12 Maneiras Inteligentes de Impulsionar Sua Produtividade com IA

Ter um negócio pode parecer como administrar um circo. Pode ser que você não tenha elefantes equilibrando-se em enormes bolas de praia, mas com certeza está fazendo malabarismos com múltiplas tarefas enquanto caminha na corda bamba da rentabilidade.

Não seria bom tirar algo da sua carga?

Bem, é isso que os empreendedores inteligentes estão fazendo agora. Seu segredo é a IA.

Não sugeriremos que a inteligência artificial possa automatizar seu dia inteiro de trabalho ou substituir funcionários, mas não há dúvida de que a tecnologia pode aumentar sua produtividade no trabalho.

Para ajudar-te a desbloquear esses benefícios, nós criamos um guia prático sobre produtividade impulsionada por IA.

Pronto para começar? Vamos nessa!

Como A IA Pode Aumentar Sua Produtividade

A IA está tendo um momento agora. Provavelmente você já ouviu pessoas dizerem que a tecnologia vai “disruptar todas as indústrias” e “substituir todos por robôs”.

Isso ainda está para ser visto. Ainda não chegamos a esse ponto.

A IA é mais como um estagiário muito inteligente. Provavelmente não deverias deixá-la fazer nada sem supervisão. Mas com as instruções certas, ela pode lidar com uma variedade de tarefas e apoiar o teu trabalho.

Da mesma forma, a maioria das ferramentas de IA é muito mais fácil de usar do que softwares tradicionais. Você simplesmente digita o que precisa e espera pela resposta. Se a primeira resposta não for exatamente correta, você apenas pede revisões.

O Que A IA Pode (e Não Pode) Fazer Pelo Seu Negócio

Vamos reservar um minuto para cortar o exagero. Aqui estão alguns exemplos de como a IA pode ajudar com a produtividade empresarial:

• Automatizando administração simples
• Executando análise de dados
• Melhorando o suporte ao cliente
• Mergulhando em pesquisa
• Ajudando com suporte criativo

Por outro lado, você deve ser muito cuidadoso ao usar IA para completar tarefas como:

• Escrevendo rascunhos completos
• Encontrando informações precisas e atualizadas
• Trabalhando em questões de RH e jurídicas
• Tomada de decisões financeiras
• Automatizando a criatividade

As ferramentas de IA atuais são pouco confiáveis, portanto, é melhor evitar o uso de IA quando os erros importam.

Vale também a pena ter em mente que grandes modelos de linguagem não têm ideias novas — eles apenas remixam conceitos que já encontraram antes. Por essa razão, recomendamos manter o controle sobre seu fluxo de trabalho criativo e usar a IA como um assistente ou parceiro.

12 Maneiras Eficazes De Impulsionar A Produtividade Com IA

Chega de regras vagas; se você está realmente interessado em usar a IA para aumentar a produtividade, nós temos um monte de ideias prontas para usar!

1. Automatize Sua Lista de Tarefas e Priorize Atividades

Como um pequeno empreendedor, provavelmente você não tem um secretário particular. A gestão de tarefas é sua própria responsabilidade.

E rapaz, tu tens uma tonelada de tarefas. Apenas manter a lista atualizada já é um trabalho de meio período.

Se preferes passar mais tempo realizando tarefas, podes experimentar usar as ferramentas de IA integradas a plataformas como Notion, ClickUp, e Todoist. Essas ferramentas ajudam a organizar tua carga de trabalho, priorizando automaticamente as tarefas, definindo lembretes e até sugerindo fluxos de trabalho baseados em teus objetivos.

Imagine que você tem uma lista caótica de tarefas para a semana. A IA pode categorizá-las (por exemplo, “urgente”, “baixa prioridade”, etc.) automaticamente e depois criar uma agenda diária que equilibra sua carga de trabalho, garantindo que você se concentre no que mais importa.

Dica Pro: Integra tua ferramenta de gestão de projetos com tua aplicação de calendário para veres tuas tarefas dentro do teu horário.

2. Responder aos Emails Mais Rapidamente

Se pudesse descrever alguma coisa no negócio como um mal necessário, provavelmente o email é o que mais se aproxima.

O funcionário americano médio passa quase 11 horas por semana digitando emails. Pode apostar que esse número é maior para os fundadores.

A boa notícia é que é possível reduzir este tempo drasticamente usando inteligência artificial.

Superhuman, superReply e o próprio Smart Compose do Gmail utilizam IA para criar rascunhos de e-mails em segundos. Eles até podem “ler” mensagens anteriores na conversa e escrever uma resposta que corresponda ao contexto. Alguns permitem que você escolha o tom que deseja, também.

Dica Profissional: Use o ChatGPT para compor emails! Apenas certifique-se de carregar um exemplo do seu estilo de escrita para que a IA atinja o tom correto.

3. Otimize Sua Gestão de Tempo

Quando estás a concentrar-te em algo, é fácil esquecer que o tempo está a passar. Isto é aceitável em tarefas de alta prioridade, mas podes passar uma semana inteira pensando em pensamentos profundos para postar no LinkedIn. Não muito produtivo.

Para garantir que estás a usar o teu precioso tempo de forma sábia, é uma boa ideia monitorar o teu trabalho. Ferramentas como RescueTime TimeSheets e Timely utilizam IA para monitorar exatamente como gastas o teu tempo, identificar ineficiências e sugerir formas de otimizar a tua agenda. Também podem ajudar-te a definir metas realistas e acompanhar o teu progresso.

Dica Profissional: Verifique os relatórios semanais fornecidos por ferramentas inteligentes de controle de tempo para identificar padrões na sua produtividade e ajuste seus hábitos de trabalho de acordo.

4. Bloqueie As Distrações

Perder tempo na tarefa errada não é o único assassino da produtividade.

Qualquer interrupção durante uma tarefa importante pode facilmente destruir seu foco. Basta uma notificação para te enviar pelo caminho da procrastinação. E se você trabalha em casa, há muitas mais distrações potenciais para evitar!

Felizmente, a ajuda está a caminho. Uma nova geração de aplicativos alimentados por IA está surgindo, oferecendo filtros inteligentes que bloqueiam sites e aplicativos que parecem improdutivos — redes sociais, sites de notícias, YouTube, etc. Dois pioneiros são FocusTug e Hedge.

Enquanto os bloqueadores de distração tradicionais dependem de filtros simples, estas extensões de navegador avaliam cada página para garantir que você não se desvie do trabalho. Com o Hedge, você pode realmente dizer ao aplicativo no que deseja trabalhar, e ele ajudará você a manter o foco na tarefa.

Dica Profissional: Hedge inclui também um temporizador para a técnica Pomodoro, o que significa que você pode se concentrar por um tempo determinado.

5. Programe de Forma Mais Inteligente com Calendários Potencializados por IA

Como a gestão de tarefas, a programação pode ter um impacto bastante grande na sua produtividade geral.

Veja as reuniões como exemplo. Após uma manhã cheia de chamadas de vídeo, seu cérebro exausto não vai conseguir realizar muito na parte da tarde.

Da mesma forma, certas tarefas levam um tempo específico para serem completadas. Encaixar essas peças de quebra-cabeça no seu calendário pode ser um enigma que consome tempo.

A IA pode acelerar esse processo. Ferramentas como Motion e Clockwise podem criar um rascunho de agenda em minutos e ajudar a identificar lacunas adequadas para novas reuniões e tarefas. O Motion pode até intervir quando você está prestes a se sobrecarregar demais.

Se ao menos houvesse algo semelhante para cardápios de sobremesa.

Dica Profissional: A maioria das ferramentas de calendário de IA permite que compartilhes o teu calendário com a tua equipe, para que eles possam agendar um horário que funcione para eles. Se precisares reorganizar algo mais tarde, o aplicativo pode entrar em contato e rearranjar o evento para ti.

6. Acelere a Criação de Conteúdo

Claro, as redes sociais não são sempre uma distração. Como proprietário de um negócio, você pode ser responsável por postar nas contas da empresa. Você pode ser a pessoa que cria newsletters por email e posts de blog, também.

Embora a IA possa automatizar completamente essas tarefas, os resultados podem ser decepcionantes. Em vez disso, vale a pena usar a IA como seu parceiro criativo.

Podes usar plataformas populares como ChatGPT, Claude, e Perplexity para pesquisares tópicos, desenvolveres ângulos envolventes e até otimizares conteúdo para SEO. ChatGPT e geradores de imagem, como Pika, podem produzir conteúdo visual a partir de instruções escritas, e modelos de IA dedicados podem até criar vídeos curtos. É tudo muito mais rápido e fácil do que trabalhar do zero.

Para ter uma melhor compreensão do fluxo de trabalho, imagine que você possui um negócio que vende painéis solares. Você poderia abrir o ChatGPT e pedir ideias de conteúdo que se adequem ao seu público-alvo. Você poderia então escolher suas favoritas e pedir à IA para criar um esboço em tópicos ou um prompt para gerar conteúdo visual.

Uma vez que você tenha feito o rascunho, pode inseri-lo de volta na IA e pedir feedback.

Dica Profissional: Ferramentas especializadas de conteúdo geralmente produzem resultados mais impressionantes. Para conteúdo escrito, considere usar Write ou Jasper. Para visuais, experimente Pika, Descript, ou Canva.

7. Trabalhe Com Um Parceiro de Brainstorming

O conteúdo não é a única área onde a IA pode atuar como seu colaborador.

Digamos que estás pensando em lançar um novo produto. Como deves chamá-lo? Qual seria um ponto de preço adequado? Como é a concorrência?

Estas são todas perguntas que ferramentas como o ChatGPT e o Consultor de Negócios com IA da própria DreamHost podem ajudar-te com. As respostas podem não ser perfeitamente precisas, mas isso deve dar-te um ponto de partida para pesquisas adicionais e brainstorming.

Você também pode pedir ajuda à IA para resolver problemas específicos dentro do seu negócio. Quanto mais detalhado for o seu pedido, mais personalizada será a resposta.

Dica Profissional: Lembre-se, a IA é sua assistente. Use as respostas como um ponto de partida, escolha as opções que fazem mais sentido e desenvolva-as usando seu próprio conhecimento e experiência.

8. Obtenha Anotações Perfeitas De Cada Reunião

Fazer anotações é uma tarefa administrativa essencial, mas não há como você se concentrar em uma reunião enquanto mantém um registro abrangente dos pontos-chave. A menos que você use IA, é claro.

Ferramentas como Fireflies.ai e Otter.ai transformam uma gravação da sua reunião em uma transcrição completa. Você pode então adicionar os nomes das pessoas que estão falando e gerar uma versão resumida da discussão. Essas ferramentas podem até extrair itens de ação da conversa e analisar o tom emocional do diálogo, garantindo que nenhum contexto seja deixado de fora.

Como um empreendedor ocupado, poder relembrar os principais pontos discutidos em uma reunião com um cliente há três meses é extremamente útil.

Dica Profissional: Sempre reserve alguns minutos para revisar as notas geradas por IA para garantir que os detalhes foram captados com precisão, especialmente para reuniões de alta importância.

9. Crie Apresentações e Decks de Slides Mais Rapidamente

Oferecer uma excelente apresentação e apoiá-la com um conjunto de slides é uma maneira comprovada de conquistar grandes clientes. O problema é que preparar todos esses slides leva um tempo absurdo.

As ferramentas de apresentação com IA estão mudando o jogo aqui. Com opções como Tome e Beautiful.ai, agora é possível criar apresentações polidas e profissionais em minutos.

Estas plataformas inteligentes lidam com o lado visual, selecionando layouts para se adequarem ao seu conteúdo e inserindo gráficos relevantes. Algumas podem até gerar um roteiro ou extrair pontos principais de uma apresentação existente.

De todos os usos da IA, este deve ser um dos maiores economizadores de tempo.

Dica Profissional: A IA pode fornecer um excelente ponto de partida para o seu slideshow. No entanto, você deve sempre adaptar o conteúdo à voz da sua marca e às necessidades do seu público.

10. Execute Análises de Dados Avançadas em Segundos

A análise de dados é um importante primeiro passo para melhorar os processos no seu negócio. O problema é que poucos pequenos empresários têm tempo ou recursos para se dedicar a um estudo aprofundado. Talvez uma vez por ano, mas definitivamente não todos os meses.

Talvez isso mudaria se você tivesse um profissional de dados em tempo integral à disposição? Parece caro até dizermos que esse especialista atende pelo nome de ChatGPT.

O AI favorito do mundo é na verdade um analista de dados competente — capaz de extrair insights importantes de grandes conjuntos de dados e produzir visualizações impressionantes. Tudo o que você precisa fazer é carregar os dados brutos (um arquivo CSV serve) e pedir qualquer coisa que você deseja saber.

Você poderia até ir além e fazer o upload de dados de vendas de um ano inteiro, interações com clientes e tendências de mercado. A IA deveria gerar um relatório abrangente mostrando correlações entre desempenho do produto, demografia do cliente, variações sazonais e potenciais oportunidades futuras.

Se isso não é um aumento de produtividade valioso, nós não sabemos o que é!

Dica Profissional: Lembre-se de que a análise de dados com IA é sobre coletar informações. Embora esse processo possa revelar insights poderosos, seu julgamento profissional deve guiar o processo de tomada de decisões.

11. Obtenha um Resumo de Qualquer Documento

Oh rapaz. Um documento de 80 páginas acabou de chegar à tua mesa, e precisas conhecer todos os pontos principais até o final da semana.

Você poderia passar os próximos três dias úteis lendo cada palavra… ou você poderia simplesmente deixar a IA selecionar os pontos mais importantes e então continuar com sua lista de tarefas.

Nós achamos que a segunda opção provavelmente é mais eficiente.

Mais uma vez, ChatGPT e Claude são seus amigos aqui. Faça o upload do documento que você precisa examinar e depois peça para a IA resumir o texto. Alternativamente, você pode fazer perguntas específicas e pedir para a IA responder, selecionando citações textuais.

Embora não recomendemos essa técnica para coisas realmente importantes (como documentos legais), ela pode definitivamente poupar tempo ao acompanhar relatórios internos e similares.

Dica Profissional: Em vez de apenas ler o resumo, você pode pedir à IA para destacar áreas relevantes do texto, e então estudar essas seções por conta própria na íntegra.

12. Retire o Suporte Básico ao Cliente da Sua Responsabilidade

A menos que tua empresa seja grande o suficiente para ter um agente de suporte em tempo integral, provavelmente ainda lidas com muitas consultas recebidas. E, para ser brutalmente honesto, algumas delas são realmente sem sentido — como perguntas que já foram respondidas nas tuas Perguntas Frequentes.

A boa notícia é que você não precisa gastar metade da sua semana de trabalho lidando com essas solicitações. Você pode conseguir um bot de suporte com IA para fazer isso em seu lugar.

Soluções como Zendesk e Help Scout permitem configurar chatbots com IA que podem fornecer suporte 24/7 para clientes através do seu site. Esses bots podem interpretar solicitações recebidas, direcionar usuários para recursos relevantes e coletar informações sobre tickets de suporte mais complexos.

Dica Profissional: Mantenha o sistema de suporte ao cliente com IA atualizado com informações sobre novos produtos, perguntas frequentes dos clientes e diretrizes da marca para garantir que as respostas estejam sempre adequadas.

Melhore a Produtividade Em Toda a Sua Empresa

Como este guia demonstra, a IA tem o potencial de melhorar múltiplas áreas do teu fluxo de trabalho como empreendedor — desde acelerar tarefas diárias até aumentar a tua criatividade. Pode até ajudar-te a realizar mais tarefas simultaneamente.

A chave é não depender demais da IA. A geração atual de ferramentas é poderosa, mas você ainda deve manter suas mãos firmemente no volante.

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