Verwandle Lange Meetings In Umsetzbare Zusammenfassungen Mit Otter.ai

Es ist 15 Uhr. Dein viertes Meeting des Tages ist gerade zu Ende gegangen (puh!).

Deine Hand schmerzt vom Schreiben, und dein Notizbuch erzählt die Geschichte — verstreute Pfeile, halbfertige Gedanken, Aufgaben, die keinen Sinn mehr ergeben, und das gelegentliche Gekritzel, wenn jemand technische Schwierigkeiten hatte…

Während du darauf konzentriert warst, Worte festzuhalten, hast du die subtilen Andeutungen, die Sorgen und andere Momente verpasst, in denen echte Verbindungen entstehen.

Du bist nicht allein. Jeden Tag werden 11 Millionen Meetings in den USA abgehalten. Teams verbringen wöchentlich fünf Stunden in diesen Sitzungen, doch 71% führen zu keinen bedeutenden Ergebnissen.

Die Mehrheit der befragten Mitarbeiter gibt an, dass die meisten Besprechungen auch per E-Mail hätten erfolgen können.

Und die Kosten? 37 Milliarden Dollar an jährlich verlorener Produktivität.

Für Kleinunternehmer rechnet sich die Mathematik nicht. Jede Minute, die mit dem Kritzeln von Notizen verbracht wird, ist eine Minute, die nicht für den Aufbau von Beziehungen, das Treffen strategischer Entscheidungen oder das Wachstum Deines Unternehmens genutzt wird.

Genau hier kann KI helfen. Tools wie Otter.ai erfassen jedes Wort, erstellen klare Zusammenfassungen und verfolgen automatisch die nächsten Schritte. Und Du kannst Dich auf das konzentrieren, was Menschen am besten können: Gespräche führen, Vertrauen aufbauen und informierte Entscheidungen treffen.

Lass uns Treffenzusammenfassungen verstehen und wie Du das Beste aus Deinen Treffen mit Tools wie Otter machen kannst.

Zuerst, Brauchst Du Wirklich AI-Besprechungszusammenfassungen?

Lass uns Besprechungsnotizen und Zusammenfassungen wie Rohmaterial im Vergleich zu einem Filmtrailer denken.

Notizen erfassen alles: von allem, was Kate über ihre Reise nach LA gesagt hat, über einen zufälligen Kommentar, den jemand gemacht hat, Nebengespräche und laut ausgesprochene Gedanken, die vom Thema abweichen. Es ist eine Abschrift des gesamten Meetings, aber das Problem ist, dass du die Meetingnotizen nach dem Meeting selten verwenden wirst.

Zusammenfassungen hingegen destillieren das, was wichtig ist — die getroffenen Entscheidungen, die zugewiesenen Aufgaben und die geplanten nächsten Schritte — um Dir viel Zeit zu sparen.

82% der Otter-Nutzer sagen, dass sie die gesparte Zeit nutzen würden, um mehr Arbeit außerhalb von Meetings zu erledigen.

Kleinunternehmer, die noch auf traditionelle Weise Notizen machen, stehen bei jedem Meeting vor einem Kompromiss: entweder präsent und engagiert sein oder genaue Notizen machen. Ich habe selten jemanden getroffen, der beides bewältigen kann.

AI-Zusammenfassungstools für Besprechungen wie Otter.ai helfen Dir, das manuelle Notieren zu überspringen und Dich vollständig einzubringen.

Otter erfasst alles und erstellt eine gute Zusammenfassung des Meetings, einschließlich dieser vier wesentlichen Dinge:

1. Was haben wir entschieden?
2. Wer macht was bis wann?
3. Welche Probleme haben wir gelöst?
4. Was passiert als Nächstes?

Diese Zusammenfassungen helfen auch dabei, dass Teammitglieder sich abstimmen und verantwortlich fühlen. Keine weiteren „Ich dachte, du würdest das übernehmen!“ Momente.

Besprechungszusammenfassungen helfen dabei, es einfach, klar und vor allem handlungsorientiert für alle Beteiligten zu gestalten.

Erste Schritte Mit Otter.ai: Aufbau Deines Meeting-Intelligenz-Systems

Die Reise von verstreuten Notizen zu strukturierten Meetings beginnt mit einem einzigen Schritt. Lass mich Dich durch die Transformation führen, wie Du Meeting-Intelligenz erfassen, verarbeiten und aktivieren kannst.

Deinen AI-Assistenten In 5 Einfachen Schritten Einrichten

Die Art und Weise, wie Du Besprechungen durchführst, zu ändern, beginnt mit einem einfachen Einrichtungsprozess. Hier erfährst Du, wie Du loslegen kannst:

Schritt 1: Erstelle Dein Konto

Melde dich mit deiner E-Mail — vorzugsweise deiner Arbeits-E-Mail — bei Otter.ai an, um auf Arbeitsplatzfunktionen wie Zusammenarbeit und Analysen zugreifen zu können.

Nach der Registrierung bestätige deine E-Mail, um dein Konto zu aktivieren. Wenn die Bestätigungs-E-Mail nicht erscheint, überprüfe deinen Spam-Ordner und füge Otter.ai zu deinen Kontakten hinzu.

Schritt 2: Verbinde Deinen Kalender

Verknüpfe Otter mit deinem Kalender, um die Verwaltung von Besprechungen zu optimieren.

Sobald die Verbindung hergestellt ist, wird Otter automatisch an geplanten Besprechungen teilnehmen, Gespräche aufzeichnen und Zusammenfassungen ohne manuelle Eingriffe erstellen.

Schritt 3: Lade Die Mobile App Herunter

Zusätzlich kannst Du die Otter mobile app herunterladen. Sie synchronisiert sich über Geräte hinweg, sodass Du Aufnahmen machen, transkribieren und auf Gespräche zugreifen kannst, egal wo Du bist.

Schritt 4: Otter für das Tagging und Vokabular trainieren

Bringe Otter bei, Sprecher zu erkennen, indem Du Stimmen markierst und einen benutzerdefinierten Wortschatz hinzufügst. Für Teams kannst Du auch einen gemeinsamen Wortschatz hinzufügen, um die Transkriptionsgenauigkeit für spezialisierte Begriffe und Namen zu erhöhen.

Schritt 5: Integriere Bereits Verwendete Tools

Otter integriert sich mit einer Vielzahl von Tools, die Du vielleicht bereits verwendest. Du kannst Deine Produktivität steigern, indem Du es mit Apps wie Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Dropbox und Deinen bevorzugten Kalendern verbindest.

Diese Integrationen vereinfachen Arbeitsabläufe und verbessern die Zusammenarbeit.

Kernfunktionen Für Online-Meetings

Denke an Otter als einen fähigen Geschäftsführerassistenten, aber einen, der nie den Takt verpasst.

Hier sind einige Kernfunktionen, die wir absolut lieben:

• Live-Transkription: Diese ist am wichtigsten, da wir (fast) jedes Wort genau erfassen müssen. Otter erfasst jedes Wort mit 98% Genauigkeit, identifiziert automatisch die Sprecher und markiert wichtige Momente, während sie passieren.
• Automatisierte Zusammenfassungen: Nach jedem Meeting destilliert Otter die Diskussionen in klare, umsetzbare Highlights. Es erstellt eine Zusammenfassung und eine Checkliste mit Handlungspunkten, die Du an Deine Teammitglieder weitergeben kannst.
• Kollaborative Intelligenz: AI hat keinen Kontext zu Deinem Unternehmen, daher können Deine Teammitglieder zum Transkript zurückkehren und zusätzliche Schlüsselmomente hervorheben, Kommentare hinzufügen und auf Ideen aufbauen — so werden statische Transkripte zu lebendigen Dokumenten, die mit Deinen Projekten weiterentwickeln. 

Das ist im Großen und Ganzen alles, was Du von einer Besprechungstranskriptionssoftware brauchst. Nun stellt sich die Frage, ob es sich lohnt, in dieses Tool zu investieren?

Ist Otter die Investition Wert?

Die Antwort hängt davon ab, wie Besprechungen in deinen Arbeitsablauf passen. Otter.ai ist jedoch sehr empfehlenswert, wenn Du regelmäßig an Besprechungen teilnimmst.

Es automatisiert zeitaufwändige und konzentrationsintensive Aufgaben, wie das Notieren und Zusammenfassen von Diskussionen. Die Zeit, die Du innerhalb weniger Besprechungen sparst, amortisiert das Tool selbst.

Hier siehst Du, wie die Preispläne aussehen:

Für diejenigen, die gerade anfangen, ist der kostenlose Tarif eine hervorragende Möglichkeit, zu erkunden, was Otter.ai bieten kann.

Es beinhaltet 300 Transkriptionsminuten pro Monat, Live-Zusammenfassungen von Besprechungen und Funktionen für die Echtzeit-Zusammenarbeit. Für Personen, die an einigen Besprechungen teilnehmen, bietet dieser Plan bereits erheblichen Mehrwert — erfasst Diskussionen, fasst Entscheidungen zusammen und hilft dir, konzentriert zu bleiben.

Wenn Deine Bedürfnisse wachsen, bietet der Pro-Plan für 8,33 $/Benutzer pro Monat (jährlich abgerechnet) unbegrenzte Meetings und KI-Zusammenfassungen. Schon eine Stunde gespart pro Monat deckt mehr als die Kosten!

Der Geschäftsplan für 20 $/Benutzer pro Monat (jährlich abgerechnet) ist ideal für Teams.

Du erhältst:

• Unternehmenssicherheit auf höchstem Niveau.
• Benutzerdefiniertes Vokabeltraining hinzufügen.
• Erweiterte Teamverwaltung.
• Priorisierter Support.

Kleine Unternehmen stellen oft fest, dass dieser Plan jährlich Hunderte von Stunden für hochwirksame Arbeit umleitet.

Über Grundlegende Besprechungsaufzeichnungen Hinaus

Otter.ai ist bereit zu beeindrucken, indem es viel mehr als nur Notizen macht.

Zum Beispiel:

• Erzeugt automatisch Aktionspunkte.
• Erstellt durchsuchbare Archive des institutionellen Wissens.
• Ermöglicht asynchrone Zusammenarbeit durch gemeinsame Annotationen.
• Verfolgt Besprechungsmuster und Teilnahmekennzahlen.

62% der Otter-Nutzer berichten, dass sie wöchentlich mindestens 4 Stunden sparen.

Mache das Beste aus Otter.ai für Geschäftswachstum

Die effiziente Nutzung von Otter.ai kann mehr als nur deine Meetings vereinfachen; es kann deinem Unternehmen helfen zu wachsen, indem Zeit gespart, die Zusammenarbeit verbessert und handlungsorientierte Ergebnisse erzielt werden.

Hier erfährst Du, wie Du die Funktionen am besten nutzen kannst:

Meeting-Protokolle Verbessern

Beginne jedes Meeting vorbereitet. Achte darauf, dass dein Mikrofon den Ton klar aufnimmt und platziere es zentral, wenn du in einem Raum bist.

Wenn Du an virtuellen Meetings teilnimmst, konfiguriere Otter.ai so, dass es automatisch beitritt und mit der Transkription beginnt. Dieser automatisierte Ansatz ermöglicht es Dir, Dich vollständig auf die Diskussion zu konzentrieren, ohne Dir Gedanken über verpasste Details machen zu müssen.

Ermutige die Teilnehmer, deutlich zu sprechen und sich während der Gespräche zu identifizieren. Otters Funktion zur Sprechererkennung funktioniert am besten, wenn die Stimmen deutlich sind. Nutze bei wiederkehrenden Meetings die Fähigkeit der Plattform, Sprechertags im Laufe der Zeit zu verfeinern, um eine bessere Genauigkeit zu erreichen.

Zusammenfassungen Anpassen und Bearbeiten

Die von Otters KI erzeugten Zusammenfassungen sind sehr genau, aber jedes Geschäft hat seine Besonderheiten. Es ist sinnvoll, deine Zusammenfassungen nach den Besprechungen zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie mit deinen Zielen übereinstimmen.

Überprüfe die Schlüsselentscheidungen, bearbeite die Aktionspunkte und stelle sicher, dass die Fristen unmittelbar nach dem Ende des Meetings klar sind.

Verwende benutzerdefinierte Tags für Sprecher, Projekte oder Aufgaben. Wenn du beispielsweise einen Aktionspunkt mit „Kundenangebot“ taggst, stellst du sicher, dass er später bei der Suche nach diesem Meeting angezeigt wird.

Das Personalisieren von Zusammenfassungen auf diese Weise erleichtert Nachfassungen und hält alle verantwortlich.

Nutze Kollaborationsfunktionen

Otter ermöglicht es Dir, Besprechungsprotokolle wie gemeinsam genutzte lebendige Dokumente zu bearbeiten. Teammitglieder können Transkripte kommentieren, Kommentare hinzufügen und die wichtigsten Momente hervorheben.

Generell können Unternehmen diese Werkzeuge nutzen, um Ideen zu verfeinern, Aufgaben zuzuweisen und Verantwortlichkeiten auf asynchrone Weise zu klären.

Kollaboratives Bearbeiten hilft auch dabei, Teams übergreifend auszurichten.

Beispielsweise kannst Du nach einer Produktdiskussion das Kundenfeedback hervorheben und spezifische Nachverfolgungen Deinem Marketing- und Produktteam direkt im Protokoll zuweisen.

Das Team hat den vollständigen Kontext des Kommentars, da er jetzt einem bestimmten Zeitstempel im Besprechungsprotokoll zugeordnet ist.

Notizen und Nachfassungen automatisch teilen

Teile Protokolle und Zusammenfassungen sofort nach den Besprechungen, um sicherzustellen, dass alle einverstanden sind.

Otter.ai ermöglicht es dir, private Links mit relevanten Teammitgliedern zu teilen oder Notizen in Formaten wie PDF oder doc.x für externe Stakeholder zu exportieren.

Du kannst Otter auch so einstellen, dass es automatisch eine E-Mail mit der Zusammenfassung und dem Transkript-Link an alle Teilnehmer des Meetings sendet.

Dies hilft allen im Team (denjenigen, die teilgenommen haben und denen, die nicht teilgenommen haben) zu verstehen:

• Was behandelt wurde
• Was das Wesentliche des Besprechungsergebnisses war
• Die Maßnahmen

Andere Zeitersparnis-Werkzeuge Zur Verbesserung Von Meeting-Abläufen

Die Integration von Otter.ai mit ergänzenden Werkzeugen kann Deine Produktivität und die Effizienz von Besprechungen weiter verbessern. Hier sind einige Lösungen:

• Krisp: Hintergrundgeräusche stören Besprechungen und können die Genauigkeit von Transkriptionen beeinträchtigen. Krisps KI-gestützte Geräuschunterdrückung sorgt für klare Kommunikation während virtueller Meetings. Dieses kostenlose Tool kann mit Otter.ai gekoppelt werden, um die Qualität Ihrer Aufnahmen zu verbessern, was zu präziseren Transkriptionen führt.
• Calendly: Vereinfache die Terminplanung mit Calendly. Dieses Tool synchronisiert deine Verfügbarkeit mit den Einladenden, um eine nahtlose Buchung zu gewährleisten. Wenn es mit Otter.ai verknüpft ist, werden deine Meetings automatisch für die Transkription vorbereitet, sodass du dir die Mühe der manuellen Einrichtung sparst.
• Zapier: Automatisiere wiederkehrende Aufgaben, indem du Otter.ai mit Zapier verbindest. Richte beispielsweise Workflows ein, bei denen Otter.ai-Transkripte automatisch in einem festgelegten Google Drive-Ordner gespeichert oder nach jedem Meeting per E-Mail an Teammitglieder gesendet werden.
• Trello: Nachdem du mit Otter.ai Aktionspunkte erstellt hast, nutze Trello, um sie in Projektboards zu organisieren. Weise Aufgaben zu, setze Fristen und verfolge den Fortschritt, um sicherzustellen, dass jeder Aktionspunkt aus deinen Besprechungen effizient bearbeitet wird.
• Grammarly: Für polierte Besprechungszusammenfassungen kann Grammarly verwendet werden, um die Transkriptionen und Notizen von Otter.ai weiter zu verfeinern. Es hilft auch dabei, dass deine Folge-E-Mails und gemeinsam genutzten Dokumente einen professionellen Ton beibehalten, was die Kommunikation mit Kunden und Stakeholdern verbessert.

Mit den jetzt eingerichteten Arbeitsabläufen schauen wir uns einige einfache Vorlagen an, die Du verwenden kannst, um die Protokolle und Zusammenfassungen der Besprechungen mit Deinem Team zu teilen, sodass sie effizient umgesetzt werden können.

Einfache Vorlagen Für Besprechungsnotizen Und Zusammenfassungen

Wie du Ergebnisse kommunizierst, kann den Unterschied zwischen einem tollen Meeting und großartigen Ergebnissen ausmachen.

Hier sind einige Vorlagen für Besprechungszusammenfassungen, die Du mit dem Team nach jeder Besprechung teilen kannst. Und ehrlich gesagt, gern geschehen. ?

Vorlagen Für Zusammenfassungen

Betreff: Besprechungszusammenfassung: [Project Name]-Diskussion – [Date]

Hey Team,

Hier ist eine zusammengefasste Zusammenfassung unserer Diskussion über [Project]:

Wichtige Entscheidungen:

• [Major decision 1] – Auswirkung: [Kurzbeschreibung]
• [Major decision 2] – Auswirkung: [Kurzbeschreibung]

Aktionspunkte:

1. [Task] – Besitzer: [@Name] – Fällig: [Date]
2. [Task] – Besitzer: [@Name] – Fällig: [Date]

Nächste Schritte: [Kurzer Absatz über sofortige Prioritäten]

Vollständige Besprechungsnotizen: [Otter.ai Link]

Vorlagenformat Für Projektaktualisierungen

[Projektstatus: Grün/Gelb/Rot]

Fortschrittsaktualisierung:

• Was wir erreicht haben
• Wo wir jetzt stehen
• Sofortige Prioritäten

Blockierungen & Lösungen:

• [Blocker 1] → [Lösung/Nächster Schritt]
• [Blocker 2] → [Lösung/Nächster Schritt]

Vorlage Für Das Nachfolgen Von Kundengesprächen

Lieber [Client Name],

Danke für unser produktives Gespräch heute. Um sicherzustellen, dass wir auf einer Linie sind:

Deine Ziele:

1. [Primäres Ziel]
2. [Sekundäre Ziele]

Unsere Verpflichtungen:

• [Deliverable 1] bis [Date]
• [Deliverable 2] bis [Date]

Zeitplan: [Woche 1]: [Meilenstein] [Woche 2]: [Meilenstein]

Nächstes Treffen: [Date/Time]

Hole dir deine Zeit zurück mit Otter.ai

Jedes Treffen hat das Potenzial, Klarheit zu schaffen, Ideen zu wecken und bedeutende Aktionen voranzutreiben — nur wenn die Details nicht untergehen.

Otter.ai sorgt dafür, dass Du keinen Moment verpasst und verwandelt Deine Diskussionen in Zusammenfassungen und umsetzbare Pläne.

Mit weniger Stress und mehr Konzentration kannst Du Dein nächstes Meeting angehen, wissend, dass die wichtige Arbeit des Erfassens, Zusammenfassens und Teilens bereits erledigt ist.

Otter.ai macht Besprechungen klüger, einfacher und erheblich produktiver für alle Beteiligten.