12 Умных Способов Повысить Твою Продуктивность С ИИ

Владение бизнесом может напоминать управление цирком. У тебя может не быть слонов, балансирующих на гигантских пляжных мячах, но ты точно жонглируешь множеством задач, идя по канату прибыльности.

Не хотелось бы тебе снять с себя хоть часть обязанностей?

Именно это сейчас делают умные предприниматели. Их секрет — ИИ.

Мы не будем утверждать, что искусственный интеллект может автоматизировать весь твой рабочий день или заменить персонал, но нет сомнений в том, что технология может повысить твою продуктивность на работе.

Чтобы помочь тебе раскрыть эти преимущества, мы подготовили практическое руководство по повышению продуктивности с помощью ИИ.

Готов начать? Поехали!

Как ИИ Может Повысить Твою Продуктивность

ИИ сейчас на пике популярности. Ты, наверное, слышал, что технология «перевернёт все отрасли» и «заменит людей роботами».

Это еще предстоит увидеть. Мы пока действительно не дошли до этой точки.

ИИ больше похож на очень умного стажера. Вероятно, не стоит позволять ему что-либо делать без присмотра. Но с правильными инструкциями он может справиться с рядом задач и поддержать вашу собственную работу.

Также важно, что большинство инструментов ИИ гораздо проще в использовании, чем традиционное программное обеспечение. Тебе просто нужно ввести, что тебе нужно, и дождаться ответа. Если первый ответ не совсем подходит, ты просто просишь внести правки.

Что ИИ может (и не может) сделать для вашего бизнеса

Давайте уделим минуту, чтобы разобраться во всех этих обсуждениях. Вот несколько примеров того, как ИИ может помочь повысить производительность бизнеса:

• Автоматизация простых административных задач
• Выполнение анализа данных
• Улучшение поддержки клиентов
• Погружение в исследования
• Помощь в творческой поддержке

С другой стороны, тебе следует быть очень осторожным при использовании ИИ для выполнения задач, таких как:

• Написание полных черновиков
• Поиск точной, актуальной информации
• Работа по вопросам кадров и правовых дел
• Принятие финансовых решений
• Автоматизация творчества

Современные ИИ-инструменты ненадежны, поэтому лучше избегать использования ИИ, когда важен результат без ошибок.

Также стоит помнить, что большие языковые модели не создают новые идеи — они просто перерабатывают концепции, с которыми они уже сталкивались ранее. По этой причине мы рекомендуем сохранять контроль над творческим процессом и использовать ИИ в качестве помощника или партнера.

12 эффективных способов повысить продуктивность с помощью ИИ

Довольно общих правил; если ты серьезно настроен использовать ИИ для повышения продуктивности, у нас есть целая куча готовых идей!

1. Автоматизируй свой список дел и расставляй приоритеты задач

Как начинающему предпринимателю, тебе, вероятно, не нужен личный секретарь. Управление задачами — это твоя область.

И парень, у тебя действительно много дел. Просто поддержание списка в актуальном состоянии — это уже подработка.

Если ты предпочитаешь тратить больше времени на выполнение задач, можешь попробовать использовать инструменты ИИ, встроенные в платформы, такие как Notion, ClickUp и Todoist. Эти инструменты помогают организовать твою рабочую нагрузку, автоматически расставляя приоритеты задач, устанавливая напоминания и даже предлагая рабочие процессы на основе твоих целей.

Представь, у тебя хаотичный список задач на неделю. ИИ может автоматически категоризировать их (например, «срочные», «низкий приоритет» и т.д.) и затем создать ежедневное расписание, которое сбалансирует твою рабочую нагрузку, обеспечивая фокусировку на самом важном.

Профессиональный совет: Интегрируй свой инструмент управления проектами с календарным приложением, чтобы видеть свои задачи в рамках расписания.

2. Отвечай На Электронные Письма Быстрее

Если можно описать что-то в бизнесе как необходимое зло, то скорее всего это будет электронная почта.

Средний американский работник тратит почти 11 часов в неделю на набор электронных писем. Можно смело сказать, что для основателей эта цифра выше.

Хорошие новости в том, что с помощью искусственного интеллекта можно значительно сократить это время.

Superhuman, superReply и собственная функция Gmail Smart Compose используют ИИ для создания черновиков электронных писем за секунды. Они даже могут «читать» предыдущие сообщения в переписке и писать ответ, соответствующий контексту. Некоторые позволяют также выбрать желаемый тон общения.

Профессиональный Совет: Используй ChatGPT для составления электронных писем! Только не забудь загрузить пример своего стиля письма, чтобы ИИ смог уловить нужный тон.

3. Улучши свое управление временем

Когда ты концентрируешься на чём-то, легко забыть, как время летит. Это нормально для задач с высоким приоритетом, но можно потратить целую неделю, размышляя над глубокими мыслями для публикации в LinkedIn. Не очень продуктивно.

Чтобы убедиться, что ты тратишь своё драгоценное время с умом, хорошая идея отслеживать свою работу. Инструменты вроде RescueTime TimeSheets и Timely используют ИИ для мониторинга того, как именно ты проводишь время, выявляют неэффективность и предлагают способы оптимизации твоего расписания. Они также могут помочь тебе установить реалистичные цели и отслеживать твой прогресс.

Профессиональный Совет: Проверяй еженедельные отчеты, предоставляемые интеллектуальными инструментами для отслеживания времени, чтобы определить закономерности в своей продуктивности и соответственно корректировать свои рабочие привычки.

4. Избавься От Отвлекающих Факторов

Тратить время на неправильные задачи — не единственный враг продуктивности.

Любое прерывание во время важной задачи может легко разрушить твою концентрацию. Достаточно всего одного уведомления, чтобы ты отправился по пути к прокрастинации. А если ты работаешь из дома, то потенциальных отвлекающих факторов становится еще больше!

К счастью, помощь уже рядом. Появляется новое поколение приложений на базе ИИ, предлагающих умные фильтры, блокирующие веб-сайты и приложения, которые выглядят непродуктивно — социальные сети, новостные сайты, YouTube и так далее. Два лидера на рынке — FocusTug и Hedge.

В то время как традиционные блокировщики отвлекающих факторов опираются на простые фильтры, эти расширения для браузера проверяют каждую страницу, чтобы убедиться, что ты не отвлекаешься от работы. С Hedge ты можешь действительно сообщить приложению, над чем хочешь работать, и оно поможет тебе сосредоточиться на задаче.

Профессиональный Совет: Hedge также включает таймер для техники Помодоро, что позволяет тебе сосредоточиться на определённый период времени.

5. Планируй Умнее с Календарями на Базе ИИ

Как и управление задачами, планирование может оказать значительное влияние на общую продуктивность.

Возьмем, к примеру, встречи. После утра, насыщенного видеозвонками, твой измученный мозг днем много не сделает.

Точно так же, определённые задачи занимают конкретное количество времени. Составление этих элементов пазла в твоём календаре может быть затратным по времени процессом.

ИИ может упростить этот процесс. Инструменты, такие как Motion и Clockwise, могут создать черновик расписания за несколько минут и помочь определить подходящие промежутки для новых встреч и задач. Motion может даже вмешаться, когда ты собираешься слишком сильно перегружаться.

Если бы что-то подобное было и для десертных меню.

Профессиональный совет: Большинство инструментов календаря с ИИ позволяют делиться своим календарем с сотрудниками, чтобы они могли выбрать удобное для себя время. Если потом потребуется что-то изменить, приложение сможет связаться и перенести событие за тебя.

6. Ускорь Создание Контента

Конечно, социальные сети не всегда отвлекают. Как владелец бизнеса, ты можешь быть ответственным за публикации на корпоративных аккаунтах. Ты можешь быть тем, кто создает электронные рассылки и блог-посты тоже.

Хотя ИИ может полностью автоматизировать эти задачи, результаты могут быть не впечатляющими. Вместо этого стоит использовать ИИ как твоего творческого партнера.

Ты можешь использовать популярные платформы, такие как ChatGPT, Claude, и Perplexity для исследования тем, разработки увлекательных подходов и даже оптимизации контента для SEO. ChatGPT и генераторы изображений, например Pika, могут создавать визуальный контент по письменным инструкциям, а специализированные модели ИИ даже способны создавать короткие видео. Всё это намного быстрее и проще, чем начинать с нуля.

Чтобы лучше понять рабочий процесс, представь, что ты владеешь бизнесом по продаже солнечных панелей. Ты можешь открыть ChatGPT и попросить предложения по контенту, который подойдет твоей целевой аудитории. Затем ты можешь выбрать свои любимые и попросить ИИ создать структуру в виде списка или подсказку для генерации визуального контента.

Как только ты создашь черновик, ты можешь загрузить его обратно в ИИ и попросить обратную связь.

Профессиональный совет: Специализированные инструменты для контента обычно дают более впечатляющие результаты. Для текстового контента рассмотри использование Write или Jasper. Для визуального контента попробуй Pika, Descript или Canva.

7. Работай в Дуэте для Мозгового Штурма

Контент — это не единственная область, где ИИ может выступать в качестве твоего помощника.

Предположим, ты думаешь о запуске нового продукта. Как его назвать? Какая будет подходящая цена? Какова конкуренция?

Это все вопросы, с которыми могут помочь такие инструменты, как ChatGPT и Бизнес-консультант с ИИ от DreamHost. Ответы могут быть не совсем точными, но это должно стать отправной точкой для дополнительных исследований и мозгового штурма.

Ты также можешь попросить ИИ помочь тебе решить конкретные проблемы в твоем бизнесе. Чем подробнее твой запрос, тем более персонализированным будет ответ.

Профессиональный Совет: Помни, ИИ — это твой помощник. Используй его ответы как отправную точку, выбирай наиболее подходящие варианты и развивай их, используя свои знания и опыт.

8. Получай идеальные заметки с каждой встречи

Ведение записей — это важная административная задача, но невозможно сосредоточиться на собрании и одновременно вести подробный учет ключевых моментов. Если только ты не используешь ИИ.

Инструменты, такие как Fireflies.ai и Otter.ai, преобразуют запись твоей встречи в полную расшифровку. Затем ты можешь добавить имена говорящих людей и сгенерировать сводную версию обсуждения. Эти инструменты даже могут извлечь пункты действий из разговора и анализировать эмоциональный тон беседы, что означает, что никакой контекст не упущен.

Как занятому предпринимателю, возможность напомнить себе основные моменты обсуждения на встрече с клиентом три месяца назад очень полезна.

Профессиональный совет: Всегда уделяй несколько минут проверке заметок, сгенерированных ИИ, чтобы убедиться, что все детали были учтены точно, особенно в случае важных встреч.

9. Составляй Презентации и Пакеты Слайдов Быстрее

Создание отличной презентации и подкрепление её слайдами — проверенный способ завоевать крупных клиентов. Проблема в том, что подготовка всех этих слайдов занимает безумно много времени.

Инструменты для презентаций на базе ИИ меняют правила игры. С такими ресурсами, как Tome и Beautiful.ai, теперь можно создавать полированные, профессиональные слайд-шоу за минуты.

Эти интеллектуальные платформы управляют визуальной стороной, выбирают макеты, подходящие для твоего контента, и вставляют соответствующую графику. Некоторые даже могут сгенерировать сценарий или выделить основные пункты из существующей презентации.

Из всех сценариев использования ИИ, это должно быть одним из самых больших экономителей времени.

Совет профессионала: ИИ может стать отличной отправной точкой для вашей презентации. Тем не менее, всегда необходимо адаптировать содержимое под голос вашего бренда и требования аудитории.

10. Запускай продвинутый анализ данных за секунды

Анализ данных — это важный первый шаг к улучшению процессов в твоем бизнесе. Проблема в том, что немногие владельцы малого бизнеса имеют время или ресурсы для глубокого погружения. Возможно, раз в год, но определенно не каждый месяц.

Возможно, это изменится, если у тебя будет штатный специалист по данным? Это звучит дорого, пока мы не скажем тебе, что этот эксперт называется ChatGPT.

Любимый в мире ИИ на самом деле является опытным аналитиком данных — способен извлекать ключевые выводы из больших массивов данных и создавать впечатляющие визуализации. Всё, что тебе нужно сделать, это загрузить исходные данные (подойдет файл CSV) и спросить всё, что ты хочешь знать.

Ты можешь пойти ещё дальше и загрузить данные за год о продажах, взаимодействиях с клиентами и трендах рынка. ИИ должен сгенерировать подробный отчёт, показывающий связи между результатами продуктов, демографией клиентов, сезонными изменениями и потенциальными будущими возможностями.

Если это не повышение продуктивности, то мы не знаем, что это такое!

Профессиональный Совет: Помни, что анализ данных с помощью ИИ заключается в сборе информации. Хотя этот процесс может выявить мощные инсайты, твоё профессиональное суждение должно направлять процесс принятия решений.

11. Получить Сводку Любого Документа

Ой. На твой стол только что упал документ на 80 страниц, и тебе нужно знать все ключевые моменты к концу недели.

Ты можешь потратить следующие три рабочих дня на чтение каждого слова… или можешь заставить ИИ выбрать самые важные моменты, а затем продолжить работу со своим списком задач.

Мы считаем, что второй вариант, вероятно, более эффективен.

Снова ChatGPT и Claude — твои помощники здесь. Загрузи документ, который тебе нужно изучить, а затем попроси ИИ сделать краткое содержание текста. В качестве альтернативы, ты можешь задать конкретные вопросы и попросить ИИ ответить, выбрав буквальные цитаты.

Хотя мы бы не рекомендовали этот метод для действительно важных дел (например, для юридических документов), он определенно поможет сэкономить время при ознакомлении с внутренними отчетами и подобными вещами.

Профессиональный совет: Вместо того чтобы читать только краткое содержание, ты можешь попросить ИИ выделить соответствующие области текста, а затем самостоятельно изучить эти разделы полностью.

12. Убери базовую поддержку клиентов с своих плеч

Если твой бизнес не настолько большой, чтобы иметь штатного сотрудника службы поддержки, скорее всего, ты всё ещё сам обрабатываешь множество входящих запросов. И будем откровенными, некоторые из них действительно бессмысленны — например, вопросы, на которые уже даны ответы в твоих часто задаваемых вопросах.

Хорошие новости: тебе не нужно тратить половину рабочей недели на обработку этих запросов. Ты можешь получить бота поддержки с ИИ, чтобы он занимался этим вместо тебя.

Решения, такие как Zendesk и Help Scout, позволяют настроить чат-ботов на базе ИИ, которые могут предоставлять поддержку клиентам на вашем сайте 24/7. Эти боты могут интерпретировать входящие запросы, направлять пользователей к соответствующим ресурсам и собирать информацию о более сложных запросах в службу поддержки.

Профессиональный совет: Регулярно обновляй информацию о продуктах, частые вопросы клиентов и руководства по бренду в своей системе поддержки клиентов на базе ИИ, чтобы ответы всегда были на высоте.

Повысь Производительность По Всему Твоему Бизнесу

Как показывает это руководство, ИИ имеет потенциал улучшить множество аспектов твоей рабочей процедуры как предпринимателя — от ускорения повседневных задач до повышения творческого потенциала. Он даже может помочь тебе эффективнее заниматься многозадачностью.

Ключевой момент — не слишком полагаться на ИИ. Текущее поколение инструментов мощное, но ты всё ещё должен держать руки крепко на руле.

Если хочешь попробовать что-то новое, испытай нашего Бизнес-консультанта с ИИ. Он создан, чтобы помочь тебе справиться с обычными бизнес-задачами, и он абсолютно бесплатен для клиентов DreamHost!

Если ты хочешь обновить своё онлайн-присутствие, переходи к нашему Конструктору сайтов с ИИ Liftoff. Просто введи, что тебе нужно, и он создаст свежий дизайн, готовый к публикации всего за 60 секунд.

Зарегистрируйся на одном из наших тарифов хостинга сегодня, чтобы получить доступ к этим потрясающим инструментам!