnen van n8n zelf. De gepubliceerde benchmark van n8n draaide op een machine met 4 GB en verwerkte tot 220 uitvoeringen per seconde bij een eenvoudige workflow met twee nodes, terwijl 50.000 runs per maand gemiddeld neerkomt op ongeveer 0,02 per seconde. Volgens de documentatie van n8n is geheugen meestal belangrijker dan CPU. Houd het in de gaten als je zwaardere workflows toevoegt.

Wat de workflow deed op onze test-VM

Op 22 oktober 2026 hebben we een vervangende workflow met vijf nodes voor de leadworkflow gedraaid op n8n 2.44.5 met PostgreSQL, op basis van de eigen Docker Compose-bestanden van n8n, op een test-VM met 2 vCPU en 4 GB geheugen, de opbouw van Stack 4. Die nam een webhook aan, schoonde de velden op, gaf de lead een score, controleerde de score en schreef een bericht, allemaal met de ingebouwde nodes van n8n in plaats van de CRM-, e-mail- en spreadsheetapps. Daarna stuurden we er 2.000 leads naartoe, 10 tegelijk. Er werd niets buiten de VM aangeroepen. De VM draaide op een arm64-Mac, dus het is onze testmachine en geen server van DreamHost.

Omdat de stappen ingebouwde nodes waren, laat de test zien wat n8n nodig heeft om een workflow van die lengte uit te voeren, niet de taken die Zapier voor je echte apps zou tellen. Volgens onze berekening levert 50.000 uitvoeringen per maand à zo'n 5 KB ongeveer 250 MB uitvoeringsgeschiedenis per maand op als je die nooit opschoont. Stel daarom het opschonen van uitvoeringen in n8n in voordat de database groeit. Dit was een lichte workflow zonder externe apps, inloggegevens of AI-stappen. 29 uitvoeringen per seconde is dus het tempo van onze test en geen bovengrens voor n8n, en we hebben de test één keer gedraaid. De kant van Zapier konden we niet meten: de taaktellingen en bedragen van Zapier komen uit de gepubliceerde regels en prijzen van Zapier.

Wanneer de server zich terugverdient

Je eigen onderhoud is de kostenpost die de prijstabel niet laat zien. We gaan uit van een à twee uur per maand: een snapshot met n8n-backup, een kopie buiten de server, n8n-update en daarna een controle of je workflows nog werken. Weet je hoeveel uur je eraan kwijt bent? Vul dan je eigen aantal in.

Het Bureau of Labor Statistics stelt het Amerikaanse mediaanuurloon voor softwareontwikkelaars, QA-analisten en testers in mei 2025 op $64,44. Die uren zijn dan $64,44 tot $128,88 per maand waard. Tel je ze op bij de verlengingsprijs van de server in de prijstabel, dan krijg je de bandbreedte van ongeveer $86 tot $151 in de grafiek. Reken je met een lager uurloon, dan zakt die bandbreedte. Dezelfde pagina van het BLS stelt het mediaanloon van alle Amerikaanse werknemers in mei 2025 op $50.980 per jaar. Volgens onze omrekening is dat ongeveer $24,51 per uur bij een werkjaar van 2.080 uur, en tegen dat tarief loopt de bandbreedte van ongeveer $47 tot $71.

Tegen het ontwikkelaarstarief valt het bedrag van Zapier van $133,50 bij 1.000 leads binnen de bandbreedte. Bij 10.000 en 50.000 leads kost Zapier tussen ongeveer $280 en $1.360 per maand meer dan de server plus twee uur van je tijd. De bedragen van n8n Cloud van $24 en $60 liggen onder de bandbreedte. De server blijft de lagere rekening, maar zodra je je uren meetelt, is n8n Cloud goedkoper voor een kleine werklast. Het bedrag van $145 bij 50.000 leads valt binnen de bandbreedte, wat qua geld bijna gelijkspel is. Bij dat volume zit het voordeel van de server in de groeiruimte: 8 GB RAM tegenover de 1.280 MiB die het abonnement van n8n Cloud voor 50.000 uitvoeringen aan n8n geeft.

In de maandbedragen zit de eenmalige herbouw niet. We vonden bij Zapier en n8n geen gepubliceerde herbouwtijd. De tabel hieronder is onze schatting. We gaan uit van 10 Zaps van ongeveer 2 uur per stuk, dus 20 uur werk, plus 2 uur onderhoud per maand, en we zetten de besparing af tegen het bedrag van Zapier bij elk volume. Elke cel toont hoeveel maanden het duurt voordat de besparing de herbouw dekt, met je tijd geprijsd tegen het mediaanloon van ontwikkelaars en tegen dat van alle werknemers.

Jouw aantal Zaps en uren zullen afwijken. Twee keer zoveel Zaps verdubbelt ongeveer het aantal maanden in elke rij.

Wat je met de gratis licentie mag doen

De zelfgehoste Community-editie is gratis onder de Community-licentie van n8n, officieel de Sustainable Use License, voor je eigen interne bedrijfsdoeleinden. De licentie-FAQ trekt de grens bij wie de workflows bouwt. Werk voor klanten mag. Je kunt op je eigen instantie automatiseringen voor klanten bouwen en daarvoor rekenen, zolang alleen mensen binnen je organisatie ze maken of bewerken. Je mag n8n echter niet hosten zodat klanten er zelf hun workflows in bouwen.

Volgens de vergelijking van edities van n8n ontbreken sommige functies helemaal in de Community-editie, waaronder SSO, projecten, het delen van workflows en inloggegevens, en versiebeheer met Git. Heeft je team SSO of gedeelde inloggegevens nodig? Bekijk dan eerst de prijzen van de betaalde abonnementen van n8n voordat je overstapt.

Blijven of overstappen

Veelgestelde vragen over de prijzen van Zapier en n8n