Преобразуй длинные встречи в полезные резюме с помощью Otter.ai

Сейчас 3 дня. Только что завершилась твоя четвертая встреча за день (уф!).

Твоя рука болит от письма, а твой блокнот рассказывает историю — разбросанные стрелки, недописанные мысли, задачи, которые больше не имеют смысла, и случайные зарисовки, когда у кого-то возникали технические трудности…

Пока ты сосредоточивался на захвате слов, ты пропустил тонкие намёки, моменты беспокойства и другие моменты, где происходят настоящие связи.

Ты не один в этом. Каждый день в США проводится 11 миллионов встреч. Команды тратят пять часов в неделю на эти сессии, но 71% из них не приносят значимых результатов.

Большинство опрошенных сотрудников считают, что большинство встреч могли бы пройти в форме электронного письма.

А стоимость? 37 миллиардов долларов потерь в производительности ежегодно.

Для владельцев малого бизнеса математика не сходится. Каждая минута, потраченная на заметки, — это минута, не потраченная на построение отношений, стратегическое планирование или развитие бизнеса.

Вот где может помочь ИИ. Инструменты, такие как Otter.ai, записывают каждое слово, создают чёткие резюме и автоматически отслеживают пункты действий. А ты можешь сосредоточиться на том, что люди делают лучше всего: вести разговоры, налаживать доверие и принимать обоснованные решения.

Давай поймем, что такое сводки встреч и как ты можешь извлечь максимум из своих встреч с помощью инструментов вроде Otter.

Сначала, Тебе Действительно Нужны Сводки Встреч с ИИ?

Давай подумаем о заметках и резюме совещаний как о сырых кадрах по сравнению с трейлером к фильму.

Заметки фиксируют всё: от всего, что Кейт сказала о своей поездке в Лос-Анджелес, случайного комментария кого-то, боковых разговоров и мыслей, высказанных вслух. Это транскрипция всей встречи, но дело в том, что ты редко используешь заметки с встречи после её завершения.

Резюме, с другой стороны, сжимают всё важное — принятые решения, назначенные задачи и запланированные дальнейшие шаги — чтобы сэкономить тебе много времени.

82% пользователей Otter говорят, что они бы использовали экономию времени для выполнения большего количества работы вне совещаний.

Владельцы малого бизнеса, которые все еще ведут записи традиционным способом, сталкиваются с дилеммой на каждой встрече: либо быть вовлеченным и присутствующим, или делать точные записи. Я редко встречал кого-то, кто мог бы справиться с обеими задачами.

Инструменты для подведения итогов встреч, такие как Otter.ai, помогают тебе не заниматься ручным ведением записей и полностью погружаться в процесс.

Otter запечатлевает всё и создаёт хорошее резюме встречи, включая эти четыре основные вещи:

1. Что мы решили?
2. Кто и когда что делает?
3. Какие проблемы мы решили?
4. Что будет дальше?

Эти сводки также помогают членам команды оставаться сфокусированными и ответственными. Больше не будет моментов: «Я думал, что ты этим занимаешься!»

Сводки собраний помогают держать всё просто, ясно и, что самое важное, понятно для всех участников.

Начало Работы С Otter.ai: Создание Системы Интеллектуальных Встреч

Путь от разрозненных заметок к организованным встречам начинается с одного шага. Позволь мне провести тебя через процесс преобразования того, как ты фиксируешь, обрабатываешь и активизируешь информацию во время встреч.

Настройка Твоего ИИ Помощника за 5 Простых Шагов

Изменение способа проведения встреч начинается с простого процесса настройки. Вот как начать:

Шаг 1: Создай Свою Учетную Запись

Зарегистрируйся на Otter.ai с использованием своей электронной почты — желательно рабочей электронной почты — чтобы получить доступ к функциям рабочего пространства, таким как совместная работа и аналитика.

После регистрации подтверди свой адрес электронной почты, чтобы активировать аккаунт. Если письмо с подтверждением не появляется, проверь папку со спамом и добавь Otter.ai в контакты.

Шаг 2: Подключи Свой Календарь

Подключи Otter к своему календарю, чтобы упростить управление встречами.

После подключения Otter будет автоматически присоединяться к запланированным встречам, записывать разговоры и создавать сводки без ручного вмешательства.

Шаг 3: Скачать Мобильное Приложение

Кроме того, ты можешь скачать мобильное приложение Otter. Оно синхронизируется с различными устройствами, позволяя тебе записывать, транскрибировать и получать доступ к разговорам, где бы ты ни находился.

Шаг 4: Обучение Выдры для Маркировки и Словаря

Научи Otter распознавать голоса, добавляя теги и создавая пользовательский словарь. Для команд ты также можешь добавить общий словарь, чтобы повысить точность транскрибирования для специализированных терминов и имен.

Шаг 5: Интеграция Используемых Инструментов

Otter интегрируется с широким спектром инструментов, которые ты возможно уже используешь. Ты можешь повысить продуктивность, подключив его к таким приложениям, как Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Dropbox и твои любимые календари.

Эти интеграции упрощают рабочие процессы и повышают эффективность сотрудничества.

Основные Функции Для Онлайн Встреч

Думай об Оттере как о квалифицированном исполнительном помощнике, который никогда не пропускает ни одной детали.

Вот некоторые основные функции, которые нам действительно нравятся:

• Живая транскрипция: Это самое важное, учитывая, что нам нужно зафиксировать (почти) каждое слово точно. Otter фиксирует каждое слово с точностью 98%, автоматически определяя участников и отмечая ключевые моменты по мере их возникновения.
• Автоматические резюме: После каждой встречи Otter превращает обсуждения в четкие, конкретные моменты. Он создает резюме и список действий, которые можно передать членам вашей команды.
• Коллаборативный интеллект: ИИ не имеет контекста вашей компании, поэтому члены вашей команды могут вернуться к транскрипту и выделить дополнительные ключевые моменты, добавить комментарии и развивать идеи — превращая статичные транскрипты в живые документы, которые развиваются вместе с вашими проектами. 

Вот и всё, что тебе нужно от программы для транскрибирования встреч. Теперь вопрос в том, стоит ли инвестировать в этот инструмент?

Стоит Ли Инвестировать В Otter?

Ответ зависит от того, как встречи вписываются в твой рабочий процесс. Однако, Otter.ai определенно стоит того, если ты регулярно участвуешь во встречах.

Он автоматизирует задачи, которые потребляют время и внимание, такие как ведение заметок и суммирование обсуждений. Время, которое ты экономишь всего за несколько встреч, окупает сам инструмент.

Вот как выглядят тарифные планы:

Для тех, кто только начинает, Бесплатный тариф — отличный способ изучить, что может предложить Otter.ai.

В него входит 300 минут транскрипции в месяц, суммарные отчеты по встречам в реальном времени и функции совместной работы. Для людей, посещающих несколько встреч, этот план уже приносит значительную пользу — захватывает обсуждения, подводит итоги решений и помогает тебе сохранять концентрацию.

Если твои потребности увеличатся, Про-план за $8.33/пользователя в месяц (оплата за год) предлагает неограниченное количество встреч и резюме с ИИ. Экономия всего одного часа в месяц покрывает более чем стоимость!

Бизнес-план за 20 долларов/пользователь в месяц (оплата за год) отлично подходит для команд.

Ты получаешь:

• Безопасность уровня предприятия.
• Добавление пользовательского словарного тренинга.
• Расширенное управление командой.
• Приоритетная поддержка.

Малые предприятия часто обнаруживают, что этот план перенаправляет сотни часов в год на важную работу.

Не Просто Основная Запись Встреч

Otter.ai готов впечатлить, делая гораздо больше, чем просто заметки.

Например:

• Автоматически генерирует список задач.
• Создает поисковые архивы корпоративных знаний.
• Позволяет синхронизировать совместную работу через общие аннотации.
• Отслеживает шаблоны встреч и метрики участия.

62% пользователей Otter сообщают о экономии как минимум 4 часов в неделю.

Используй Все Возможности Otter.ai для Роста Бизнеса

Эффективное использование Otter.ai может не только упростить твои встречи; это может помочь твоему бизнесу расти, экономя время, улучшая сотрудничество и способствуя достижению конкретных результатов.

Вот как максимально использовать его возможности:

Улучшение текстов заседаний

Начинай каждую встречу подготовленным. Убедись, что твой микрофон чётко захватывает звук и расположи его в центре, если ты в комнате.

При участии в виртуальных встречах настрой Otter.ai на автоматическое подключение и начало транскрипции. Такой подход позволит тебе полностью сосредоточиться на обсуждении, не беспокоясь о пропущенных деталях.

Поощряй участников говорить чётко и представляться во время разговоров. Функция идентификации говорящего в Otter работает лучше, когда голоса различимы. Для повторяющихся встреч используй возможность платформы со временем уточнять теги говорящих для повышения точности.

Настройка и Редактирование Сводок

Сводки, созданные ИИ-системой Otter, отличаются высокой точностью, но у каждого бизнеса есть свои особенности. Имеет смысл пересматривать сводки после встреч, чтобы убедиться, что они соответствуют вашим целям.

Перепроверь ключевые решения, отредактируй пункты действий и убедись, что сроки ясны сразу после окончания встречи.

Используй пользовательские теги для докладчиков, проектов или задач. Например, добавление тега к пункту действий «Предложение клиенту» гарантирует, что он появится при поиске этой встречи позже.

Персонализация резюме таким образом упрощает последующие действия и делает всех ответственными.

Используй Функции Сотрудничества

Otter позволяет редактировать заметки совещаний, как общедоступные документы. Члены команды могут аннотировать транскрипты, добавлять комментарии и выделять наиболее важные моменты.

В целом, компании могут использовать эти инструменты для уточнения идей, распределения задач и разъяснения ответственности в асинхронном режиме.

Коллективное редактирование также помогает согласовывать работу команд.

Например, после обсуждения запуска продукта ты можешь выделить отзывы клиентов и назначить конкретные последующие действия своим маркетинговым и продуктовым командам прямо в транскрипте.

Команда имеет полное представление о комментарии, так как он теперь прикреплён к конкретной отметке времени в протоколе встречи.

Автоматически делитесь заметками и последующими действиями

Делись стенограммами и резюме сразу после встреч, чтобы убедиться, что все согласны.

Otter.ai позволяет тебе делиться приватными ссылками с соответствующими членами команды или экспортировать заметки в форматах, таких как PDF или doc.x, для внешних заинтересованных сторон.

Ты также можешь настроить Otter на автоматическую отправку электронного письма со сводкой и ссылкой на транскрипт всем участникам встречи.

Это помогает всем в команде (тем, кто присутствовал и тем, кто нет) узнать:

• Что было рассмотрено
• Суть результатов встречи
• Пункты действий

Другие Инструменты Для Экономии Времени Для Улучшения Рабочих Процессов Встреч

Интеграция Otter.ai с дополнительными инструментами может улучшить вашу продуктивность и эффективность встреч. Вот некоторые решения:

• Krisp: Фоновый шум мешает проведению собраний и может влиять на точность транскрипции. Технология ИИ для подавления шумов Krisp обеспечивает четкую связь во время виртуальных встреч. Этот бесплатный инструмент можно использовать совместно с Otter.ai для повышения качества записей, что приводит к более точным транскрипциям.
• Calendly: Упрощение планирования с Calendly. Этот инструмент синхронизирует ваше расписание с приглашенными, обеспечивая бесперебойное бронирование. При интеграции с Otter.ai ваши встречи автоматически подготавливаются для транскрипции, избавляя вас от необходимости ручной настройки.
• Zapier: Автоматизируй повторяющиеся задачи, соединив Otter.ai с Zapier. Например, настройте рабочие процессы, при которых транскрипции Otter.ai автоматически сохраняются в назначенную папку Google Drive или отправляются по электронной почте членам команды после каждой встречи.
• Trello: После создания списка дел с помощью Otter.ai используй Trello для их организации на досках проектов. Назначь задачи, установи сроки и отслеживай прогресс, чтобы каждый пункт из твоих встреч был выполнен эффективно.
• Grammarly: Для идеальных итоговых записей собраний Grammarly может быть использован для дополнительной корректировки транскрипций и заметок от Otter.ai. Он также помогает поддерживать профессиональный тон ваших последующих электронных писем и документов, улучшая коммуникацию с клиентами и заинтересованными сторонами.

Теперь, когда рабочие процессы настроены, давай посмотрим на несколько простых шаблонов, которые ты можешь использовать, чтобы делиться с командой записями и сводками собраний, чтобы они могли быть эффективно реализованы.

Простые Шаблоны Для Заметок И Сводок Совещаний

Как ты сообщаешь о результатах, может определить разницу между отличной встречей и отличными результатами.

Вот несколько шаблонов итогов встреч, которыми ты можешь делиться с командой после каждой встречи. И честно говоря, не за что. ?

Шаблон Итогового Отчета

Тема: Сводка совещания: Обсуждение проекта [Project Name] — [Date]

Привет, команда,

Вот краткое изложение нашего обсуждения по [Project]:

Ключевые Решения:

• [Major decision 1] — Воздействие: [Brief description]
• [Major decision 2] — Воздействие: [Brief description]

Пункты Действий:

1. [Задача] — Ответственный: [@Имя] — Срок: [Дата]
2. [Задача] — Ответственный: [@Имя] — Срок: [Дата]

Следующие Шаги: [Краткий абзац о немедленных приоритетах]

Полные записи собрания: [Otter.ai Link]

Шаблон Формата Обновления Проекта

[Статус проекта: Зелёный/Жёлтый/Красный]

Обновление Прогресса:

• Что мы достигли
• Где мы сейчас находимся
• Непосредственные приоритеты

Блокеры и Решения:

• [Blocker 1] → [Решение/Следующий шаг]
• [Blocker 2] → [Решение/Следующий шаг]

Шаблон Последующих Встреч с Клиентами

Дорогой [Client Name],

Спасибо за наше продуктивное обсуждение сегодня. Чтобы убедиться, что мы на одной волне:

Твои Цели:

1. [Основная цель]
2. [Второстепенные цели]

Наши обязательства:

• [Deliverable 1] к [Date]
• [Deliverable 2] к [Date]

Хронология: [Week 1]: [Milestone] [Week 2]: [Milestone]

Следующее собрание: [Date/Time]

Верни Себе Время с Otter.ai

Каждая встреча имеет потенциал создать ясность, породить идеи и привести к значимым действиям — только если детали не потеряются в суете.

Otter.ai гарантирует, что ты ничего не упустишь, превращая твои обсуждения в резюме и действенные планы.

С меньшим стрессом и большим вниманием ты можешь подходить к следующей встрече, зная, что важная работа по фиксации, резюмированию и распространению уже сделана.

Otter.ai делает встречи умнее, проще и значительно продуктивнее для всех участников.