Перетворюй довгі зустрічі на практичні підсумки з Otter.ai

Зараз 3 години дня. Твоя четверта зустріч сьогодні щойно закінчилася (уф!).

Твоя рука втомилася від письма, а твій блокнот розповідає історію — розкидані стрілки, недописані думки, завдання, які вже не мають сенсу, та випадковий малюнок, коли у когось були технічні проблеми…

Поки ти зосереджувався на тому, щоб зафіксувати слова, ти пропустив тонкі натяки, занепокоєння та інші моменти, де відбуваються справжні зв’язки.

Ти не сам у цьому. Щодня в США проводиться 11 мільйонів зустрічей. Команди витрачають п’ять годин щотижня на ці сесії, однак 71% з них не приносять значущих результатів.

Більшість опитаних працівників стверджують, що більшість зустрічей могли б бути електронними листами.

А вартість? 37 мільярдів доларів втраченої продуктивності щорічно.

Для власників малого бізнесу математика не спрацьовує. Кожна хвилина, витрачена на записи, — це хвилина, не витрачена на налагодження стосунків, прийняття стратегічних рішень або розширення вашого бізнесу.

Ось де може допомогти ШІ. Інструменти, як Otter.ai, записують кожне слово, створюють зрозумілі підсумки та автоматично відстежують завдання. А ти можеш зосередитись на тому, що люди роблять найкраще: вести розмови, будувати довіру та приймати обґрунтовані рішення.

Давайте зрозуміємо зміст зустрічей та як ти можеш максимально ефективно використовувати свої зустрічі за допомогою інструментів, таких як Otter.

Спершу, чи справді тобі потрібні підсумки зустрічей з ШІ?

Давай думати про записи зустрічей і підсумки як про сире відео в порівнянні з трейлером до фільму.

Нотатки фіксують все: від усього, що Кейт сказала про свою поїздку до Лос-Анджелеса, випадкового коментаря когось, бічних розмов та висловлювань, що з’явилися на ходу. Це транскрипція всієї зустрічі, але річ у тому, що ти рідко використовуєш нотатки після зустрічі.

Зведення, з іншого боку, виокремлюють те, що важливо — прийняті рішення, призначені завдання та заплановані наступні кроки — щоб заощадити тобі багато часу.

82% користувачів Otter кажуть, що вони використали б зекономлений час, щоб виконати більше роботи поза зустрічами.

Власники малого бізнесу, які досі роблять записи традиційним способом, стикаються з дилемою на кожній зустрічі: або бути присутнім і зосередженим, або робити точні записи. Я рідко зустрічав когось, хто міг би впоратися з обома завданнями.

Інструменти для підсумкових зустрічей з ШІ, такі як Otter.ai, допомагають уникнути ручного ведення записів і повністю зосередитись.

Otter захоплює все і створює гарне підсумкове резюме зустрічі, включно з цими чотирма основними речами:

1. Що ми вирішили?
2. Хто що робить і коли?
3. Які проблеми ми вирішили?
4. Що буде далі?

Ці підсумки також допомагають членам команди залишатися скоординованими та відповідальними. Більше немає моментів “Я думав, що цим займаєшся ти!”

Підсумки зустрічей допомагають зробити все простим, зрозумілим і, що найважливіше, виконуваним для всіх учасників.

Початок Роботи з Otter.ai: Створення Системи Розумних Зустрічей

Подорож від розкиданих нотаток до структурованих зустрічей починається з одного кроку. Дозволь мені провести тебе через трансформацію того, як ти фіксуєш, обробляєш та активізуєш інтелектуальні дані зустрічей.

Налаштування Твого Асистента з ШІ за 5 Простих Кроків

Зміна того, як ти проводиш зустрічі, починається з простого процесу налаштування. Ось як почати:

Крок 1: Створи Свій Обліковий Запис

Зареєструйся на Otter.ai за допомогою своєї електронної пошти — найкраще робочої електронної пошти — щоб отримати доступ до функцій робочого простору, таких як співпраця та аналітика.

Після реєстрації підтверди свою електронну пошту, щоб активувати обліковий запис. Якщо листа з підтвердженням немає, перевір папку зі спамом та додай Otter.ai до контактів.

Крок 2: Підключи Свій Календар

Підключи Otter до свого календаря, щоб оптимізувати управління зустрічами.

Одразу після підключення, Otter автоматично приєднається до запланованих зустрічей, записуватиме розмови та створюватиме резюме без ручного втручання.

Крок 3: Завантаж Мобільний Додаток

Крім того, ти можеш завантажити мобільний додаток Otter. Він синхронізується між пристроями, дозволяючи записувати, транскрибувати та отримувати доступ до розмов де б ти не був.

Крок 4: Навчання Видри для Маркування та Словникового Запасу

Навчи Otter розпізнавати спікерів, маркуючи голоси та додаючи користувацьку лексику. Для команд можна також додати спільну лексику, щоб підвищити точність транскрипції для спеціалізованих термінів та імен.

Крок 5: Інтегруй Інструменти, Які Ти Вже Використовуєш

Otter інтегрується з широким спектром інструментів, які ти вже можеш використовувати. Ти можеш підвищити продуктивність, з’єднавши його з такими додатками, як Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Dropbox та твоїми улюбленими календарями.

Ці інтеграції спрощують робочі процеси та покращують співпрацю.

Основні Функції Для Онлайн-Зустрічей

Уяви Otter як досвідченого виконавчого помічника, але такого, який ніколи не пропускає моменту.

Ось деякі основні функціональності, які ми точно обожнюємо:

• Живий запис: Це найважливіше, оскільки нам потрібно точно зафіксувати (майже) кожне слово. Otter захоплює кожне слово з точністю 98%, автоматично визначає спікерів і позначає ключові моменти, коли вони стаються.
• Автоматизовані резюме: Після кожної зустрічі Otter виокремлює обговорення у чіткі, дієві підсумки. Він створює резюме та список завдань, який можна передати членам вашої команди.
• Колективний інтелект: ШІ не має контексту вашої компанії, тому члени вашої команди можуть повернутися до транскрипту і виділити додаткові ключові моменти, додати коментарі та розбудовувати ідеї — перетворюючи статичні транскрипти на живі документи, що розвиваються разом з вашими проектами. 

Це майже все, що тобі потрібно від програмного забезпечення для транскрибування зустрічей. Тепер питання в тому, чи варто інвестувати в цей інструмент?

Чи варта Видра інвестицій?

Відповідь залежить від того, як зустрічі вписуються в твій робочий процес. Otter.ai, однак, дійсно вартий уваги, якщо ти регулярно відвідуєш зустрічі.

Він автоматизує завдання, які вимагають часу та уваги, такі як роблення нотаток і підсумовування обговорень. Час, який ти заощаджуєш за кілька зустрічей, окупає сам інструмент.

Ось як виглядають тарифні плани:

Для тих, хто тільки починає, безкоштовний план є відмінним способом дізнатися, що може запропонувати Otter.ai.

У нього входить 300 хвилин транскрипції на місяць, живі підсумки зустрічей та функції співпраці в реальному часі. Для людей, які відвідують кілька зустрічей, цей план вже додає значну цінність — фіксує обговорення, підсумовує рішення та допомагає залишатися сконцентрованим.

Якщо твої потреби зростуть, Pro план за $8.33/користувача на місяць (розрахунок за рік) пропонує необмежену кількість зустрічей та AI підсумки. Заощаджена лише одна година на місяць покриває більше, ніж вартість!

Бізнес-план за $20/користувач на місяць (річна оплата) чудово підходить для команд.

Ти отримуєш:

• Безпека рівня підприємства.
• Додавання користувацького словника.
• Розширене управління командою.
• Пріоритетна підтримка.

Малі підприємства часто виявляють, що цей план перенаправляє сотні годин щороку на важливу роботу.

За Межами Звичайного Запису Зустрічей

Otter.ai готовий вразити, роблячи набагато більше, ніж просто нотатки.

Наприклад:

• Автоматично створює завдання для дій.
• Створює пошукові архіви інституційних знань.
• Дозволяє асинхронну співпрацю через спільні анотації.
• Відстежує закономірності зустрічей та метрики участі.

62% користувачів Otter звітують про економію принаймні 4 години щотижня.

Отримайте Максимум від Otter.ai для Зростання Бізнесу

Ефективне використання Otter.ai може зробити більше, ніж просто спростити твої зустрічі; це може допомогти твоєму бізнесу рости, економлячи час, покращуючи співпрацю та стимулюючи досягнення конкретних результатів.

Ось як можна найкраще використати його функціональність:

Покращення Транскрипцій Зустрічей

Починай кожну зустріч підготовленим. Переконайся, що твій мікрофон чітко записує аудіо та розмісти його по центру, якщо ти у кімнаті.

Під час приєднання до віртуальних зустрічей налаштуй Otter.ai на автоматичне приєднання та початок транскрибування. Такий безтурботний підхід дозволяє тобі повністю зосередитися на обговоренні, не турбуючись про пропущені деталі.

Заохочуй учасників говорити чітко та представлятися під час розмов. Функція ідентифікації говорящих в Otter працює найкраще, коли голоси різняться. Для повторних зустрічей використовуй можливість платформи вдосконалювати мітки говорящих з часом для кращої точності.

Налаштуй та Редагуй Підсумки

ШІ-генеровані резюме від Otter дуже точні, але кожен бізнес має свої нюанси. Має сенс переглядати свої резюме після зустрічей, щоб переконатися, що вони відповідають твоїм цілям.

Перевір знову ключові рішення, редагуй пункти дій і переконайся, що терміни чітко встановлені відразу після завершення зустрічі.

Використовуй спеціальні теги для спікерів, проєктів або завдань. Наприклад, маркування елементу дії “Пропозиція Клієнту” гарантує його появу у результатах пошуку під час наступного пошуку цієї зустрічі.

Персоналізація підсумків таким чином полегшує подальші дії та зобов’язує всіх до відповідальності.

Використовуй Функції Співпраці

Otter дозволяє редагувати записи зустрічей як спільні документи, що живуть. Члени команди можуть анотувати транскрипції, додавати коментарі та виділяти найважливіші моменти.

Загалом, бізнес може використовувати ці інструменти для уточнення ідей, розподілу завдань та уточнення відповідальності разом у асинхронному режимі.

Колективне редагування також допомагає узгоджувати команди на всіх рівнях.

Наприклад, після обговорення запуску продукту, ти можеш виокремити відгуки клієнтів та призначити конкретні завдання для своїх команд маркетингу та розробки продукту прямо у стенограмі.

Команда має повний контекст коментаря, оскільки він тепер прикріплений до конкретної мітки часу в протоколі засідання.

Автоматично Діліться Записами та Відстежуйте Наслідки

Діліться стенограмами та підсумками одразу після зустрічей, щоб переконатися, що всі згодні.

Otter.ai дозволяє тобі ділитися приватними посиланнями з відповідними членами команди або експортувати нотатки у форматах, таких як PDF або doc.x, для зовнішніх зацікавлених сторін.

Ти також можеш налаштувати Otter так, щоб він автоматично надсилав електронний лист із підсумками та посиланням на транскрипт усім, хто був учасником зустрічі.

Це допомагає всім у команді (тим, хто був присутній і тим, хто не був) знати:

• Що було розглянуто
• Що було сутью результатів зустрічі
• Пункти дій

Інші Інструменти Для Заощадження Часу Для Покращення Робочих Процесів Нарад

Інтеграція Otter.ai з доповнювальними інструментами може додатково підвищити твою продуктивність та ефективність зустрічей. Ось деякі рішення:

• Krisp: Шум у фоні може перешкоджати нарадам і впливати на точність транскрипції. Технологія штучного інтелекту Krisp знижує рівень шуму, забезпечуючи чітке спілкування під час віртуальних нарад. Цей безкоштовний інструмент можна поєднати з Otter.ai, щоб покращити якість ваших записів, що призводить до більш точних транскрипцій.
• Calendly: Спрощення планування з Calendly. Цей інструмент синхронізує вашу доступність з запрошеними, забезпечуючи безперебійне бронювання. При зв’язуванні з Otter.ai ваші наради автоматично підготовлені для транскрипції, що звільняє вас від необхідності ручного налаштування.
• Zapier: Автоматизуйте повторювані завдання, з’єднуючи Otter.ai з Zapier. Наприклад, налаштуйте робочі процеси, де транскрипції Otter.ai автоматично зберігаються у визначену папку Google Drive або відправляються електронною поштою членам команди після кожної наради.
• Trello: Після створення пунктів дій з Otter.ai, використовуйте Trello для організації їх у проектні дошки. Призначайте завдання, встановлюйте терміни та відстежуйте прогрес, щоб переконатися, що кожен пункт дій з ваших нарад розглядається ефективно.
• Grammarly: Для відполірованих підсумків нарад, Grammarly може бути використаний для додаткового уточнення транскрипцій та нотаток Otter.ai. Він також допомагає вашим електронним листам і спільним документам зберігати професійний тон, покращуючи спілкування з клієнтами та зацікавленими сторонами.

Тепер, коли робочі процеси налаштовано, давайте розглянемо кілька простих шаблонів, які ти можеш використовувати для того, щоб ділитися зі своєю командою протоколами зустрічей та зведеннями, так щоб їх можна було ефективно виконати.

Прості Шаблони для Заміток та Резюме Зустрічей

Як ти спілкуєшся про результати, може зробити різницю між чудовою зустріччю та чудовими результатами.

Ось деякі шаблони підсумків зустрічей, якими ти можеш ділитися з командою після кожної зустрічі. І чесно кажучи, будь ласка. ?

Шаблон Виконавчого Резюме

Тема: Підсумки зустрічі: обговорення [Project Name] – [Date]

Привіт, команда,

Ось зосереджений переказ нашої дискусії щодо [Project]:

Ключові Рішення:

• [Major decision 1] – Вплив: [Короткий опис]
• [Major decision 2] – Вплив: [Короткий опис]

Завдання до виконання:

1. [Завдання] – Власник: [@Ім’я] – Термін: [Дата]
2. [Завдання] – Власник: [@Ім’я] – Термін: [Дата]

Наступні Кроки: [Короткий абзац про негайні пріоритети]

Повні примітки до зустрічі: [Otter.ai Link]

Шаблон Формату Оновлення Проекту

[Статус проекту: Зелений/Жовтий/Червоний]

Оновлення Прогресу:

• Що ми досягли
• Де ми зараз стоїмо
• Невідкладні пріоритети

Перешкоди та Рішення:

• [Blocker 1] → [Solution/Next Step]
• [Blocker 2] → [Solution/Next Step]

Шаблон Підсумків Зустрічі з Клієнтом

Дорогий [Client Name],

Дякую за нашу продуктивну розмову сьогодні. Щоб переконатися, що ми на одній хвилі:

Твої Цілі:

1. [Основна мета]
2. [Додаткові цілі]

Наші Зобов’язання:

• [Deliverable 1] до [Date]
• [Deliverable 2] до [Date]

Хронологія: [Тиждень 1]: [Віха] [Тиждень 2]: [Віха]

Наступна зустріч: [Date/Time]

Поверни Собі Час з Otter.ai

Кожна зустріч має потенціал створення ясності, запалення ідей та здійснення важливих дій — тільки якщо деталі не загубляться у метушні.

Otter.ai гарантує, що ти не пропустиш жодного моменту, перетворюючи твої обговорення на резюме та дієві плани.

З меншим стресом і більшою концентрацією, ти можеш підійти до наступної зустрічі, знаючи, що важлива робота з захоплення, підсумовування та обміну вже виконана.

Otter.ai робить зустрічі розумнішими, простішими та значно продуктивнішими для всіх учасників.