Cómo empezar un negocio: La guía completa

¿Así que quieres comenzar un negocio? ¿Para aventurarte en lo desconocido, descubrir las nuevas oportunidades, cambiar el mundo, y hacer algo de dinero en el camino?

El camino para convertirte en tu propio jefe puede ser largo. Pero te tenemos cubierto. 

En esta guía, aprenderás todos los pasos — desde crear un plan de negocios básico para contratar tu primer empleado — que necesitarás para comenzar un pequeño negocio. Aprenderás cómo: 

• Refina tu idea de negocio
• Crea un plan de negocio
• Decídete por un nombre para tu negocio
• Define tu marca
• Registra un dominio
• Asegura cuentas de redes sociales
• Crea un sitio web
• Encuentra un contador y un abogado
• Determina la estructura de tu negocio
• Regístrate con las autoridades competentes locales
• Abre una cuenta bancaria de negocios
• Compra un seguro
• Configura un sistema de facturación
• Configura un sistema de administración de proyectos
• Configura un sistema de nómina
• Configura un sistema de comunicaciones
• Configura un sistema de envíos
• Contrata empleados
• Contrata contratistas
• Elige vendedores
• Desarrolla una estrategia de mercadeo
• Pon objetivos y crea un plan de crecimiento

Así que sin más preámbulos, empecemos y aprende como comenzar un negocio. 

La gran idea

Todos esfuerzo creativo tiene dos partes: la idea y su ejecución.  

Muchos emprendedores aspirantes se les puede ocurrir algún tipo de idea pero terminan luchando con la segunda parte 

¿Necesitas pruebas? Primero, ¿cuántos amigos tuyos tienen ideas revolucionarias para un app? Ahora, cuantos han de hecho desarrollado un app, la han lanzado y han construido un negocio exitoso a partir de ella? Las posibilidades son que la respuesta a la segunda pregunta sean menores. 

Cuando comienzas tu propio negocio, necesitas tener listo un plan de ejecución desde el inicio. Así que, empecemos con el pie derecho y asegurémonos de que desgloses tu gran idea en pasos pequeños, realistas. 

1. Refina tu idea de negocio

Pocas cosas pueden matar un nuevo negocio como una idea que es demasiado vaga. ¿Cómo empiezas siquiera a construir tu negocio si tu idea es demasiado simple para “hacer un nuevo tipo de red social”? 

¿La respuesta? No lo haces. O refinas tu idea a algo más tangible, o lo dejas de lado. 

Pero la mayoría de ideas pueden ser salvadas con una pizca de finura y un poco de limpieza. La clave para hacerlo es preguntar las preguntas correctas: 

• ¿Por qué estás comenzando esta aventura?
• ¿Quién es tu audiencia demográfica?
• ¿Qué producto o servicio estás ofreciendo?
• ¿Cuándo estará disponible y cuándo alguien debería usar este producto?
• ¿Dónde estará tu producto disponible?

Al responder estas preguntas, puedes convertir una idea vaga como “comenzar una nueva red social” a “comenzar una nueva red social para profesionales basados en LATAM y graduados recientes de universidades para conectarse y encontrar oportunidades de trabajo en su red de compañeros/alumnos”. 

Una vez que completes tu primera ronda de preguntas, pregúntate unas cuantas más: ¿Por qué esta audiencia demográfica usaría esto en vez de LinkedIn?  ¿Cuáles son las características que lo separan de la competencia? 

Refinar tu idea es como hacer una escultura de un bloque de mármol. Empieza por cortar grandes partes en tu primer pasada, y luego esculpe los pequeños detalles una vez hayas avanzado. 

Pero recuerda que algunas veces, las ideas simplemente no van a funcionar y  seguido es más importante saber cuando dejar ir una idea que cómo refinarla. No hay vergüenza en admitir que una idea de negocio no es buena y dejarla de lado para que puedas enfocar tus esfuerzos en otra diferente. 

2. Crea un plan de negocios

El siguiente paso es empezar a trabajar en lo esencial al trabajar en un plan de negocios detallado. Además de servirte como una guía, tu plan de negocios puede ser útil cuando estés buscando inversores o ayudas. 

Según el U.S. Small Business Administration, un plan de negocio tradicional debería tener estos elementos esenciales: 

• Resumen ejecutivo: El resumen de tu negocio. ¿Por qué será exitoso? ¿Cuál es tu la misión de tu compañía y qué estás ofreciendo? En pocas palabras: ¿quién eres como negocio, y por qué le debe importar a cualquier persona?
• Descripción de la compañía:  Expándete sobre algunos puntos en tu resumen ejecutivo. ¿Qué problemas resuelve tu negocio? ¿Cómo es tu equipo de trabajo? ¿Cuál es la ventaja competitiva? La descripción de tu compañía probablemente se sobrepondrá con tu resumen ejecutivo en algún momento, pero no solo necesitas expandirte — puedes incluir nueva información ahí también.
• Análisis de mercado: Explica como se ajusta tu producto al mercado. ¿Qué están haciendo los competidores? ¿Cómo puedes hacerlo mejor?
• Línea de servicio o producto: Describe en detalle los productos o servicios que estás vendiendo. Incluye información sobre patentes, ciclos de vida del producto, y sus beneficios. Esta información formará el eje de  tu modelo de negocio.
• Mercadeo y ventas: Explica cómo tus estrategias de mercadeo y ventas funcionan. ¿cómo obtendrás nuevos clientes? ¿Cómo los mantendrás?
• Petición de fondos: Incluye información sobre cuantos fondos vas a necesitar en los próximos 5 años y en qué planeas usar ese dinero.
• Proyecciones financieras: Prueba que tu negocio es estable y está listo para el éxito al proyectar como se verán tus finanzas en los siguientes.

3. Decide un nombre de negocio

Las posibilidades si llegaste hasta aquí, es que ya tengas un tipo de nombre que te sirva. Pero si no, asegúrate de decidirte por uno en este punto. 

Cuando estés inventándote un nombre de negocio, ten estos consejos en mente: 

• Tu nombre debería ser pegajoso y sonar bien cuando lo dices en voz alta
• Deberías poder registrar la marca de tu nombre
• El nombre debería ser de cierta forma relacionado a tu producto, beneficios de servicio o características
• Asegúrate que puedes obtener un dominio .com para él
• Tu nombre debería ser fácil de deletrear

Algunos emprendedores se quedan estancados en esa etapa. Mientras que definitivamente es importante asegurarte que tu nombre de negocio tiene un atractivo, no lo sobre pienses y detengas tu plan completo solo por que no puedes pensar en el nombre perfecto. Date un tiempo razonable para pensar, y ve con tu opción favorita después de que haya pasado algún tiempo, incluso si no estás emocionado con ella. 

4. Define tu marca

Los negocios son como las personas — tienen nombres y personalidades. 

Una vez que te has decidido por un nombre para tu entidad de negocio, empieza a considerar 

En este punto, querrás diseñar un logo y establecer algunas pautas de marca. ¿Qué tono tomará tu negocio en términos de comunicaciones? ¿Qué colores lo representan? 

Oatly, por ejemplo, se ha definido como una compañía de copywriting irreverente y divertida, su logo  y sus colores azul, café, negro, y blanco. 

Idealmente, tu marca debería ser lo suficientemente reconocible que incluso si lanzas un nuevo producto, los clientes se darán cuenta de inmediato que es una nueva adición a tu línea de producto. 

Asegura tu espacio en la web

Con el COVID-19 aún afectando miles y miles de negocios alrededor del mundo, mantener una presencia digital fuerte se ha vuelto más importante que nunca. 

Por suerte, comenzar un sitio web y construir una presencia en redes sociales es más fácil que nunca. Así es cómo. 

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1. Registra un dominio

Tu dominio es la dirección que las personas escribirán cuando quieran visitar tu sitio web. Es esencialmente tu tarjeta de negocio en línea. 

Por ejemplo, nuestro dominio es dreamhost.com. Si tu negocio se llamara Donas de Diana, tu dominio puede ser donasdediana.com

La vasta mayoría de los negocios querrán obtener un nombre .com. Sin embargo, otras extensiones de dominio como .ai, .inc, y .net, puede valer la pena considerarlo en algunos casos. 

Comprar y registrar un dominio es un proceso simple. Todo lo que necesitas es buscar tu nombre de dominio deseado en una página de registros de dominio con buena reputación y cómpralo.  La mayoría de compañías de registro te guiarán en el proceso. 

Una vez que tengas un dominio, necesitarás conectarlo a tu sitio web. La mayoría de las plataformas ofrecen instrucciones sobre como hacer esto. 

En general, la parte más difícil sobre registrar un dominio es encontrar uno que no está tomado. En algunos casos, puede que necesites ponerte creativo agregando palabras, por ejemplo Donas deliciosas de Diana, o cambia tu nombre completamente para que puedas obtener un mejor nombre de dominio. 

2. Asegura las cuentas de redes sociales

Está estimado que hay 3.6 mil millones de usuarios de redes sociales en el 2020. Para asegurar la supervivencia de tu negocio en el clima moderno, necesitas estar en todos lados donde tus clientes potenciales están  — en redes sociales.

Pero no te dejes intimidar  — no necesitas de hecho desarrollar tu presencia en redes sociales aún; necesitas obtener tus nombres de usuario. Como nombres de dominio, nombres de usuarios en las redes sociales mayores son los productos más deseados y se van rápido, así que querrás asegurarlos lo más pronto posible.

Desafortunadamente, es poco posible que encuentres el mismo nombre de usuario en todas las plataformas de redes sociales. La mayoría de negocios necesitarán editar sus nombres de usuario o tener cuentas diferentes por plataforma (i.e., @donasdediana en Twitter y @donasdeliciosasdediana en Instagram).

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3. Crea un sitio web

¿De qué serviría tu nombre de dominio si no tuvieras un sitio web que fuera con él? Una vez que tienes un nombre de dominio listo, es momento de empezar a construir tu sitio web.

Estos días, hay millones de constructores de sitios web en línea que hacen fácil obtener un sitio funcional de forma rápida. 

Pero si quieres que tu sitio web corra en una plataforma poderosa, comprobada, construir un sitio WordPress es una de tus mejores opciones. WordPress impulsa aproximadamente 41% de todos los sitios web, así que no hay falta de soporte, características poderosas y comunidades en las cuales involucrarse. 

DreamHost ofrece un Creador de Sitios Web de WordPress de arrastrar y soltar con alojamiento Shared que combina la facilidad de una herramienta de construcción de sitios con el poder natural de WordPress. Esto le da al dueño de la empresa lo mejor de ambos mundos. 

Trata con leyes y finanzas

Comenzar un negocio aveces puede significar tener que sortear muchos trámites burocráticos. Entre registrar tu negocio, darle una estructura, y abrir una cuenta bancaria, muchos emprendedores se ven rápidamente con las manos llenas de tareas. 

Esto es lo que debes hacer para comenzar.

1. Encuentra un abogado y un contador

Si eres serio con el éxito de tu negocio, entonces es una buena idea empezar las cosas con el pie derecho y contratar un contador y un abogado. Comenzar un negocio es un proceso complejo con muchos requerimientos legales, y este equipo podrá guiarte a través de él y responder las muchas preguntas que seguramente tendrás en el camino. 

Si tienes un presupuesto ajustado o estás empezando tu negocio como una tarea secundaria, puede que quieras ponerle pausa a este paso. Pero ten en cuenta que estás corriendo un riesgo cuando no tienes un profesional ayudándote con problemas complejos de impuestos, financieros y/o legales.

Además, un abogado y un contador te ayudarán a descifrar como escoger una estructura de negocio — tu siguiente paso de la aventura.

2. Decídete por una estructura de negocio

Escoger una estructura de negocio es una de las decisiones más importantes que vas a tomar. La estructura legal que escojas determinará como pagas tus impuestos y cómo se ve tu negocio ante las entidades gubernamentales. 

Más importante, tu estructura de negocio determinará si tus ganancias tendrán impuestos gravados sobre una base de transferencia o no. Los dueños de negocios pass thorugh pagan ellos mismos un salario y reportan sus ingresos y ganancias de su negocio por separado. 

Las estructuras de negocio más comunes son: 

• Propietario único: Esta estructura puede ser utilizada por negocios que no necesitan empleados. Todos los negocios que no se registran formalmente automáticamente se consideran como de propietario único.
• Sociedad: ¿Tienes un socio de negocios? Las sociedades son una estructura de negocio simple con 2 o más dueños. Las ganancias son gravadas sobre una base de transferencia. 
• Compañía de Responsabilidad Limitada (LLC): Las LLCs están entre las estructuras de negocio pass-through más comunes para pequeños negocios. Esta estructura separa los activos personales y de negocios para que no pierdas tu carro o tu casa si tu negocio entra en bancarrota. 
• Corporación: Una corporación es una entidad legal autónoma. Las ganancias no son gravadas en una base de transferencias, así que los dueños deben pagar ellos mismos un salario. Hay muchos tipos, incluyendo Corporación C, Corporación S y sin ánimo de lucro. 
• Cooperativa: Una cooperativa es un negocio perteneciente y operado por un grupo de personas que usan sus productos o servicios. Estás personas típicamente son dueñas de acciones de la compañía y las ganancias son distribuidas entre ellos.

3. Regístrate con las autoridades locales competentes gubernamentales

La mayoría de los registros de negocios son conducidos localmente, así que tendrás que revisar tus leyes locales para ver que se requiere legalmente de tu negocio. Un abogado pude ser de gran ayuda aquí. 

Una vez que tu negocio está registrado, puede que tengas que obtener un número de identificación tributaria como el EIN (USA), CUIT (Argentina), NIF (España), o RUT en otros lugares de Latino América.  Puedes pensar en este número, como el número de identificación de tu compañía. De acuerdo a la Administración de PYMES, lo necesitarás si tu negocio hace cualquiera de las siguientes actividades: 

• Paga empleados
• Opera como una corporación de sociedad
• Presenta declaraciones de impuestos por empleo, impuestos especiales o alcohol, tabaco y armas de fuego
• Retiene impuestos sobre los ingresos, distintos de los salarios, pagados a un extranjero no residente
• Utiliza un plan Keogh (un plan de pensión con impuestos diferidos)
• Trabaja con ciertos tipos de organizaciones

Si estás administrando un negocio de propiedad única o una LLC de un solo miembro, no necesitas un número tributario separado — tus ganancias serán gravadas como un ingreso personal. 

4. Abre una cuenta bancaria de negocios

Tener una cuenta bancaria para tu negocio puede ayudarte a mantener tus finanzas personales y de negocios separadas, haciendo la contaduría y llenar formularios de impuestos mucho más fácil. También ofrece una capa extra de protección para tus activos personales,  mantiene una imagen profesional y te permite abrir una tarjeta de crédito corporativa. 

Necesitarás tener toda la información de tu negocio y documentos de impuestos, junto con una licencia de negocio y acuerdos de propiedad para abrir la cuenta bancaria. Tu contador te puede ayudar aquí  — especialmente si estás considerando aplicar por un préstamo para tu negocio. 

5. Compra un seguro

Muchos dueños de negocios olvidan este paso o simplemente no se dan cuenta de lo importante que es. 

No seas uno de ellos. Comprar un seguro de responsabilidad algunas veces puede ser la única muralla que te protege contra la bancarrota si te demandan por alguna razón. Además, si contratas empleados, legalmente deberás tener una compensación de trabajadores y un seguro de desempleo. 

Programa tus operaciones diarias

Un negocio es como una máquina. Para mantenerlo andando sin problemas, necesitas asegurarte de que todas las partes encajan y se mantienen bien aceitadas.

1. Contaduría

Tu sistema de contaduría es el eje de las operaciones financieras de tu negocio. Sin un buen sistema en posición, no podrás procesar facturas, hacer pagos, etc. 

Tu mejor apuesta aquí es hablar con un contador que te pueda ayudar a encontrar una solución que funcione para tus necesidades específicas. 

2. Administración de proyectos

Un sistema de administración de proyectos robusto asegura que los proyectos lleguen a cabo en un tiempo oportuno y de manera organizada. Los administradores de proyectos se comunican con diferentes miembros del equipo, contratistas, y otros negocios externos para mantener a todos en la misma página. 

Ya sea que vayas a ser tu propio administrador de proyectos de tu negocio o que vayas a contratar a uno para tu corporación, puede ser una buena idea invertir en un software de administración de proyectos como Asana o Trello. 

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3. Nómina

Si planeas contratar empleados, necesitarás algún tipo de sistema de nómina. Gusto, Intuit Payroll, y enomina360.com son buenas opciones. 

Si estás contratando contratistas, una plataforma de nómina también ayudará, pero no es completamente necesario. 

4. Comunicaciones

Si estás contratando empleados o contratistas, necesitarás una forma de comunicarte con cada uno. Mientras que el correo funciona en la mayoría de los casos, muchos negocios prefieren plataformas como Slack, la cual acelera la velocidad en las comunicaciones y es más conveniente que el correo. 

5. Envíos

Los negocios que tienen un componente de comercio electrónico necesitarán un sistema de envíos. Para resolverlo, necesitarás comparar opciones como FedEx, DHL, BlueExpress (Chile), GLS (España), Coordinadora (Colombia) o cualquier compañía local, para ver cuál se ajusta a tus necesidades. 

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Construye tu equipo

Un negocio no es nada sin su equipo de trabajo. Cundo estés construyendo tu equipo, tendrás que mezclar y reunir 3 tipos de empleados. 

1. Empleados

Los empleados son trabajadores de tiempo completo o medio tiempo. Contratar empleados vienen con un montón de responsabilidades legales y de impuestos, tales como pagar impuestos de nómina, seguros de desempleo, y etc. Si las cosas no funcionan con un empleado, no puedes despedirlos así de fácil. 

Sin embargo, hay beneficios por contratar empleados, como tener un equipo de trabajo confiable, siempre disponible en los tiempos acordados. También obtienes más control sobre el trabajo producido. 

2. Contratistas

Los contratistas son típicamente negocios independientes, así que no tienes ninguna responsabilidad legal como su empleador (fuera de lo que está cubierto en tu contrato). Puedes contratarlos a tu discreción sin ningún compromiso a largo plazo. 

Sin embargo, los contratistas son independientes y no son miembros completos del equipo, así que no tendrás el mismo nivel de control sobre el trabajo que producen. Además, puede que no estén disponibles cuando los necesites — ellos tienen sus propios horarios y negocios que administrar, después de todo. 

Los contratistas son útiles para los negocios que necesitan entregas específicas como diseño gráfico, escritura, desarrollo web, etc. Pero, los negocios que necesitan operaciones todo el tiempo, como servicio al cliente, administración y demás, probablemente querrán contratar empleados. 

3. Proveedor

Algunos negocios escogen tercerizar algo de su trabajo a proveedores de terceros. Por ejemplo, puede que escojas contratar un call center de terceros para atender todas tus solicitudes de servicio al cliente o para seguridad del sitio. Sin embargo, esto es típicamente requerido solamente para negocios grandes, así que es algo para tener en cuenta a medida que creces. 

Haz que tu negocio crezca

Una vez que has plantado la semilla de tu negocio, necesitarás ponerle agua para que crezca como una compañía exitosa. 

1. Desarrollar una estrategia de mercadeo

El mercadeo es esencial. Sin él, nadie sabrá que tu negocio siquiera existe. 

El mercadeo viene de muchas formas, desde contenido de mercadeo y  anuncios PPC (pago por clic) hasta mercadeo por correo. Si no estás familiarizado con estos términos en este momento, es una buena idea leer un poco sobre ellos. 

Sin embargo, para realmente poner tu mercadeo en marcha en la dirección correcta, lo más probable es que quieras contratar a un profesional. 

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2. Crea objetivos y crea un plan de crecimiento

Los negocios raramente crecen sin objetivos. Para asegurarte de que tu negocio continúa evolucionando con el tiempo, es una buena idea utilizar el método SMART de objetivos — objetivos que son Específicos, Medibles, Alcanzables, Realistas, y en Tiempos. 

¿Qué quiere decir eso? En vez de poner un objetivo como “hacer que mi negocio crezca”, escribe algo como “incrementar un 25% las ventas para enero”. Ahora, tu objetivo se ajusta al criterio SMART. 

Para construir un plan de crecimiento simplemente detallas una serie de este tipo de objetivos por un periodo de uno o dos años. Típicamente, los negocios dividen estos periodos de tiempo en cuartos, así que idealmente tendrás 8 objetivos para un periodo de 2 años. 

Conclusiones

Comenzar un negocio es un esfuerzo arduo y largo. 

¡Pero también es increíblemente gratificante! Pocas cosas son tan satisfactorias como ver a otros disfrutar de tu trabajo y beneficiarse de tus productos y servicios. 

Realmente, ¿qué podría ser mejor que administrar tu propio negocio? 

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Mientras que no hay certezas en los negocios, hay una garantía: lo que sea que pase, aprenderás mucho y crecerás como emprendedor. Esa parte es bastante cierta.